ファックス送信システム、及びファックス送信制御装置
【課題】ファックスの宛先及び送信文書の誤りを無くすための技術を提供する。
【解決手段】複合機と、ファックス送信制御装置と、ファックス送信承認装置とを含むシステムにおいて、ファックス送信制御装置が、格納手段から読み出した送信先情報を複合機に送信し、複合機は、送信先情報を表示し、送信先が選択された後に、スキャンにより得られた文書画像を含む文書確認画面を表示し、文書確認が取れたことを示す情報の入力を受けた後に、文書画像と、選択された送信先電話番号とを含むファックス送信処理要求をファックス送信制御装置に送信し、ファックス送信制御装置は、文書画像及び送信先電話番号を含むファックス送信承認要求をファックス送信承認装置にメールで送信し、ファックス送信承認装置は、承認者用端末から承認通知を受信した後に、文書画像及び送信先電話番号を含むファックス送信実行要求を複合機にメールで送信する。
【解決手段】複合機と、ファックス送信制御装置と、ファックス送信承認装置とを含むシステムにおいて、ファックス送信制御装置が、格納手段から読み出した送信先情報を複合機に送信し、複合機は、送信先情報を表示し、送信先が選択された後に、スキャンにより得られた文書画像を含む文書確認画面を表示し、文書確認が取れたことを示す情報の入力を受けた後に、文書画像と、選択された送信先電話番号とを含むファックス送信処理要求をファックス送信制御装置に送信し、ファックス送信制御装置は、文書画像及び送信先電話番号を含むファックス送信承認要求をファックス送信承認装置にメールで送信し、ファックス送信承認装置は、承認者用端末から承認通知を受信した後に、文書画像及び送信先電話番号を含むファックス送信実行要求を複合機にメールで送信する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複合機を用いてファックス送信を行う際に、ファックスを誤った宛先に送信してしまったり、適切でない文書を送信してしまうといったファックスの誤送信を防止するための技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、コピー機能、ファックス機能、スキャナ機能等を１つの筐体に収めて構成される複合機が普及している。従来技術において、このような複合機からファックスを送信する場合、複合機のオペレーションパネル上のテンキーで、送信先の電話番号を入力し、ファックス送信を行うのが一般的である。
【０００３】
また、従来技術では、文書を複合機にセットする前に、利用者が目視でファックス送信の対象とする文書の内容を確認し、ファックス送信の対象として正しい文書かどうかをチェックすることも一般に行われている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００６−２５３９５９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上記の従来技術のように、テンキーで電話番号を手入力する方式では、番号の入力違いにより、ファックスを誤った宛先に送信してしまう可能性がある。
【０００６】
この問題を解消するために、複合機内に予めファックスの送信先毎に電話番号を登録しておき、ファックス送信の際に、登録された送信先をオペレーションパネル上に表示し、送信先を選択することによりファックス送信を行う技術がある。
【０００７】
しかしながら、一般に、企業で使用される複合機は、企業の拠点毎、フロア毎等の単位で、非常に多数設置されるものであるため、送信先の電話番号を予め登録しておく方式では、登録情報を最新の情報に保つために大きな労力を要する。
【０００８】
すなわち、例えば、移転等により、ある送信先の電話番号が変更になった場合に、多数設置されている複合機において登録された電話番号を、正しいものに更新するためには、複合機を設置している各部門へ変更情報を周知・徹底し、各複合機で実際に登録情報の変更を実施しなければならず、大きな手間がかかり、変更の実施が漏れてしまう複合機が生じる可能性もある。
【０００９】
従って、送信先の電話番号を予め登録しておく方式では、登録されている情報が正しくない可能性があり、その場合、ファックスを誤った宛先に送信してしまうことになる。
【００１０】
また、ファックス送信の対象となる文書を、複合機にセットする前に確認する従来の方法では、何かの手違いで、確認した文書と、実際に複合機にセットした文書が異なる可能性があり、確実な確認方法ではない。また、例えば、ファックス送信を上長等の承認者に承認してもらう際には、ファックス送信しようとする文書を、実際に承認者に見せる等の面倒な作業が発生する。また、承認者にとって見れば、確認した文書と、実際にファックス送信される文書が同じである保証はなく、不安が残る。
【００１１】
本発明は上記の点に鑑みてなされたものであり、上記従来技術の問題を解消し、ファックスの宛先及び送信文書の誤りを無くすためのファックス誤送信防止技術を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
上記の課題を解決するために、本発明は、複合機と、ファックス送信制御装置と、ファックス送信承認装置とが通信ネットワークに接続されて構成されたファックス送信システムであって、前記ファックス送信制御装置は、送信先識別情報及び送信先電話番号を含む送信先情報を格納した送信先情報格納手段を備え、前記ファックス送信制御装置が、前記複合機からの要求に基づき、前記送信先情報格納手段から送信先情報を読み出し、当該送信先情報を前記複合機に送信し、前記複合機は、ユーザが特定の送信先を選択できるように、前記送信先情報を表示手段に表示し、当該表示手段の画面上で特定の送信先が選択された後に、ユーザからの指示に基づいて、ファックス送信対象となる文書のスキャンを実行し、スキャンにより得られた文書画像を含む文書確認画面を前記表示手段に表示し、前記複合機は、文書確認が取れたことを示す情報の入力を受けた後に、前記文書画像と、選択された送信先電話番号とを含むファックス送信処理要求を前記ファックス送信制御装置に送信し、前記ファックス送信制御装置は、前記文書画像及び前記送信先電話番号を含むファックス送信承認要求を前記ファックス送信承認装置にメールで送信し、前記ファックス送信承認装置は、前記通信ネットワークに接続された承認者用端末に前記文書画像を送信し、当該承認者用端末から承認通知を受信した後に、前記文書画像及び前記送信先電話番号を含むファックス送信実行要求を前記複合機にメールで送信し、前記複合機が、前記文書画像を、前記送信先電話番号に対応するファックス装置にファックス送信することを特徴とするファックス送信システムとして構成される。
【００１３】
前記ファックス送信制御装置は、前記ファックス送信処理要求を受信した後に、前記ファックス送信を識別するためのファックス送信識別情報を生成し、ステータス情報格納手段に格納するとともに、当該ファックス送信識別情報を前記ファックス送信承認要求に含め、更に、前記ファックス送信承認装置は、前記ファックス送信実行要求に前記ファックス送信識別情報を含め、前記ファックス送信承認装置は、前記ファックス送信識別情報を付加した前記承認に関わるステータス情報を前記ファックス送信制御装置に送信し、前記複合機は、前記ファックス送信識別情報を付加したファックス送信のステータス情報を前記ファックス送信制御装置に送信し、前記ファックス送信制御装置は、各ステータス情報を、前記ファックス送信識別情報に対応付けて前記ステータス情報格納手段に格納するように構成してもよい。
【００１４】
また、本発明は、複合機と、ファックス送信制御装置と、ファックス送信承認装置とが通信ネットワークに接続されて構成されたファックス送信システムにおいて使用される前記ファックス送信制御装置であって、送信先識別情報及び送信先電話番号を含む送信先情報を格納した送信先情報格納手段と、前記複合機における処理内容を記述した制御情報を、前記複合機に送信する複合機処理制御手段と、前記通信ネットワーク上でメール送受信を行うためのメール通信機能手段と、を備え、前記複合機処理制御手段は、前記複合機からの要求に基づき、前記送信先情報格納手段から送信先情報を読み出し、当該送信先情報を含む制御情報を前記複合機に送信し、当該制御情報を受信した前記複合機は、当該制御情報に基づき、ユーザが特定の送信先を選択できるように、前記送信先情報を表示手段に表示し、前記複合機から、送信先の選択がなされたことを示す情報の通知を受けた後に、前記複合機処理制御手段は、文書確認画面情報を含む制御情報を前記複合機に送信し、当該複合機は、受信した制御情報に基づき、スキャンにより得られたファックス送信対象の文書画像を含む文書確認画面を前記表示手段に表示し、文書確認が取れたことを示す情報の入力を受けた後に、前記文書画像と、選択された送信先電話番号とを含むファックス送信処理要求を前記ファックス送信制御装置に送信し、前記ファックス送信処理要求を受信した前記ファックス送信制御装置における前記メール通信機能手段は、前記文書画像及び前記送信先電話番号を含むファックス送信承認要求を前記ファックス送信承認装置にメールで送信することを特徴とするファックス送信制御装置として構成してもよい。
【発明の効果】
【００１５】
本発明によれば、ファックス送信制御装置で管理されている電話番号を用いてファックス送信を行うことができるので、手入力で電話番号を入力する方式での番号入力ミス等を無くすことができる。
【００１６】
また、ファックス送信制御装置において一元的に電話番号を管理することで、多数の複合機の各々で登録情報の更新を行わなければならなかった従来技術に比べて、更新等の管理に係る手間が大幅に軽減されるとともに、電話番号の更新漏れを無くすことができ、常に最新の電話番号に基づきファックス送信を行うことが可能となる。
【００１７】
また、本発明を用いることにより、実際にファックスで送信されることになる文書画像を自分（複合機のユーザ）で確認することができるので、確実に送信前の文書内容チェックを行うことができる。また、文書画像を承認者に自動的に確認してもらうことができ、承認に係る手間が無くなり、更に、承認者にとっては、実際にファックスで送信されることになる文書画像を確認するので、確実な承認を行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【００１８】
【図１】本発明の実施の形態に係るファックス送信システムの全体構成図である。
【図２】複合機３の機能構成図である。
【図３】ファックス送信制御装置１の機能構成図である。
【図４】送信先情報格納部１６に格納されている送信先情報の例を示す図である。
【図５】ユーザ情報格納部１７に格納されているユーザ情報の例を示す図である。
【図６】ステータス情報格納部１８に格納されるステータス情報の例を示す図である。
【図７】ファックス送信承認装置２の機能構成図である。
【図８】本発明の実施の形態に係るファックス送信システムの動作を説明するためのシーケンスチャートである。
【図９】本発明の実施の形態に係るファックス送信システムの動作を説明するためのシーケンスチャートである。
【図１０】複合機３上に表示される画面例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１９】
以下、図面を参照して、本発明の実施の形態を説明する。
【００２０】
（システム構成）
図１に、本発明の実施の形態に係るファックス送信システムの全体構成図を示す。図１に示すように、本発明の実施の形態に係るファックス送信システムは、ファックス送信制御装置１、ファックス送信承認装置２、及び複合機３を有し、これらが通信ネットワーク４に接続されて構成される。
【００２１】
また、通信ネットワーク４には、ファックス送信承認装置２と通信を行う承認者用端末５が接続されている。複合機３は、ファックスの送信先となるファックス装置７が接続された公衆電話網６にも接続されている。
【００２２】
通信ネットワーク４は、ＩＰネットワークであればよく、その形態は特定のものに限定されるものではない。例えば、通信ネットワーク４は、企業内プライベートネットワーク、もしくはインターネット、又はこれらが接続されたネットワークである。また、例えば、複合機３から通信ネットワーク４へのアクセス部分に、無線ネットワークを用いてもよい。
【００２３】
また、通信ネットワーク４は、メールサーバを含み、通信ネットワーク４に接続された各装置は、メールによる通信が可能である。
【００２４】
なお、図示の便宜上、図１には、複合機３が１台だけ示されているが、実際には、多数の複合機が通信ネットワーク４に接続され、ファックス送信制御装置１等と通信することにより、図示した複合機３と同様の動作を行う。
【００２５】
＜複合機＞
複合機３は、コピー機能、スキャナー機能、ファックス機能等を１台に収めた装置であり、ＭＦＰとも呼ばれる。本実施の形態で使用する複合機３としては、商用で提供されている複合機を使用することができる。なお、本実施の形態で説明する機能を実現するにあたっては、複合機３にコピー機能を備えることは必須ではない。
【００２６】
図２に、本実施の形態における複合機３の機能構成図を示す。なお、図２は、複合機３が備える機能のうち、本実施の形態に関係する機能のみを示している。
【００２７】
図２に示すように、複合機３は、表示部３１、操作入力部３２、ネットワーク通信部３３、メール通信機能部３４、ファックス機能部３５、スキャナー機能部３６、命令解釈実行部３７、及び、データ格納部３８を有する。
【００２８】
表示部３１は、命令解釈実行部３７からの指示に基づき、データを画面表示するための機能部である。操作入力部３２は、ユーザからの操作入力を受け付け、操作イベントを命令解釈実行部３７に通知する機能部である。表示部３１は、ハードウェア要素として、例えばタッチパネルを用いて実現される。また、操作入力部３２は、複合機の操作パネル上のハードウェアキーを用いて実現してもよいし、表示部３１に用いられるタッチパネル上に表示するソフトウェアキーで実現してもよい。
【００２９】
ネットワーク通信部３３は、通信ネットワーク４を介してデータ通信を行う機能部であり、ハードウェアとしてのネットワークインタフェース、及びソフトウェアとしてのTCP／IP通信機能等を含むものである。
【００３０】
メール通信機能部３４は、ネットワーク通信部３３を介して、SMTPに従ったメール送受信を行う機能部である。また、メール通信機能部３３は、メール通信と、公衆電話網６を介したファックス通信との相互変換を行うインターネットＦＡＸゲートウェイ機能も備えている。
【００３１】
ファックス機能部３５は、公衆電話網６を介してファックス装置７とファックス（Ｇ３等）の送受信をする機能を有する。スキャナー機能部３６は、複合機３にセットされた文書を読み取り、画像データに変換し、データ格納部３８に格納するスキャナー機能を有する。
【００３２】
命令解釈実行部３７は、例えば、Webブラウザにより実現される機能部であり、ネットワーク通信部３３を介して、ファックス送信制御装置１から命令文（具体的には、例えば、HTML文書及びHTML文書内で指定されるプログラム等）を受信し、命令文に従って、画面表示、ユーザによる操作入力に応じた処理、複合機の各機能部への処理指示等を行う機能部である。なお、命令文に基づき、複合機３の制御が行われるので、命令文を「制御情報」と称してもよい。
【００３３】
データ格納部３８は、メモリもしくはハードディスク等の記憶装置により実現されるものであり、複合機３の各機能部から適宜参照されて、データの書き込み／読み出しが行われる。
【００３４】
＜ファックス送信制御装置＞
ファックス送信制御装置１は、複合機３の命令解釈実行部３７と通信を行って、複合機３に表示する画面表示用コンテンツ（送信先情報等）、及び複合機３の動作を規定する命令文等を複合機３に送信するとともに、複合機３においてファックス送信実行指示がなされた場合には、ファックス送信対象の文書画像データを複合機３から受信し、当該文書画像データを含むファックス送信承認依頼をメールでファックス送信承認装置２に送信する等の処理を行う装置である。
【００３５】
図３に、ファックス送信制御装置１の機能構成図を示す。図３に示すように、ファックス送信制御装置１は、ネットワーク通信部１１、複合機処理制御部１２、メール通信機能部１３、ステータス処理部１４、制御データ格納部１５、送信先情報格納部１６、ユーザ情報格納部１７、及びステータス情報格納部１８を有する。
【００３６】
ネットワーク通信部１１は、通信ネットワーク４を介してデータ通信を行うための機能部である。メール通信機能部１３は、一般的なメールの送受信を行うとともに、インターネットＦＡＸのプロトコルに準拠したメールの送受信も行うことができる機能部である。
【００３７】
複合機処理制御部１２は、複合機３の命令解釈実行部３７と通信を行って、複合機３から受信する要求等に応じて、制御データ格納部１５等から画面表示のためのデータや命令文を取得し、それらからなる命令文を複合機３の命令解釈実行部３７に送信する等の機能を有する。なお、複合機３における命令解釈実行部３７が、Webブラウザで実現される場合には、複合機処理制御部１２は、それに対応する機能としてWebサーバ機能を含む。
【００３８】
ステータス処理部１４は、ファックス送信処理要求を受けた場合に、そのファックス送信を識別可能な識別情報（以下、これをメッセージＩＤと呼ぶ）を生成し（又は払い出し）、それをユーザＩＤとともにステータス情報格納部１８に格納するとともに、複合機３等から受信する各ステータスの情報を、ステータス情報格納部１８に格納する。
【００３９】
前述したとおり、制御データ格納部１５には、複合機３において表示される画面情報、及び、複合機３の動作を制御するための命令文等が格納されており、複合機処理制御部１２は、制御データ格納部１５に格納された情報に基づき、命令文を構成し、複合機３に送る。
【００４０】
送信先情報格納部１６は、送信先情報を格納する。図４に、送信先情報格納部１６に格納されている送信先情報の例を示す。図４に示すように、本例での送信先情報は、会社名等の宛先組織名、組織内の特定の個人名（代表含む）等の組織内宛先、及び、各組織内宛先に対応した電話番号（ファックス番号）を含む。これらの情報は、ファックス送信制御装置１の管理者等により、必要に応じて随時更新され、最新の情報に保たれている。
【００４１】
図５に、ユーザ情報格納部１７に格納されているユーザ情報の例を示す。図５に示すように、本例におけるユーザ情報は、ユーザＩＤ、パスワード、及び、各ユーザにおいて予め登録された送信先情報を含む。この送信先情報は、例えば、該当ユーザが担当する取引先の会社名等である。
【００４２】
図６に、ステータス情報格納部１８に格納されるステータス情報の例を示す。図６に示すように、本例におけるステータス情報は、ユーザＩＤ、メッセージＩＤ、及び、ファックス送信が完了したこと等を示すステータスを含む。
【００４３】
上述した各機能を有するファックス送信制御装置１は、メモリやハードディスク等の記憶手段及びCPUを備える一般的なコンピュータに、各機能部に対応する処理を行うためのプログラムを搭載することにより実現できる。当該プログラムは、可搬メモリやディスク等の記録媒体から上記コンピュータにインストールしてもよいし、ネットワーク上のサーバから上記コンピュータにダウンロードし、インストールすることとしてもよい。
【００４４】
また、本発明の実施の形態に係るファックス送信制御装置１の内部の機能区分は、図３に示すものに限られるわけではなく、本実施の形態に示す動作を実現できる構成であれば、どのような機能区分でもよい。
【００４５】
＜ファックス送信承認装置＞
ファックス送信承認装置２は、ファックス送信制御装置１から、ファックス送信承認要求を受信したことに応じて、ファックス送信承認処理を行い、承認がなされたときに、ファックス送信実行要求を複合機３に送信する等の機能を有する装置である。
【００４６】
図７に、ファックス送信承認装置２の機能構成図を示す。図７に示すように、ファックス送信承認装置２は、ネットワーク通信部２１、承認機能部２２、メール通信機能部２３、及びデータ格納部２４を有する。
【００４７】
ネットワーク通信部２１は、通信ネットワーク４を介してデータ通信を行うための機能部である。メール通信機能部２３は、一般的なメールの送受信を行うとともに、インターネットＦＡＸのプロトコルに準拠したメールの送受信も行うことができる機能部である。
【００４８】
承認機能部２２は、メール通信機能部２３を介して、ファックス送信制御装置１から、ファックス送信承認要求を受信したときに、ファックス送信を行うユーザのユーザＩＤに対応付けられた、承認者（上長等）の承認者用端末５に対してメールで承認依頼を送ることにより承認処理を行う機能部である。また、データ格納部２４には、処理に係るデータが格納される。
【００４９】
なお、メール送信等においてオンラインで送信内容に係る承認を行う技術自体は、既に種々のものが存在し、本実施の形態でも様々な形態で承認を行うことが可能である。本実施の形態において承認機能部２２が実施する承認処理は、一例に過ぎない。
【００５０】
（システムの動作）
次に、本発明の実施の形態に係るファックス送信システムの動作を、図８、及び図９のシーケンスチャートを参照しながら説明する。また、複合機３における表示部３１上に表示される画面の一例を図１０に示し、図１０も適宜参照する。
【００５１】
複合機３のデータ格納部３８には、ファックス送信制御装置１のアドレス（URL）が登録されており、複合機３のユーザが、表示部３１上でそのアドレスを指定することにより、複合機３（の命令解釈実行部３７）は、ファックス送信制御装置１にアクセスする（ステップ１）。なお、表示部３１上に、メニューが表示され、「ファックス送信」を選択したときに、ファックス送信制御装置１にアクセスするようにしてもよい。
【００５２】
アクセスを受けたファックス送信制御装置１において、複合機処理制御部１２が、ログイン情報を含む命令文を複合機３に送る（ステップ２）。命令文を受信した複合機３において、命令解釈実行部３７が、図１０（ａ）に示すログイン画面を表示部３１上に表示する。そして、ユーザＩＤとパスワードが操作入力部３２から入力されると、命令解釈実行部３７は、ユーザＩＤとパスワードを含むログイン要求をファックス送信制御装置１に送信する（ステップ３）。
【００５３】
ログイン要求を受信したファックス送信制御装置１の複合機処理制御部１２は、ログイン要求に含まれるユーザＩＤとパスワードが、ユーザ情報格納部１７に存在するか否かをチェックすることによりユーザ認証を行う。ここでは、ユーザ認証に成功したものとする。
【００５４】
この後、複合機３とファックス送信制御装置１との間で通信が行われることによりファックスの送信制御が行われる（ステップ４、ステップ５）。ここでの処理については、図９のシーケンスチャートを用いて説明する。
【００５５】
ユーザ認証に成功した後、複合機処理制御部１２は、認証に成功したユーザＩＤに基づき、当該ユーザの登録送信先をユーザ情報格納部１７から取得し、当該登録送信先に対応する送信先情報を送信先情報格納部１６から取得する(ステップ１０１）。そして、複合機処理制御部１２は、送信先画面情報を含む命令文を複合機３に送信する（ステップ１０２）。当該命令文を受信した複合機３の命令解釈実行部３７は、図１０（ｂ）に示すような、送信先情報を含む送信先選択画面を表示する（ステップ１０３）。
【００５６】
なお、上記のように登録送信先を用いた処理を行う代わりに、複合機３から検索ワード（会社名の最初の数文字等）を受信し、検索ワードに対応する送信先情報を送信先情報格納部１６から取得し、当該送信先情報を含む命令文を送信することとしてもよい。
【００５７】
図１０（ｂ）に示す表示画面上で、ユーザにより、１つの送信先が指定され、ＯＫボタンが押されると（ステップ１０４）、選択された送信先電話番号がデータ格納部３８に格納されるとともに、命令解釈実行部３７からファックス送信制御装置１に対して送信先選択完了通知が送信される（ステップ１０５）。
【００５８】
ファックス送信制御装置１の複合機処理制御部１２は、送信先選択完了通知により送信先選択が完了したことを確認すると、文書スキャン操作指示画面情報を含む命令文を複合機３に対して送信する（ステップ１０６）。
【００５９】
当該命令文を受信した複合機３の命令解釈実行部３７は、図１０（ｃ）に示すような文書スキャン指示画面を表示部３１上に表示する（ステップ１０７）。そして、ユーザが、複合機３に文書をセットし、"スキャン実行"ボタンを押すと（ステップ１０８）、命令解釈実行部３７は、上記の命令文に含まれる命令を実行することにより、スキャナー機能部３６に対して、文書のスキャンを行って、文書画像データをデータ格納部３８に格納するよう指示する。これにより、スキャン処理が実行され、完了する（ステップ１０９）。
【００６０】
スキャン処理が完了すると、スキャン完了通知がスキャナー機能部３６から命令解釈実行部３７に通知され、命令解釈実行部３７は、スキャン完了通知をファックス送信制御装置１に送信する（ステップ１１０）。
【００６１】
ファックス送信制御装置１において、複合機処理制御部１２がスキャン完了通知を受信すると、複合機処理制御部１２は、スキャンが完了したことを確認し、続いて、送信確認画面情報を含む命令文を複合機３に送信する（ステップ１１１）。
【００６２】
命令文を受信した複合機３の命令解釈実行部３７は、図１０（ｄ）に示す画面を表示部３１に表示する（ステップ１１２）。ユーザは、この画面情報を見て、送信先が正しいことを確認すると、送信確認ボタンを押す（ステップ１１３）。そして、送信確認ボタンを押したことを示す送信確認通知が、ファイル送信制御装置１の複合機処理制御部１２に送られ（ステップ１１４）、複合機処理制御部１２は、送信確認が行われたことを確認する。なお、このステップ１１２の画面表示は、送信先の電話番号を確認する上で有効であるが、送信前にも電話番号の確認を行うため、ステップ１１２の表示に関わる処理を省略することも可能である。
【００６３】
続いて、複合機処理制御部１２は、文書確認画面情報を含む命令文を複合機３に送信する（ステップ１１５）。複合機において、当該命令文を受信した命令解釈実行部３７は、当該命令文の命令に基づき、データ格納部３８に格納されている文書画像データを取得し、図１０（ｅ）に示すような文書確認画面を表示部３１に表示する（ステップ１１６）。
【００６４】
ユーザが、文書の内容が正しいことを確認すると、文書確認ボタンを押す（ステップ１１７）。文書確認ボタンを押したことを示す文書確認通知が、ファイル送信制御装置１の複合機処理制御部１２に送られ（ステップ１１８）、複合機処理制御部１２は、文書確認が行われたことを確認する。
【００６５】
続いて、複合機処理制御部１２は、ファックス送信実行画面情報を含む命令文を複合機に送信する（ステップ１１９）。複合機３において、当該命令文を受信した命令解釈実行部３７は、図１０（ｆ）に示すようなファックス送信実行画面を表示部３１に表示する（ステップ１２０）。ここで、ユーザが送信実行ボタンを押した（ステップ１２１）後の動作については、図８（ステップ６以降）を参照して説明する。
【００６６】
ユーザにより送信実行ボタンが押されると、命令解釈実行部３７は、送信対象である文書画像データを含むファックス送信処理要求（送信先電話番号、及び複合機３の識別情報を含む）をファックス送信制御装置１の複合機処理制御部１２に送信する（ステップ６）。
【００６７】
ファックス送信処理要求を受信した複合機処理制御部１２は、ステータス処理部１４に指示して、ファックス送信を識別するためのメッセージＩＤを生成させ、当該メッセージＩＤを、該当のユーザＩＤとともにステータス情報格納部１８に格納させる(ステップ７）。
【００６８】
そして、複合機処理制御部１２は、ファックス送信対象である文書画像データ、送信先電話番号、メッセージＩＤ、及びユーザＩＤを含むファックス送信承認要求を、メール通信機能部１３を用いて、メールでファックス送信承認装置２に送信する（ステップ８）。このファックス送信承認要求は、インターネットＦＡＸのプロトコルに基づいて送信される。
【００６９】
ファックス送信承認要求を受信したファックス送信承認装置２の承認機能部２２は、ファックス送信承認要求に含まれている情報をデータ格納部２４に格納するとともに、ファックス送信承認要求に含まれるユーザＩＤのユーザに対応する承認者のアドレス（承認者用端末５のアドレスであり、データ格納部２４に予め格納されている）に対し、メール通信機能部２３を用いて、メールで承認依頼を送る。この承認依頼には、文書画像データにアクセスするためのリンク情報（ＵＲＬ）が含まれる。
【００７０】
なお、ここでは、ユーザＩＤで承認者を選択することを想定しているが、これは一例に過ぎない。例えば、複合機３の識別情報に基づき承認者を選択してもよい。また、承認者を固定的に定めておいてもよい。
【００７１】
承認者用端末５上で、承認者が上記のリンク情報を選択（クリック）すると（ステップ９）、承認者用端末５に送信対象の文書画面が表示され（ステップ１０）、承認者が、画面に表示されている承認の旨のボタンをクリックすることにより（ステップ１１）、承認が完了した旨の情報（承認完了通知）が承認者用端末５からファックス送信承認装置１に送られる（ステップ１２）。
【００７２】
なお、前述したように、メール等を用いたオンラインでの文書承認処理自体には既存の種々の形態があり、上記の例は一例に過ぎない。
【００７３】
承認完了通知を受信したファックス送信承認装置１におけるメール通信機能部２３は、文書画像データ、メッセージＩＤ、及び送信先電話番号を含むファックス送信実行要求をメールで複合機３に送信する（ステップ１３）。このメールは、インターネットＦＡＸにプロトコルに基づいて送信されるものである。
複合機３において、ファックス送信実行要求を受信したメール通信機能部３４は、ファックス機能部３５にファックス送信指示を行い、ファックス機能部３５が、ファックス送信実行要求に含まれていた文書画像データの文書画像を、宛先の電話番号のファックス装置７に向けてファックス送信する（ステップ１４）。
【００７４】
一方、承認完了通知を受信したファックス送信承認装置２において、メール通信機能部２３が、承認が完了したことを示すステータス情報（メッセージＩＤを含む）をメールにてファックス送信制御装置１に送信する（ステップ１５）。ファックス送信制御装置１では、ステータス処理部１４が、ステータス情報格納部１８に、当該メッセージＩＤと対応付けて承認完了を示す情報を格納する。もちろん、該当する場合には、承認に失敗したことを示すステータス情報や、承認途中であることを示すステータス情報が、ファックス送信制御装置１に送られ、ステータス情報格納部１８に格納される。
【００７５】
他方、ファックス送信に成功したことを検知したファックス機能部３５は、その旨をメール通信機能部３４に通知し、メール通信機能部３４は、メッセージＩＤを含むファックス送信完了通知をメールでファックス送信制御装置１に送信する（ステップ１６）。ファックス送信制御装置１では、ステータス処理部１４が、ステータス情報格納部１８に、当該メッセージＩＤと対応付けてファックス送信完了を示すステータス情報を格納する。もちろん、該当する場合には、ファックス送信に失敗したことを示すステータス情報が、ファックス送信制御装置１に送られ、ステータス情報格納部１８に格納される。
【００７６】
ユーザは、複合機３（もしくはＰＣ端末）から、ファックス送信制御装置１にログインし、ステータス確認要求を送信し（ステップ１７）、ユーザＩＤに対応付けられたステータス情報を取得し、複合機３（もしくはＰＣ端末）上で表示させることができる（ステップ１８）。これにより、ユーザは、ファックス送信が正常に完了したかどうかを確認できる。
【００７７】
本発明は、上記の実施の形態に限定されることなく、特許請求の範囲内において、種々変更・応用が可能である。例えば、上記の実施の形態の処理では、複合機３は、画面を表示し、操作が行われる度に、ファイル送信制御装置１にアクセスし、次の命令文を受信していたが、制御方式はこれに限られるわけではなく、例えば、複合機３は、複数画面分の遷移を実行可能な画面情報と命令文（プログラム）をファイル送信制御装置１から受信し、そのプログラムに従って、複数画面分の処理を、ファイル送信制御装置１にアクセスすることなく実行してもよい。
【符号の説明】
【００７８】
１ ファックス送信制御装置
２ ファックス送信承認装置
３ 複合機
４ 通信ネットワーク
５ 承認者用端末
６ 公衆電話網
７ ファックス装置
１１ ネットワーク通信部
１２ 複合機処理制御部
１３ メール通信機能部
１４ ステータス処理部
１５ 制御データ格納部
１６ 送信先情報格納部
１７ ユーザ情報格納部
１８ ステータス情報格納部
２１ ネットワーク通信部
２２ 承認機能部
２３ メール通信機能部
２４ データ格納部
３１ 表示部
３２ 操作入力部
３３ ネットワーク通信部
３４ メール通信機能部
３５ ファックス機能部
３６ スキャナー機能部
３７ 命令解釈実行部
３８ データ格納部
【技術分野】
【０００１】
本発明は、複合機を用いてファックス送信を行う際に、ファックスを誤った宛先に送信してしまったり、適切でない文書を送信してしまうといったファックスの誤送信を防止するための技術に関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、コピー機能、ファックス機能、スキャナ機能等を１つの筐体に収めて構成される複合機が普及している。従来技術において、このような複合機からファックスを送信する場合、複合機のオペレーションパネル上のテンキーで、送信先の電話番号を入力し、ファックス送信を行うのが一般的である。
【０００３】
また、従来技術では、文書を複合機にセットする前に、利用者が目視でファックス送信の対象とする文書の内容を確認し、ファックス送信の対象として正しい文書かどうかをチェックすることも一般に行われている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００６−２５３９５９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上記の従来技術のように、テンキーで電話番号を手入力する方式では、番号の入力違いにより、ファックスを誤った宛先に送信してしまう可能性がある。
【０００６】
この問題を解消するために、複合機内に予めファックスの送信先毎に電話番号を登録しておき、ファックス送信の際に、登録された送信先をオペレーションパネル上に表示し、送信先を選択することによりファックス送信を行う技術がある。
【０００７】
しかしながら、一般に、企業で使用される複合機は、企業の拠点毎、フロア毎等の単位で、非常に多数設置されるものであるため、送信先の電話番号を予め登録しておく方式では、登録情報を最新の情報に保つために大きな労力を要する。
【０００８】
すなわち、例えば、移転等により、ある送信先の電話番号が変更になった場合に、多数設置されている複合機において登録された電話番号を、正しいものに更新するためには、複合機を設置している各部門へ変更情報を周知・徹底し、各複合機で実際に登録情報の変更を実施しなければならず、大きな手間がかかり、変更の実施が漏れてしまう複合機が生じる可能性もある。
【０００９】
従って、送信先の電話番号を予め登録しておく方式では、登録されている情報が正しくない可能性があり、その場合、ファックスを誤った宛先に送信してしまうことになる。
【００１０】
また、ファックス送信の対象となる文書を、複合機にセットする前に確認する従来の方法では、何かの手違いで、確認した文書と、実際に複合機にセットした文書が異なる可能性があり、確実な確認方法ではない。また、例えば、ファックス送信を上長等の承認者に承認してもらう際には、ファックス送信しようとする文書を、実際に承認者に見せる等の面倒な作業が発生する。また、承認者にとって見れば、確認した文書と、実際にファックス送信される文書が同じである保証はなく、不安が残る。
【００１１】
本発明は上記の点に鑑みてなされたものであり、上記従来技術の問題を解消し、ファックスの宛先及び送信文書の誤りを無くすためのファックス誤送信防止技術を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１２】
上記の課題を解決するために、本発明は、複合機と、ファックス送信制御装置と、ファックス送信承認装置とが通信ネットワークに接続されて構成されたファックス送信システムであって、前記ファックス送信制御装置は、送信先識別情報及び送信先電話番号を含む送信先情報を格納した送信先情報格納手段を備え、前記ファックス送信制御装置が、前記複合機からの要求に基づき、前記送信先情報格納手段から送信先情報を読み出し、当該送信先情報を前記複合機に送信し、前記複合機は、ユーザが特定の送信先を選択できるように、前記送信先情報を表示手段に表示し、当該表示手段の画面上で特定の送信先が選択された後に、ユーザからの指示に基づいて、ファックス送信対象となる文書のスキャンを実行し、スキャンにより得られた文書画像を含む文書確認画面を前記表示手段に表示し、前記複合機は、文書確認が取れたことを示す情報の入力を受けた後に、前記文書画像と、選択された送信先電話番号とを含むファックス送信処理要求を前記ファックス送信制御装置に送信し、前記ファックス送信制御装置は、前記文書画像及び前記送信先電話番号を含むファックス送信承認要求を前記ファックス送信承認装置にメールで送信し、前記ファックス送信承認装置は、前記通信ネットワークに接続された承認者用端末に前記文書画像を送信し、当該承認者用端末から承認通知を受信した後に、前記文書画像及び前記送信先電話番号を含むファックス送信実行要求を前記複合機にメールで送信し、前記複合機が、前記文書画像を、前記送信先電話番号に対応するファックス装置にファックス送信することを特徴とするファックス送信システムとして構成される。
【００１３】
前記ファックス送信制御装置は、前記ファックス送信処理要求を受信した後に、前記ファックス送信を識別するためのファックス送信識別情報を生成し、ステータス情報格納手段に格納するとともに、当該ファックス送信識別情報を前記ファックス送信承認要求に含め、更に、前記ファックス送信承認装置は、前記ファックス送信実行要求に前記ファックス送信識別情報を含め、前記ファックス送信承認装置は、前記ファックス送信識別情報を付加した前記承認に関わるステータス情報を前記ファックス送信制御装置に送信し、前記複合機は、前記ファックス送信識別情報を付加したファックス送信のステータス情報を前記ファックス送信制御装置に送信し、前記ファックス送信制御装置は、各ステータス情報を、前記ファックス送信識別情報に対応付けて前記ステータス情報格納手段に格納するように構成してもよい。
【００１４】
また、本発明は、複合機と、ファックス送信制御装置と、ファックス送信承認装置とが通信ネットワークに接続されて構成されたファックス送信システムにおいて使用される前記ファックス送信制御装置であって、送信先識別情報及び送信先電話番号を含む送信先情報を格納した送信先情報格納手段と、前記複合機における処理内容を記述した制御情報を、前記複合機に送信する複合機処理制御手段と、前記通信ネットワーク上でメール送受信を行うためのメール通信機能手段と、を備え、前記複合機処理制御手段は、前記複合機からの要求に基づき、前記送信先情報格納手段から送信先情報を読み出し、当該送信先情報を含む制御情報を前記複合機に送信し、当該制御情報を受信した前記複合機は、当該制御情報に基づき、ユーザが特定の送信先を選択できるように、前記送信先情報を表示手段に表示し、前記複合機から、送信先の選択がなされたことを示す情報の通知を受けた後に、前記複合機処理制御手段は、文書確認画面情報を含む制御情報を前記複合機に送信し、当該複合機は、受信した制御情報に基づき、スキャンにより得られたファックス送信対象の文書画像を含む文書確認画面を前記表示手段に表示し、文書確認が取れたことを示す情報の入力を受けた後に、前記文書画像と、選択された送信先電話番号とを含むファックス送信処理要求を前記ファックス送信制御装置に送信し、前記ファックス送信処理要求を受信した前記ファックス送信制御装置における前記メール通信機能手段は、前記文書画像及び前記送信先電話番号を含むファックス送信承認要求を前記ファックス送信承認装置にメールで送信することを特徴とするファックス送信制御装置として構成してもよい。
【発明の効果】
【００１５】
本発明によれば、ファックス送信制御装置で管理されている電話番号を用いてファックス送信を行うことができるので、手入力で電話番号を入力する方式での番号入力ミス等を無くすことができる。
【００１６】
また、ファックス送信制御装置において一元的に電話番号を管理することで、多数の複合機の各々で登録情報の更新を行わなければならなかった従来技術に比べて、更新等の管理に係る手間が大幅に軽減されるとともに、電話番号の更新漏れを無くすことができ、常に最新の電話番号に基づきファックス送信を行うことが可能となる。
【００１７】
また、本発明を用いることにより、実際にファックスで送信されることになる文書画像を自分（複合機のユーザ）で確認することができるので、確実に送信前の文書内容チェックを行うことができる。また、文書画像を承認者に自動的に確認してもらうことができ、承認に係る手間が無くなり、更に、承認者にとっては、実際にファックスで送信されることになる文書画像を確認するので、確実な承認を行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【００１８】
【図１】本発明の実施の形態に係るファックス送信システムの全体構成図である。
【図２】複合機３の機能構成図である。
【図３】ファックス送信制御装置１の機能構成図である。
【図４】送信先情報格納部１６に格納されている送信先情報の例を示す図である。
【図５】ユーザ情報格納部１７に格納されているユーザ情報の例を示す図である。
【図６】ステータス情報格納部１８に格納されるステータス情報の例を示す図である。
【図７】ファックス送信承認装置２の機能構成図である。
【図８】本発明の実施の形態に係るファックス送信システムの動作を説明するためのシーケンスチャートである。
【図９】本発明の実施の形態に係るファックス送信システムの動作を説明するためのシーケンスチャートである。
【図１０】複合機３上に表示される画面例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００１９】
以下、図面を参照して、本発明の実施の形態を説明する。
【００２０】
（システム構成）
図１に、本発明の実施の形態に係るファックス送信システムの全体構成図を示す。図１に示すように、本発明の実施の形態に係るファックス送信システムは、ファックス送信制御装置１、ファックス送信承認装置２、及び複合機３を有し、これらが通信ネットワーク４に接続されて構成される。
【００２１】
また、通信ネットワーク４には、ファックス送信承認装置２と通信を行う承認者用端末５が接続されている。複合機３は、ファックスの送信先となるファックス装置７が接続された公衆電話網６にも接続されている。
【００２２】
通信ネットワーク４は、ＩＰネットワークであればよく、その形態は特定のものに限定されるものではない。例えば、通信ネットワーク４は、企業内プライベートネットワーク、もしくはインターネット、又はこれらが接続されたネットワークである。また、例えば、複合機３から通信ネットワーク４へのアクセス部分に、無線ネットワークを用いてもよい。
【００２３】
また、通信ネットワーク４は、メールサーバを含み、通信ネットワーク４に接続された各装置は、メールによる通信が可能である。
【００２４】
なお、図示の便宜上、図１には、複合機３が１台だけ示されているが、実際には、多数の複合機が通信ネットワーク４に接続され、ファックス送信制御装置１等と通信することにより、図示した複合機３と同様の動作を行う。
【００２５】
＜複合機＞
複合機３は、コピー機能、スキャナー機能、ファックス機能等を１台に収めた装置であり、ＭＦＰとも呼ばれる。本実施の形態で使用する複合機３としては、商用で提供されている複合機を使用することができる。なお、本実施の形態で説明する機能を実現するにあたっては、複合機３にコピー機能を備えることは必須ではない。
【００２６】
図２に、本実施の形態における複合機３の機能構成図を示す。なお、図２は、複合機３が備える機能のうち、本実施の形態に関係する機能のみを示している。
【００２７】
図２に示すように、複合機３は、表示部３１、操作入力部３２、ネットワーク通信部３３、メール通信機能部３４、ファックス機能部３５、スキャナー機能部３６、命令解釈実行部３７、及び、データ格納部３８を有する。
【００２８】
表示部３１は、命令解釈実行部３７からの指示に基づき、データを画面表示するための機能部である。操作入力部３２は、ユーザからの操作入力を受け付け、操作イベントを命令解釈実行部３７に通知する機能部である。表示部３１は、ハードウェア要素として、例えばタッチパネルを用いて実現される。また、操作入力部３２は、複合機の操作パネル上のハードウェアキーを用いて実現してもよいし、表示部３１に用いられるタッチパネル上に表示するソフトウェアキーで実現してもよい。
【００２９】
ネットワーク通信部３３は、通信ネットワーク４を介してデータ通信を行う機能部であり、ハードウェアとしてのネットワークインタフェース、及びソフトウェアとしてのTCP／IP通信機能等を含むものである。
【００３０】
メール通信機能部３４は、ネットワーク通信部３３を介して、SMTPに従ったメール送受信を行う機能部である。また、メール通信機能部３３は、メール通信と、公衆電話網６を介したファックス通信との相互変換を行うインターネットＦＡＸゲートウェイ機能も備えている。
【００３１】
ファックス機能部３５は、公衆電話網６を介してファックス装置７とファックス（Ｇ３等）の送受信をする機能を有する。スキャナー機能部３６は、複合機３にセットされた文書を読み取り、画像データに変換し、データ格納部３８に格納するスキャナー機能を有する。
【００３２】
命令解釈実行部３７は、例えば、Webブラウザにより実現される機能部であり、ネットワーク通信部３３を介して、ファックス送信制御装置１から命令文（具体的には、例えば、HTML文書及びHTML文書内で指定されるプログラム等）を受信し、命令文に従って、画面表示、ユーザによる操作入力に応じた処理、複合機の各機能部への処理指示等を行う機能部である。なお、命令文に基づき、複合機３の制御が行われるので、命令文を「制御情報」と称してもよい。
【００３３】
データ格納部３８は、メモリもしくはハードディスク等の記憶装置により実現されるものであり、複合機３の各機能部から適宜参照されて、データの書き込み／読み出しが行われる。
【００３４】
＜ファックス送信制御装置＞
ファックス送信制御装置１は、複合機３の命令解釈実行部３７と通信を行って、複合機３に表示する画面表示用コンテンツ（送信先情報等）、及び複合機３の動作を規定する命令文等を複合機３に送信するとともに、複合機３においてファックス送信実行指示がなされた場合には、ファックス送信対象の文書画像データを複合機３から受信し、当該文書画像データを含むファックス送信承認依頼をメールでファックス送信承認装置２に送信する等の処理を行う装置である。
【００３５】
図３に、ファックス送信制御装置１の機能構成図を示す。図３に示すように、ファックス送信制御装置１は、ネットワーク通信部１１、複合機処理制御部１２、メール通信機能部１３、ステータス処理部１４、制御データ格納部１５、送信先情報格納部１６、ユーザ情報格納部１７、及びステータス情報格納部１８を有する。
【００３６】
ネットワーク通信部１１は、通信ネットワーク４を介してデータ通信を行うための機能部である。メール通信機能部１３は、一般的なメールの送受信を行うとともに、インターネットＦＡＸのプロトコルに準拠したメールの送受信も行うことができる機能部である。
【００３７】
複合機処理制御部１２は、複合機３の命令解釈実行部３７と通信を行って、複合機３から受信する要求等に応じて、制御データ格納部１５等から画面表示のためのデータや命令文を取得し、それらからなる命令文を複合機３の命令解釈実行部３７に送信する等の機能を有する。なお、複合機３における命令解釈実行部３７が、Webブラウザで実現される場合には、複合機処理制御部１２は、それに対応する機能としてWebサーバ機能を含む。
【００３８】
ステータス処理部１４は、ファックス送信処理要求を受けた場合に、そのファックス送信を識別可能な識別情報（以下、これをメッセージＩＤと呼ぶ）を生成し（又は払い出し）、それをユーザＩＤとともにステータス情報格納部１８に格納するとともに、複合機３等から受信する各ステータスの情報を、ステータス情報格納部１８に格納する。
【００３９】
前述したとおり、制御データ格納部１５には、複合機３において表示される画面情報、及び、複合機３の動作を制御するための命令文等が格納されており、複合機処理制御部１２は、制御データ格納部１５に格納された情報に基づき、命令文を構成し、複合機３に送る。
【００４０】
送信先情報格納部１６は、送信先情報を格納する。図４に、送信先情報格納部１６に格納されている送信先情報の例を示す。図４に示すように、本例での送信先情報は、会社名等の宛先組織名、組織内の特定の個人名（代表含む）等の組織内宛先、及び、各組織内宛先に対応した電話番号（ファックス番号）を含む。これらの情報は、ファックス送信制御装置１の管理者等により、必要に応じて随時更新され、最新の情報に保たれている。
【００４１】
図５に、ユーザ情報格納部１７に格納されているユーザ情報の例を示す。図５に示すように、本例におけるユーザ情報は、ユーザＩＤ、パスワード、及び、各ユーザにおいて予め登録された送信先情報を含む。この送信先情報は、例えば、該当ユーザが担当する取引先の会社名等である。
【００４２】
図６に、ステータス情報格納部１８に格納されるステータス情報の例を示す。図６に示すように、本例におけるステータス情報は、ユーザＩＤ、メッセージＩＤ、及び、ファックス送信が完了したこと等を示すステータスを含む。
【００４３】
上述した各機能を有するファックス送信制御装置１は、メモリやハードディスク等の記憶手段及びCPUを備える一般的なコンピュータに、各機能部に対応する処理を行うためのプログラムを搭載することにより実現できる。当該プログラムは、可搬メモリやディスク等の記録媒体から上記コンピュータにインストールしてもよいし、ネットワーク上のサーバから上記コンピュータにダウンロードし、インストールすることとしてもよい。
【００４４】
また、本発明の実施の形態に係るファックス送信制御装置１の内部の機能区分は、図３に示すものに限られるわけではなく、本実施の形態に示す動作を実現できる構成であれば、どのような機能区分でもよい。
【００４５】
＜ファックス送信承認装置＞
ファックス送信承認装置２は、ファックス送信制御装置１から、ファックス送信承認要求を受信したことに応じて、ファックス送信承認処理を行い、承認がなされたときに、ファックス送信実行要求を複合機３に送信する等の機能を有する装置である。
【００４６】
図７に、ファックス送信承認装置２の機能構成図を示す。図７に示すように、ファックス送信承認装置２は、ネットワーク通信部２１、承認機能部２２、メール通信機能部２３、及びデータ格納部２４を有する。
【００４７】
ネットワーク通信部２１は、通信ネットワーク４を介してデータ通信を行うための機能部である。メール通信機能部２３は、一般的なメールの送受信を行うとともに、インターネットＦＡＸのプロトコルに準拠したメールの送受信も行うことができる機能部である。
【００４８】
承認機能部２２は、メール通信機能部２３を介して、ファックス送信制御装置１から、ファックス送信承認要求を受信したときに、ファックス送信を行うユーザのユーザＩＤに対応付けられた、承認者（上長等）の承認者用端末５に対してメールで承認依頼を送ることにより承認処理を行う機能部である。また、データ格納部２４には、処理に係るデータが格納される。
【００４９】
なお、メール送信等においてオンラインで送信内容に係る承認を行う技術自体は、既に種々のものが存在し、本実施の形態でも様々な形態で承認を行うことが可能である。本実施の形態において承認機能部２２が実施する承認処理は、一例に過ぎない。
【００５０】
（システムの動作）
次に、本発明の実施の形態に係るファックス送信システムの動作を、図８、及び図９のシーケンスチャートを参照しながら説明する。また、複合機３における表示部３１上に表示される画面の一例を図１０に示し、図１０も適宜参照する。
【００５１】
複合機３のデータ格納部３８には、ファックス送信制御装置１のアドレス（URL）が登録されており、複合機３のユーザが、表示部３１上でそのアドレスを指定することにより、複合機３（の命令解釈実行部３７）は、ファックス送信制御装置１にアクセスする（ステップ１）。なお、表示部３１上に、メニューが表示され、「ファックス送信」を選択したときに、ファックス送信制御装置１にアクセスするようにしてもよい。
【００５２】
アクセスを受けたファックス送信制御装置１において、複合機処理制御部１２が、ログイン情報を含む命令文を複合機３に送る（ステップ２）。命令文を受信した複合機３において、命令解釈実行部３７が、図１０（ａ）に示すログイン画面を表示部３１上に表示する。そして、ユーザＩＤとパスワードが操作入力部３２から入力されると、命令解釈実行部３７は、ユーザＩＤとパスワードを含むログイン要求をファックス送信制御装置１に送信する（ステップ３）。
【００５３】
ログイン要求を受信したファックス送信制御装置１の複合機処理制御部１２は、ログイン要求に含まれるユーザＩＤとパスワードが、ユーザ情報格納部１７に存在するか否かをチェックすることによりユーザ認証を行う。ここでは、ユーザ認証に成功したものとする。
【００５４】
この後、複合機３とファックス送信制御装置１との間で通信が行われることによりファックスの送信制御が行われる（ステップ４、ステップ５）。ここでの処理については、図９のシーケンスチャートを用いて説明する。
【００５５】
ユーザ認証に成功した後、複合機処理制御部１２は、認証に成功したユーザＩＤに基づき、当該ユーザの登録送信先をユーザ情報格納部１７から取得し、当該登録送信先に対応する送信先情報を送信先情報格納部１６から取得する(ステップ１０１）。そして、複合機処理制御部１２は、送信先画面情報を含む命令文を複合機３に送信する（ステップ１０２）。当該命令文を受信した複合機３の命令解釈実行部３７は、図１０（ｂ）に示すような、送信先情報を含む送信先選択画面を表示する（ステップ１０３）。
【００５６】
なお、上記のように登録送信先を用いた処理を行う代わりに、複合機３から検索ワード（会社名の最初の数文字等）を受信し、検索ワードに対応する送信先情報を送信先情報格納部１６から取得し、当該送信先情報を含む命令文を送信することとしてもよい。
【００５７】
図１０（ｂ）に示す表示画面上で、ユーザにより、１つの送信先が指定され、ＯＫボタンが押されると（ステップ１０４）、選択された送信先電話番号がデータ格納部３８に格納されるとともに、命令解釈実行部３７からファックス送信制御装置１に対して送信先選択完了通知が送信される（ステップ１０５）。
【００５８】
ファックス送信制御装置１の複合機処理制御部１２は、送信先選択完了通知により送信先選択が完了したことを確認すると、文書スキャン操作指示画面情報を含む命令文を複合機３に対して送信する（ステップ１０６）。
【００５９】
当該命令文を受信した複合機３の命令解釈実行部３７は、図１０（ｃ）に示すような文書スキャン指示画面を表示部３１上に表示する（ステップ１０７）。そして、ユーザが、複合機３に文書をセットし、"スキャン実行"ボタンを押すと（ステップ１０８）、命令解釈実行部３７は、上記の命令文に含まれる命令を実行することにより、スキャナー機能部３６に対して、文書のスキャンを行って、文書画像データをデータ格納部３８に格納するよう指示する。これにより、スキャン処理が実行され、完了する（ステップ１０９）。
【００６０】
スキャン処理が完了すると、スキャン完了通知がスキャナー機能部３６から命令解釈実行部３７に通知され、命令解釈実行部３７は、スキャン完了通知をファックス送信制御装置１に送信する（ステップ１１０）。
【００６１】
ファックス送信制御装置１において、複合機処理制御部１２がスキャン完了通知を受信すると、複合機処理制御部１２は、スキャンが完了したことを確認し、続いて、送信確認画面情報を含む命令文を複合機３に送信する（ステップ１１１）。
【００６２】
命令文を受信した複合機３の命令解釈実行部３７は、図１０（ｄ）に示す画面を表示部３１に表示する（ステップ１１２）。ユーザは、この画面情報を見て、送信先が正しいことを確認すると、送信確認ボタンを押す（ステップ１１３）。そして、送信確認ボタンを押したことを示す送信確認通知が、ファイル送信制御装置１の複合機処理制御部１２に送られ（ステップ１１４）、複合機処理制御部１２は、送信確認が行われたことを確認する。なお、このステップ１１２の画面表示は、送信先の電話番号を確認する上で有効であるが、送信前にも電話番号の確認を行うため、ステップ１１２の表示に関わる処理を省略することも可能である。
【００６３】
続いて、複合機処理制御部１２は、文書確認画面情報を含む命令文を複合機３に送信する（ステップ１１５）。複合機において、当該命令文を受信した命令解釈実行部３７は、当該命令文の命令に基づき、データ格納部３８に格納されている文書画像データを取得し、図１０（ｅ）に示すような文書確認画面を表示部３１に表示する（ステップ１１６）。
【００６４】
ユーザが、文書の内容が正しいことを確認すると、文書確認ボタンを押す（ステップ１１７）。文書確認ボタンを押したことを示す文書確認通知が、ファイル送信制御装置１の複合機処理制御部１２に送られ（ステップ１１８）、複合機処理制御部１２は、文書確認が行われたことを確認する。
【００６５】
続いて、複合機処理制御部１２は、ファックス送信実行画面情報を含む命令文を複合機に送信する（ステップ１１９）。複合機３において、当該命令文を受信した命令解釈実行部３７は、図１０（ｆ）に示すようなファックス送信実行画面を表示部３１に表示する（ステップ１２０）。ここで、ユーザが送信実行ボタンを押した（ステップ１２１）後の動作については、図８（ステップ６以降）を参照して説明する。
【００６６】
ユーザにより送信実行ボタンが押されると、命令解釈実行部３７は、送信対象である文書画像データを含むファックス送信処理要求（送信先電話番号、及び複合機３の識別情報を含む）をファックス送信制御装置１の複合機処理制御部１２に送信する（ステップ６）。
【００６７】
ファックス送信処理要求を受信した複合機処理制御部１２は、ステータス処理部１４に指示して、ファックス送信を識別するためのメッセージＩＤを生成させ、当該メッセージＩＤを、該当のユーザＩＤとともにステータス情報格納部１８に格納させる(ステップ７）。
【００６８】
そして、複合機処理制御部１２は、ファックス送信対象である文書画像データ、送信先電話番号、メッセージＩＤ、及びユーザＩＤを含むファックス送信承認要求を、メール通信機能部１３を用いて、メールでファックス送信承認装置２に送信する（ステップ８）。このファックス送信承認要求は、インターネットＦＡＸのプロトコルに基づいて送信される。
【００６９】
ファックス送信承認要求を受信したファックス送信承認装置２の承認機能部２２は、ファックス送信承認要求に含まれている情報をデータ格納部２４に格納するとともに、ファックス送信承認要求に含まれるユーザＩＤのユーザに対応する承認者のアドレス（承認者用端末５のアドレスであり、データ格納部２４に予め格納されている）に対し、メール通信機能部２３を用いて、メールで承認依頼を送る。この承認依頼には、文書画像データにアクセスするためのリンク情報（ＵＲＬ）が含まれる。
【００７０】
なお、ここでは、ユーザＩＤで承認者を選択することを想定しているが、これは一例に過ぎない。例えば、複合機３の識別情報に基づき承認者を選択してもよい。また、承認者を固定的に定めておいてもよい。
【００７１】
承認者用端末５上で、承認者が上記のリンク情報を選択（クリック）すると（ステップ９）、承認者用端末５に送信対象の文書画面が表示され（ステップ１０）、承認者が、画面に表示されている承認の旨のボタンをクリックすることにより（ステップ１１）、承認が完了した旨の情報（承認完了通知）が承認者用端末５からファックス送信承認装置１に送られる（ステップ１２）。
【００７２】
なお、前述したように、メール等を用いたオンラインでの文書承認処理自体には既存の種々の形態があり、上記の例は一例に過ぎない。
【００７３】
承認完了通知を受信したファックス送信承認装置１におけるメール通信機能部２３は、文書画像データ、メッセージＩＤ、及び送信先電話番号を含むファックス送信実行要求をメールで複合機３に送信する（ステップ１３）。このメールは、インターネットＦＡＸにプロトコルに基づいて送信されるものである。
複合機３において、ファックス送信実行要求を受信したメール通信機能部３４は、ファックス機能部３５にファックス送信指示を行い、ファックス機能部３５が、ファックス送信実行要求に含まれていた文書画像データの文書画像を、宛先の電話番号のファックス装置７に向けてファックス送信する（ステップ１４）。
【００７４】
一方、承認完了通知を受信したファックス送信承認装置２において、メール通信機能部２３が、承認が完了したことを示すステータス情報（メッセージＩＤを含む）をメールにてファックス送信制御装置１に送信する（ステップ１５）。ファックス送信制御装置１では、ステータス処理部１４が、ステータス情報格納部１８に、当該メッセージＩＤと対応付けて承認完了を示す情報を格納する。もちろん、該当する場合には、承認に失敗したことを示すステータス情報や、承認途中であることを示すステータス情報が、ファックス送信制御装置１に送られ、ステータス情報格納部１８に格納される。
【００７５】
他方、ファックス送信に成功したことを検知したファックス機能部３５は、その旨をメール通信機能部３４に通知し、メール通信機能部３４は、メッセージＩＤを含むファックス送信完了通知をメールでファックス送信制御装置１に送信する（ステップ１６）。ファックス送信制御装置１では、ステータス処理部１４が、ステータス情報格納部１８に、当該メッセージＩＤと対応付けてファックス送信完了を示すステータス情報を格納する。もちろん、該当する場合には、ファックス送信に失敗したことを示すステータス情報が、ファックス送信制御装置１に送られ、ステータス情報格納部１８に格納される。
【００７６】
ユーザは、複合機３（もしくはＰＣ端末）から、ファックス送信制御装置１にログインし、ステータス確認要求を送信し（ステップ１７）、ユーザＩＤに対応付けられたステータス情報を取得し、複合機３（もしくはＰＣ端末）上で表示させることができる（ステップ１８）。これにより、ユーザは、ファックス送信が正常に完了したかどうかを確認できる。
【００７７】
本発明は、上記の実施の形態に限定されることなく、特許請求の範囲内において、種々変更・応用が可能である。例えば、上記の実施の形態の処理では、複合機３は、画面を表示し、操作が行われる度に、ファイル送信制御装置１にアクセスし、次の命令文を受信していたが、制御方式はこれに限られるわけではなく、例えば、複合機３は、複数画面分の遷移を実行可能な画面情報と命令文（プログラム）をファイル送信制御装置１から受信し、そのプログラムに従って、複数画面分の処理を、ファイル送信制御装置１にアクセスすることなく実行してもよい。
【符号の説明】
【００７８】
１ ファックス送信制御装置
２ ファックス送信承認装置
３ 複合機
４ 通信ネットワーク
５ 承認者用端末
６ 公衆電話網
７ ファックス装置
１１ ネットワーク通信部
１２ 複合機処理制御部
１３ メール通信機能部
１４ ステータス処理部
１５ 制御データ格納部
１６ 送信先情報格納部
１７ ユーザ情報格納部
１８ ステータス情報格納部
２１ ネットワーク通信部
２２ 承認機能部
２３ メール通信機能部
２４ データ格納部
３１ 表示部
３２ 操作入力部
３３ ネットワーク通信部
３４ メール通信機能部
３５ ファックス機能部
３６ スキャナー機能部
３７ 命令解釈実行部
３８ データ格納部
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複合機と、ファックス送信制御装置と、ファックス送信承認装置とが通信ネットワークに接続されて構成されたファックス送信システムであって、
前記ファックス送信制御装置は、送信先識別情報及び送信先電話番号を含む送信先情報を格納した送信先情報格納手段を備え、
前記ファックス送信制御装置が、前記複合機からの要求に基づき、前記送信先情報格納手段から送信先情報を読み出し、当該送信先情報を前記複合機に送信し、
前記複合機は、ユーザが特定の送信先を選択できるように、前記送信先情報を表示手段に表示し、当該表示手段の画面上で特定の送信先が選択された後に、ユーザからの指示に基づいて、ファックス送信対象となる文書のスキャンを実行し、スキャンにより得られた文書画像を含む文書確認画面を前記表示手段に表示し、
前記複合機は、文書確認が取れたことを示す情報の入力を受けた後に、前記文書画像と、選択された送信先電話番号とを含むファックス送信処理要求を前記ファックス送信制御装置に送信し、
前記ファックス送信制御装置は、前記文書画像及び前記送信先電話番号を含むファックス送信承認要求を前記ファックス送信承認装置にメールで送信し、
前記ファックス送信承認装置は、前記通信ネットワークに接続された承認者用端末に前記文書画像を送信し、当該承認者用端末から承認通知を受信した後に、前記文書画像及び前記送信先電話番号を含むファックス送信実行要求を前記複合機にメールで送信し、
前記複合機が、前記文書画像を、前記送信先電話番号に対応するファックス装置にファックス送信する
ことを特徴とするファックス送信システム。
【請求項２】
前記ファックス送信制御装置は、前記ファックス送信処理要求を受信した後に、前記ファックス送信を識別するためのファックス送信識別情報を生成し、ステータス情報格納手段に格納するとともに、当該ファックス送信識別情報を前記ファックス送信承認要求に含め、更に、前記ファックス送信承認装置は、前記ファックス送信実行要求に前記ファックス送信識別情報を含め、
前記ファックス送信承認装置は、前記ファックス送信識別情報を付加した前記承認に関わるステータス情報を前記ファックス送信制御装置に送信し、
前記複合機は、前記ファックス送信識別情報を付加したファックス送信のステータス情報を前記ファックス送信制御装置に送信し、
前記ファックス送信制御装置は、各ステータス情報を、前記ファックス送信識別情報に対応付けて前記ステータス情報格納手段に格納する
ことを特徴とする請求項１に記載のファックス送信システム。
【請求項３】
複合機と、ファックス送信制御装置と、ファックス送信承認装置とが通信ネットワークに接続されて構成されたファックス送信システムにおいて使用される前記ファックス送信制御装置であって、
送信先識別情報及び送信先電話番号を含む送信先情報を格納した送信先情報格納手段と、
前記複合機における処理内容を記述した制御情報を、前記複合機に送信する複合機処理制御手段と、
前記通信ネットワーク上でメール送受信を行うためのメール通信機能手段と、を備え、
前記複合機処理制御手段は、前記複合機からの要求に基づき、前記送信先情報格納手段から送信先情報を読み出し、当該送信先情報を含む制御情報を前記複合機に送信し、当該制御情報を受信した前記複合機は、当該制御情報に基づき、ユーザが特定の送信先を選択できるように、前記送信先情報を表示手段に表示し、
前記複合機から、送信先の選択がなされたことを示す情報の通知を受けた後に、前記複合機処理制御手段は、文書確認画面情報を含む制御情報を前記複合機に送信し、当該複合機は、受信した制御情報に基づき、スキャンにより得られたファックス送信対象の文書画像を含む文書確認画面を前記表示手段に表示し、文書確認が取れたことを示す情報の入力を受けた後に、前記文書画像と、選択された送信先電話番号とを含むファックス送信処理要求を前記ファックス送信制御装置に送信し、
前記ファックス送信処理要求を受信した前記ファックス送信制御装置における前記メール通信機能手段は、前記文書画像及び前記送信先電話番号を含むファックス送信承認要求を前記ファックス送信承認装置にメールで送信する
ことを特徴とするファックス送信制御装置。
【請求項１】
複合機と、ファックス送信制御装置と、ファックス送信承認装置とが通信ネットワークに接続されて構成されたファックス送信システムであって、
前記ファックス送信制御装置は、送信先識別情報及び送信先電話番号を含む送信先情報を格納した送信先情報格納手段を備え、
前記ファックス送信制御装置が、前記複合機からの要求に基づき、前記送信先情報格納手段から送信先情報を読み出し、当該送信先情報を前記複合機に送信し、
前記複合機は、ユーザが特定の送信先を選択できるように、前記送信先情報を表示手段に表示し、当該表示手段の画面上で特定の送信先が選択された後に、ユーザからの指示に基づいて、ファックス送信対象となる文書のスキャンを実行し、スキャンにより得られた文書画像を含む文書確認画面を前記表示手段に表示し、
前記複合機は、文書確認が取れたことを示す情報の入力を受けた後に、前記文書画像と、選択された送信先電話番号とを含むファックス送信処理要求を前記ファックス送信制御装置に送信し、
前記ファックス送信制御装置は、前記文書画像及び前記送信先電話番号を含むファックス送信承認要求を前記ファックス送信承認装置にメールで送信し、
前記ファックス送信承認装置は、前記通信ネットワークに接続された承認者用端末に前記文書画像を送信し、当該承認者用端末から承認通知を受信した後に、前記文書画像及び前記送信先電話番号を含むファックス送信実行要求を前記複合機にメールで送信し、
前記複合機が、前記文書画像を、前記送信先電話番号に対応するファックス装置にファックス送信する
ことを特徴とするファックス送信システム。
【請求項２】
前記ファックス送信制御装置は、前記ファックス送信処理要求を受信した後に、前記ファックス送信を識別するためのファックス送信識別情報を生成し、ステータス情報格納手段に格納するとともに、当該ファックス送信識別情報を前記ファックス送信承認要求に含め、更に、前記ファックス送信承認装置は、前記ファックス送信実行要求に前記ファックス送信識別情報を含め、
前記ファックス送信承認装置は、前記ファックス送信識別情報を付加した前記承認に関わるステータス情報を前記ファックス送信制御装置に送信し、
前記複合機は、前記ファックス送信識別情報を付加したファックス送信のステータス情報を前記ファックス送信制御装置に送信し、
前記ファックス送信制御装置は、各ステータス情報を、前記ファックス送信識別情報に対応付けて前記ステータス情報格納手段に格納する
ことを特徴とする請求項１に記載のファックス送信システム。
【請求項３】
複合機と、ファックス送信制御装置と、ファックス送信承認装置とが通信ネットワークに接続されて構成されたファックス送信システムにおいて使用される前記ファックス送信制御装置であって、
送信先識別情報及び送信先電話番号を含む送信先情報を格納した送信先情報格納手段と、
前記複合機における処理内容を記述した制御情報を、前記複合機に送信する複合機処理制御手段と、
前記通信ネットワーク上でメール送受信を行うためのメール通信機能手段と、を備え、
前記複合機処理制御手段は、前記複合機からの要求に基づき、前記送信先情報格納手段から送信先情報を読み出し、当該送信先情報を含む制御情報を前記複合機に送信し、当該制御情報を受信した前記複合機は、当該制御情報に基づき、ユーザが特定の送信先を選択できるように、前記送信先情報を表示手段に表示し、
前記複合機から、送信先の選択がなされたことを示す情報の通知を受けた後に、前記複合機処理制御手段は、文書確認画面情報を含む制御情報を前記複合機に送信し、当該複合機は、受信した制御情報に基づき、スキャンにより得られたファックス送信対象の文書画像を含む文書確認画面を前記表示手段に表示し、文書確認が取れたことを示す情報の入力を受けた後に、前記文書画像と、選択された送信先電話番号とを含むファックス送信処理要求を前記ファックス送信制御装置に送信し、
前記ファックス送信処理要求を受信した前記ファックス送信制御装置における前記メール通信機能手段は、前記文書画像及び前記送信先電話番号を含むファックス送信承認要求を前記ファックス送信承認装置にメールで送信する
ことを特徴とするファックス送信制御装置。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【公開番号】特開２０１１−２１１６００（Ｐ２０１１−２１１６００Ａ）
【公開日】平成２３年１０月２０日（２０１１．１０．２０）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２０１０−７８７６６（Ｐ２０１０−７８７６６）
【出願日】平成２２年３月３０日（２０１０．３．３０）
【出願人】（０００１０２７１７）エヌ・ティ・ティ・ソフトウェア株式会社 (43)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２３年１０月２０日（２０１１．１０．２０）
【国際特許分類】
【出願日】平成２２年３月３０日（２０１０．３．３０）
【出願人】（０００１０２７１７）エヌ・ティ・ティ・ソフトウェア株式会社 (43)
【Ｆターム（参考）】
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