電子会議システム及び議事録作成方法
【課題】電子印鑑を電子会議に適用可能なシステムを提供することにある。
【解決手段】電子印鑑認証サーバは、電子印鑑の印影情報を登録する電子印鑑登録管理部と、利用者に関する情報、電子押印文書に関する情報、承認フローに関する情報を管理するデータベース部と、前記利用者が、電子印鑑を押印する押印イベントが生じて、その情報が電子印鑑認証サーバ側に送られた際に、その正当性を判断した上で受付ける電子印鑑認証部と、を有し、前記文書管理サーバは、電子ペンの入力情報を取得して電子会議議事録を更新する電子会議議事録更新部と、該電子会議議事録更新部により更新された電子会議議事録の内容を前記複数のクライアントコンピュータに送信して書き換えるクライアント側同期更新部と、最終的に完成した議事録に該電子会議参加者の電子印鑑の押印情報を合体させて保存する議事録保存部とを有する。
【解決手段】電子印鑑認証サーバは、電子印鑑の印影情報を登録する電子印鑑登録管理部と、利用者に関する情報、電子押印文書に関する情報、承認フローに関する情報を管理するデータベース部と、前記利用者が、電子印鑑を押印する押印イベントが生じて、その情報が電子印鑑認証サーバ側に送られた際に、その正当性を判断した上で受付ける電子印鑑認証部と、を有し、前記文書管理サーバは、電子ペンの入力情報を取得して電子会議議事録を更新する電子会議議事録更新部と、該電子会議議事録更新部により更新された電子会議議事録の内容を前記複数のクライアントコンピュータに送信して書き換えるクライアント側同期更新部と、最終的に完成した議事録に該電子会議参加者の電子印鑑の押印情報を合体させて保存する議事録保存部とを有する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子印鑑認証システムを用いて電子会議を実現するシステム及び方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来の電子印鑑は印影を表示できるものであった。
【０００３】
その電子印鑑を持つ者の認証処理に適用できる電子印鑑システムはなかった。
【０００４】
特許文献１には、ワークフローシステムにおいて、紙葉での処理と同様に任意位置への押印を可能とし、押印の有無により文書の送付先を決定するシステムが開示されている。しかし、電子印鑑を用いるものでもないし、認証するものでもない。
特許文献２には、１つのフロー定義を複数の業務で利用するワークフロー管理方法が開示されている。
【特許文献１】特開平８−２４１３５５号公報
【特許文献２】特開２０００−２２２５００号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明が解決しようとする課題は、電子印鑑を電子会議に適用可能なシステムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
電子印鑑と電子ペンを用いる。
【０００７】
電子印鑑はＩＤを記録するチップを内蔵するものであって、パスワードなどを本人が記憶していなくてもその本人を確認できる。又、同じものは１個しか作られないから同時に異なる２箇所で用いられる可能性もなく、盗難や紛失の際にもその事実に気づいて届け出ることがしやすい。電子ペンは電子印鑑同様タブレット上で用いるものであって、タブレット上で電子ペンを用いて入力するとあたかも紙にペンで字を書くように手書き情報がコンピュータに取り込まれるものである。
【０００８】
本発明にかかる電子会議システムは、タブレットが接続された複数のクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムであって、前記電子印鑑認証サーバは、前記クライアントコンピュータ側のタブレット上で用いる電子印鑑の印影情報を電子印鑑ＩＤ情報と関連付けて登録する電子印鑑登録管理部と、クライアントコンピュータを用いる利用者に関する情報、該利用者が利用する電子押印文書に関する情報、電子押印文書の承認フローに関する情報を管理するデータベース部と、前記利用者が、クライアントコンピュータ側のタブレット上で電子印鑑を押印する押印イベントが生じて、その情報がコンピュータネットワークを介して電子印鑑認証サーバ側に送られた際に、その正当性を判断した上で受付ける電子印鑑認証部と、を有し、前記文書管理サーバは、前記クライアントコンピュータ側のタブレット上で用いる電子ペンの入力情報を取得して電子会議議事録を更新する電子会議議事録更新部と、該電子会議議事録更新部により更新された電子会議議事録の内容を前記複数のクライアントコンピュータに送信して書き換えるクライアント側同期更新部と、最終的に完成した議事録に該電子会議参加者の電子印鑑の押印情報を合体させて保存する議事録保存部とを有するものである。
【０００９】
請求項２に記載した発明は、請求項１に記載した電子会議システムであって、前記電子印鑑認証部がクライアントコンピュータ側から受ける押印イベントに関する情報は、前記電子印鑑ＩＤ情報であり、該電子印鑑に内蔵されるチップ内に印鑑ＩＤ情報が保存されることを特徴とするものである。
【００１０】
請求項３に記載した発明は、請求項２に記載した電子会議システムであって、電子印鑑の認証が肯定的に行われた場合に、前記電子印鑑認証サーバ側から前記クライアントパソコンに向けて、印影情報が送られ、クライアントパソコン側では、それに基づいて印影を表示することを特徴とするものである。
【００１１】
本発明にかかる議事録作成方法は、タブレットが接続された複数のクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムにおける議事録作成方法であって、あらかじめ利用者の電子印鑑ＩＤ、印影情報、利用者に関する情報に関する情報を電子印鑑認証サーバに登録する印鑑登録ステップと、クライアントコンピュータ側に接続されたタブレット上で電子印鑑が押されて押印イベントが生じた際に、電子印鑑ＩＤを電子印鑑認証サーバに押印イベントがあった旨を通知する押印イベント通知ステップと、当該電子印鑑認証サーバ側で押印イベントを受け取った際に、電子印鑑認証サーバ側のデータベースの情報と照らし合わせて、押印の正当性を判断する電子押印認証ステップと、該電子押印認証ステップにて正当性を認めた押印者に対して電子会議への参加を許可する電子会議参加許可ステップと、該電子会議参加許可ステップにて参加を許可された複数の者が前記クライアントコンピュータ側のタブレット上で電子ペンを用いて議事録の作成及び編集をする議事録作成編集ステップと、該議事録作成編集ステップにて作成された議事録の内容を各参加者が認める押印イベントを取得する押印イベント取得ステップと、該押印イベント取得ステップにて取得した押印が正当であると判断した際に、電子印鑑の印影情報と前記議事録の内容とを合体させて議事録を完成させ保存する議事録保存ステップとを有するものである。
【００１２】
請求項５に記載した発明は、タブレットが接続された複数のクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムであって、前記クライアントコンピュータに組み込まれて機能する押印文書作成手段が、押印文書の押印枠及び電子ペンの記入枠を含む図形又はテキストを作成又は編集してそれらを含むテンプレートを作成するテンプレート作成手段と、既存の文書作成装置により作成された既存の電子文書の印刷出力を該押印文書作成システムに取り込み可能な形式に出力する既存電子文書擬似印刷手段と、該既存電子文書擬似印刷手段により出力された既存電子文書の出力を、前記テンプレートと合体させる文書合体手段と、を有し、前記テンプレート作成手段が作成する押印枠は、その属性として、電子印鑑認証サーバを参照するための情報を持ち、前記テンプレート作成手段が作成する記入枠は前記複数のクライアントコンピュータ側のタブレット上で電子ペンを用いて会議参加者がそれぞれ手書き入力した筆跡を取り入れて合成するものである。
【００１３】
請求項６に記載した発明は、請求項５に記載した電子会議システムであって、前記電子ペンは、それを使用する会議参加者の有する電子印鑑の情報と共通の情報を有し、前記文書管理サーバが電子ペンの筆跡を取り入れる際に対応する電子印鑑の情報との共通性を確認した上で議事録の編集処理を実行するものである。
【００１４】
請求項７に記載した発明は、タブレットが接続されたクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムであって、管理される議事録は、押印枠と電子ペンの記入枠を有するテンプレートと既存の電子文書とを合体させたものであり、該押印枠は電子印鑑認証サーバを参照するための情報をその属性として有しており、前記文書管理サーバは、押印枠が属性として有する電子印鑑認証サーバに関する情報に従い、承認すべき会議参加者に対して、押印手続きを促すものである。
【００１５】
請求項８に記載した発明は、請求項７に記載した電子会議システムであって、前記文書管理サーバは、誰がいつどの議事録に押印したかに関する押印履歴情報を管理する押印履歴情報管理部と、誰がいつ電子ペンの記入枠にどの筆跡を残したかに関する筆跡履歴情報を管理する筆跡履歴情報管理部とを有するものである。
【００１６】
請求項９に記載した発明は、タブレットが接続されたクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムにおける議事録作成方法であって、前記文書管理サーバの管理する議事録が、空の情報を有するテンプレートを名前をつけて保存する空テンプレート保存ステップと、既存の議事録のサンプルイメージを擬似印刷手段により出力するサンプルイメージ印刷ステップと、該サンプルイメージ出力手段により出力された既存の議事録のサンプルイメージを、前記空テンプレート保存ステップにて保存されたテンプレートと合体させる空議事録作成ステップと、該空議事録作成ステップにて合体させた空議事録を参照しつつ、前記空テンプレートに対して、押印枠と電子ペンの記入枠を含む図形要素を作成し、保存するテンプレート完成ステップと、議事録の作成を欲する元の議事録を読み込み擬似的に印刷出力する元議事録印刷ステップと、該元議事録ステップにて出力された既存の議事録を前記完成させたテンプレートと合体させる議事録作成ステップと前記電子ペンの記入枠に会議参加者の電子ペンを用いた手書き筆跡を取り込む手書き筆跡取得ステップとを有し、押印文書の改ざんを許さないものとしたことを特徴とするものである。
【００１７】
請求項１０に記載した発明は、請求項９に記載した議事録作成方法であって、前記テンプレート完成ステップにて作成する押印枠は、単に押印する位置を特定するのみならず、その属性として承認順位に関する情報を有し、前記電子ペンの記入枠は、単に手書き筆跡を取り込むのみならず、その手書き筆跡が会議参加者のうちの誰のものであるかに関する手書き筆跡情報をも有するものである。
【００１８】
請求項１１に記載した発明は、タブレットが接続されたクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムにおける議事録作成方法であって、前記議事録の有する承認順位に関する情報に従って、当該議事録を押印すべき会議参加者に対して押印手続きを促す押印手続き促進ステップと、該押印手続き促進ステップにて押印手続きを促したことに基づいて、当該押印すべき会議参加者が押印手続きをした情報を取得する押印履歴情報取得ステップと、該押印履歴情報取得ステップにて取得した押印履歴情報及び前記電子ペンの記入枠の手書き筆跡情報を、会議参加者の求めに応じて提供する押印履歴及び手書き筆跡情報提供ステップとを有するものである。
【００１９】
請求項１２に記載した発明は、請求項１１に記載した議事録作成方法であって、押印すべきすべての会議参加者が押印を完了した場合に、当該議事録を作成した会議参加者に通知を送る押印完了通知ステップをさらに有するものである。
【００２０】
請求項１３に記載した発明は、タブレットが接続されたクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムにおける議事録作成方法であって、前記議事録の有する承認順位に関する情報に従って、当該議事録を押印すべき会議参加者に対して押印手続きを促す押印手続き促進ステップと、該押印手続き促進ステップにて押印手続きを促したことに基づいて、当該押印すべき会議参加者が押印手続きをした情報を取得する押印履歴情報取得ステップと、該押印履歴情報取得ステップにて取得した押印履歴情報に基づいて、他の押印すべき会議参加者にすでに配布した当該議事録を書き換える議事録書換えステップとを有するものである。
【００２１】
請求項１４に記載した発明は、タブレットが接続されたクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムにおける議事録作成方法であって、前記議事録の有する承認順位に関する情報に従って、当該電子押印文書を押印すべき会議参加者に対して押印手続きを促す押印手続き促進ステップと、該押印手続き促進ステップにて押印手続きを促したことに基づいて、当該押印すべき会議参加者が押印手続きをした情報を取得する押印履歴情報取得ステップと、該押印履歴情報取得ステップにて取得した押印履歴情報に基づいて、押印者の押印完了をイベントとして、ワークフローに基づく次の押印者へ当該議事録を電子メールに添付して配信する議事録配信ステップとを有するものである。
【発明の効果】
【００２２】
本発明は、以上により構成されているから、電子会議の参加者のそれぞれが電子ペンで手書き入力による議事録作成及び編集行為をしつつ議事を進行し会議の終了時点においてその議事録が完成し、会議参加者の押印手続も完了して議事録を保存できるシステムを提供できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２３】
以下、図面を参照しつつ、本発明を実施するための最良の形態を説明する。図７は、本発明の電子印鑑認証システムのハードウェア構成を示す図である。クライアント側の構成は、電子印鑑５０とタブレット４０とパソコン３０とからなる。電子印鑑５０には、チップＩＣと座標指示装置とが組み込まれている。チップＩＣには、その電子印鑑５０のＩＤ番号が記録されている。タブレット４０は、電子印鑑５０の位置を読み取るための装置であり、ＵＳＢケーブルにてパソコン３０と繋がっており、電子印鑑５０の位置及びＩＤ番号をパソコン３０に通知するともに押印のイベント（タブレット４０の上で電子印鑑５０が押されたという情報）を通知することができるものである。特許文献２に開示されているタブレット４０及び電子印鑑５０を用いることができる。電子印鑑５０をより詳細に説明したのが図９である。電子印鑑５０の内部には特許文献２に開示されているようなタブレット４０とやりとりするのに必要な回路が含まれており、特に内蔵ＩＣチップ５１には個々の電子印鑑を識別可能なＩＤ番号が組み込まれている。このＩＤ番号は印鑑ごとに固有なデータであり同じものは存在しない。押印ボタン５２は押印時にクリックするのに用いられる。押印面５３は現実の紙の上に押印することも可能なものであり、名前が刻印されている。朱肉を付けて押印するか、インク内蔵タイプのものとするかは選択可能である。
【００２４】
パソコン３０で取得した電子印鑑５０のＩＤ番号、そして押印のイベントをインターネット９０を介して、電子印鑑認証サーバ１０に送る。電子印鑑認証サーバ１０は、データベース部１００、サーバ設定管理部２００、電子印鑑登録管理部３００及び電子印鑑認証部４００とを有している。図８は、電子印鑑認証サーバのハードウェア構成を示す図である。データベース部１００はユーザマスタ１１０、アプリケーションマスタ１２０及びエクセル入出力部（図示は省略する。なお「エクセル」は米国マイクロソフト社の商標。）を含む。ユーザマスタ１１０はこのシステムを使用する者の会社名、部署、名前、役職、電話、メールアドレス、有効期限、パスワード（使う場合のみ）などのマスタ情報を登録する部分である。アプリケーションマスタ１２０は押印権限やワークフローに関する情報、回覧順に関する情報などを登録する部分である。ここで「ワークフロー」とは、稟議書や押印申請書などをその組織内の決められた手続に従って回覧、押印する流れのことをいう。エクセル入出力部はクライアントコンピュータとの間の入出力インターフェイスを司る部分である。
【００２５】
サーバ設定管理部１７０はサーバにアクセスする権限を有する者のみがアクセスし設定することができる部分である。この電子印鑑認証サーバを複数の会社で共用する場合もあるので階層的に管理者を特定してサーバの設定やデータベースのアクセス許可権限レベルを設定する。電子印鑑認証サーバ１０へのログインも電子印鑑を用いて行うことができる。電子印鑑登録管理部１８０は電子印鑑ＩＤ番号と印影情報を登録して管理する部分である。電子印鑑認証部１９０は電子印鑑認証サーバ１０が受信した電子印鑑ＩＤ番号とサーバに登録されている電子印鑑ＩＤ番号及びマスタ情報と一致しているか否かを照合し、一致していれば認証履歴をサーバへ書き込み、クライアントには押印許可を与え登録印影を送信する。押印許可を得たクライアントは受け取った印影を押印したファイルへ書き込む。ここで認証履歴とは会社コード、ユーザコード、サーバ番号、会社名、ユーザ名、認証種（電子印鑑かＩＤパスワードか、またはその両方のうちのいずれか）、受付日、受付時刻などを含む情報であって必要ならばクライアント側パソコンのＩＰアドレスやＭＡＣアドレスなどを含めることもできる。クライアントとサーバとの通信データは公開鍵を用いた暗号処理を行うことにより改ざんされるリスクを避けることができる。
【００２６】
次にある会社組織がこのシステムを導入した場合の電子印鑑認証サーバの動作を説明する。まずユーザの会社のシステム管理者が電子印鑑認証サーバへログインしてログイン画面で電子印鑑を押印して認証を受ける。その会社の利用者全員の電子印鑑のＩＤ番号とそれを使うユーザ情報を登録する。クライアントのパソコンにタブレットを接続し電子印鑑とその印影データを保管したフレキシブルディスクを準備する。管理者権限で電子印鑑認証サーバに接続しログインする（図１）。システム管理者が自分の電子印鑑をすでに登録している場合には自分の電子印鑑を押印欄に押す動作をすることによってログインが可能である。まだ登録してない場合にはＩＤとパスワードでログインすることになる。ログインが完了すればメニュー画面が現れる（図２）。今システム管理者がユーザ情報の登録を行うので図２のメニュー画面の中の「ユーザマスタ」のボタンを選択し、クリックするとユーザマスタの画面が現れる（図３）。ユーザマスタは、会社コード、会社名などの会社情報、ユーザコード、ユーザ名、電話番号、ファクシミリ番号、部署名、役職名、スーパーバイザーか否か、電子メールアドレス、ユーザＩＤとパスワード、有効期間、印影ＩＤ、登録の有無などのユーザの情報を設定、登録、管理などをする。ここでスーパーバイザーとは、会社閲覧権限の有無をいい、この権限を持つユーザのみ他のユーザに対しスーパーバイザー権限と会社閲覧権限を設定することができる。権限ないユーザがログインした場合はこの項目は表示されない。電子印鑑を新しく登録するにはユーザマスタの画面から「電子印鑑登録」のボタンを押して印影登録処理の画面に進む（図４）。
【００２７】
印影登録用のパスワードを入力してから登録することにより、印影登録処理がなされる。電子印鑑の中にあるＩＤチップのＩＤと印影情報が対応づけられて登録される。すでに登録済みの印影を削除する際は、図４の印影削除ボタンをクリックする。図２のメニュー画面でアプリケーションマスターのボタンを選択することにより、アプリケーションマスター画面が現れる（図５）。画面上部の会社名の欄でプルダウンボタンをクリックして会社を選択する。すると、選択した会社に登録されているアプリケーションが表示される。ここでアプリケーションとは、押印申請書、契約書管理、見積書デモ、社内業務、通販システム、テストシステムなどの当該会社で社内文書として通用しているものをいう。右上の欄には選択したアプリケーションに登録されているアプリフェーズが表示される。ここでアプリフェーズとは、係長、課長、総務受付、総務部長など、当該文書を承認する権限を有し押印すべき役職をいう。さらにその下の欄には選択したアプリフェーズに登録されているユーザが表示される。アプリフェーズのひとつひとつの役職に対応する人間がどのユーザなのかをユーザ名、会社名などを特定して表示する。選択されたアプリフェーズのユーザの有効期限を定めることができ、ユーザ名の下に表示される。右下には終了ボタンの隣に修正ボタン及び照会ボタンが設けられている。データを修正する必要があるときは修正ボタンを押して修正モードに変更する。デフォルトでは照会モードになっている。図２に示すメニューには、エクセル入出力ボタンが設けられているが、ユーザマスタの情報やアプリケーションマスタの情報を電子印鑑認証サーバの機能を用いて入力する以外に他のコンピュータでエクセル（米国マイクロソフト社の商標）の入力をしてファイル化したものを取り込むことも可能であり、また逆に電子印鑑認証サーバの機能を用いて入力した情報をエクセル出力して他のコンピュータに出力することも可能である。
【００２８】
図６は、電子印鑑認証サーバとクライアントパソコンとの基本プロトコルを示している。初期処理において押印処理を事項するクライアントパソコン側は公開鍵の情報を電子印鑑認証サーバから取得する。クライアントパソコンにＵＳＢケーブルなどで接続されたタブレットなどで電子印鑑を押印すると、クライアントパソコンは電子印鑑内部にあるチップＩＤが有するＩＤ情報を先ほど取得した公開鍵によって暗号化して電子印鑑認証サーバに送る。それを受け取った電子印鑑認証サーバでは、電子印鑑認証処理をユーザマスタやアプリケーションマスタを比較することによって実行する。クライアントパソコン側で押印イベントが発生すると、電子印鑑認証サーバ側ではその情報を取得して印影情報をクライアント側に送る。クライアント側はその印影情報を取得して画面上に押印した印影を表示させる。押印履歴情報についてもクライアント側と電子印鑑認証サーバ側とでやりとりされる。押印履歴情報とは、誰がいつどこでどの文書に押印したかを特定するための情報である。
【００２９】
図１０は、クライアントパソコン３０または３５が電子印鑑認証サーバ１０との協働により電子印鑑によるログイン処理を実行する際のフローを示したものである。まず初期処理がなされ、電子印鑑認証サーバから初期情報を取得する（電子印鑑認証サーバ１０はこのとき会社情報及び公開鍵をクライアントパソコンに返す）。クライアントパソコンを用いてユーザの誰かがログインのための押印動作をすると押印イベントが発生し、クライアントパソコンはその押印に用いられた電子印鑑のチップＩＤをタブレットを通じて取得する。初期処理で取得した公開鍵を用いて電子印鑑のチップＩＤを暗号化してファンクションコード及び付帯情報と共に電子印鑑認証サーバ１０に送る。電子印鑑認証サーバ１０は、受け取ったチップＩＤ（公開鍵で暗号化されたもの）とファンクションコードを元に当該ユーザがログイン権限を持っているかどうかを判断する（このログイン権限の正当性の判断は暗号をかけた状態で比較するのが望ましい。ＩＤ番号を盗まれるリスクを回避するためである）。ログイン処理が正常に行われた場合は受付番号、印影情報、押印履歴情報をクライアントパソコンに返す。クライアントパソコンでは、印影情報及び押印履歴情報を取得してログイン画面に印影を表示する。
【００３０】
図１１は、クライアントパソコン３０または３５が電子印鑑認証サーバ１０との協働により電子印鑑による押印処理を実行する際のフローを示したものである。まずクライアントパソコン３０または３５に受付番号がセットされているかどうか判断する。されていた場合は、その受付番号をサーバに送る。電子印鑑認証サーバ１０は、受け取った受付番号を元に印影及び押印履歴情報をクライアントパソコン側に渡す。クライアントパソコン３０または３５は、サーバ側から印影及び押印履歴情報を取得し、押印文書の押印欄に既に押された印影を表示する。押印欄は通常複数あるので、その複数の押印欄のうちまだ受付番号がセットされていないものがあれば、図１０と同様に初期処理がなされ、電子印鑑認証サーバから初期情報を取得する（電子印鑑認証サーバ１０はこのとき会社情報及び公開鍵をクライアントパソコンに返す）。クライアントパソコンを用いてユーザの誰かが押印動作をすると押印イベントが発生し、クライアントパソコンはその押印に用いられた電子印鑑のチップＩＤをタブレットを通じて取得する。初期処理で取得した公開鍵を用いて電子印鑑のチップＩＤを暗号化してファンクションコード及び付帯情報と共に電子印鑑認証サーバ１０に送る。電子印鑑認証サーバ１０は、受け取ったチップＩＤ（公開鍵で暗号化されたもの）とファンクションコードを元に当該ユーザがログイン権限を持っているかどうかを判断する。ログイン処理が正常に行われた場合は受付番号、印影情報、押印履歴情報をクライアントパソコンに返す。クライアントパソコンでは、印影情報及び押印履歴情報を取得して押印文書に印影を表示する。
【００３１】
図１２は、認証サーバ管理権限を与えられた管理者がログインする処理を示すものである。図１０に示す一般利用者のログインとフローチャートはほとんど同じであるが、ファンクションコードの内容や、スーパーバイザー機能の違いなどがある。
【００３２】
図１３は、クライアントパソコン３０または３５と、電子印鑑認証サーバ１０との協働により、印影登録処理を実行するフローである。図１１に示すフローと似ているが、電子印鑑認証サーバ１０において行われる処理が印鑑ＩＤ及び印影の登録処理である点が異なる。
【００３３】
図１４は、クライアントパソコン３０または３５がコンピュータネットワーク（インターネット又はイントラネット）を介して、電子印鑑認証サーバ１０及び文書管理サーバ２０と協働する様子を示した図である。クライアントパソコン３０または３５の内部には、押印文書作成手段６０があり、押印文書作成手段６０はエディタ及びライタを含んでいる。エディタは押印欄をテンプレート上に作成する機能を有する。押印文書作成手段６０は後述するように擬似プリンタをも有しており、一般的なワープロ文書や表計算ソフトの出力を擬似的なプリンタ上に出力してそれをテンプレート（押印欄を有するもの）とライタの機能により合体させて一つのファイル（ここではｂｗｂという拡張子を有するもの）を作り、電子押印文書を作成するものである。
【００３４】
電子印鑑により押印することとなる電子押印文書を作成するには、そのユーザは、押印文書作成手段６０がインストールされたクライアントパソコン３０または３５を用いる必要があるが、単に電子押印文書を閲覧し、押印するだけのユーザは押印文書作成手段６０を使わずに押印文書閲覧手段８０を用いればよい。押印文書閲覧手段８０は、文書の中身を修正することはできない。押印欄に押印履歴情報を付け加えたり印影を表示させたりすることができるものである。
【００３５】
図１５は、押印文書作成手段６０の有する３つの機能を表示した機能ブロック図である。初期設定、エディタ、ライタの３つの機能はそれぞれコンピュータプログラムによって実現されるものであって、コンピュータのＣＰＵがその時々に応じて他の機器と共に果たす機能を便宜上空間的に示したものである。
【００３６】
図１６は、図１４に示した文書管理サーバ２０の有する４つの機能を表示した機能ブロック図である。文書管理データベース２１０は、押印文書を様々な情報と関連付けて管理する部分である。押印状況管理手段２２０は、押印文書に押印すべき社内のワークフローがどこまで進んでいるかを管理する部分である。電子メール配信手段２３０は、次の押印すべき人に押印文書をメールに添付して送る機能を有する部分である。押印文書作成手段または電子印鑑認証サーバとの中心手段２４０は、インターネット又はイントラネットを介して他のコンピュータと通信する機能を有する部分である。
【００３７】
図１７は、クライアントパソコン３０または３５において押印処理を実行する際のフローチャートである。ステップ１７００で始まり、ステップ１７０５において印刷する。この印刷は前述したｂｗｂ文書を作成して画面に表示することを意味する。ステップ１７１０において図示しない電子印鑑認証サーバ１０とのやり取りの結果、ログイン処理がなされ、ログイン権限有りと認められたユーザーであることを前提にステップ１７１５に進む。ステップ１７１５では、この利用者が押印文書のワークフローやアプリフェーズなどの設定変更を希望する場合に、認証サーバからアプリフェーズを取得して（ステップ１７２０）ワークフロー設定画面にて設定変更処理を行う（ステップ１７３０）。そうしてできた押印文書が新規文書となる場合には（ステップ１７４０でＹＥＳ）の場合にはシリアル番号を生成し（ステップ１７４５）、文書管理サーバに情報を送信し、文書番号を取得し（ステップ１７５０）、ｂｗｂファイルにデータを書き込む（ステップ１７６０）。ステップ１７４０で新規文書ではないと判断された場合には、文書管理サーバに情報を送信し（ステップ１７５５）、ｂｗｂファイルにデータを書き込む（ステップ１７６０）。その結果新規文書となった場合または最終押印となった場合には文書管理サーバにｂｗｂファイルを送信して（ステップ１７６５）終了する（ステップ１７７５）。新規文書でもなく最終押印でもない場合は一旦処理が終了するが、次の押印者によりステップ１７００からの処理が繰り返される。
【００３８】
図１８は、サーバとクライアントパソコンとの間をインターネットまたはＬＡＮで結ぶ様子を示した図である。左側に文書管理サーバ２０と電子印鑑認証サーバ１０を描いてあり右側にクライアントパソコン３０及び３５を描いている。文書管理サーバ２０は押印文書を管理するサーバであって、文書管理機能のほかその押印文書が複数の人に承認して押印手続をしてもらう必要がある性格上、システム管理機能を持ち電子メールなどの通信を管理する機能を備えている。電子印鑑認証サーバ１０は、電子印鑑の認証、ＩＤパスワードの認証、マスタファイルの管理、文書番号の発行、管理を行うサーバである。この図では２つのサーバを分けて描いてあるが、１つのサーバコンピュータで両者の機能を併せ持つ実施例も可能である。クライアントパソコン３０は、押印文書作成手段６０を有するコンピュータであって、押印文書はこの機能を用いて作成される。クライアントパソコン３５は押印文書閲覧手段８０を有するコンピュータであって、押印文書を書き換える機能は持たないがその押印文書を承認すべき利用者が電子印鑑を用いて押印手続を行うのに用いられるコンピュータである。図１８に示すようにサーバ側とクライアントパソコン側とはデータトランスミットにはウェブサービスやＨＴＴＰプロトコルが用いられ、フレームワーク、ソープ（ＳＯＡＰ）などの通信プロトコルを用いてやりとりされる。
【００３９】
図１９は、クライアントパソコン３０で押印文書を作成する際のログイン画面である。押印文書を作成する者が、適切な権限を持っていることを電子印鑑認証サーバに問い合わせてマスタファイルとの照合などにより確認した上で文書作成許可を取得して作業を開始することになる。図２０は、押印文書の初期設定のうち基本設定をする画面を示している。用紙サイズの選択、カバーページの有無、有効期間、帳票形式、パスワードの設定を基本設定として設定する。有効期間とは、この押印文書が最終押印者の承認を得るまでどのくらいの期間を有するかを予測した上で設定される数値であって、その有効期間を過ぎれば、この文書に押印しようとしても押印できなくなる。帳票形式では普通伝票か複写伝票かを選択できる。普通伝票は、例えば請求書が複数枚あって、それに対してまとめて承認を受ける必要がある場合に用いる。複写伝票は、納品書、請求書、領収書などのように中身が同じで伝票の罫線の色とタイトルが違うなどの場合に用いられる。パスワードは、必要な場合に設定される機能であってパスワードを知らない押印者にこの文書を見せないために用いられる。基本設定の内容が決定したらＯＫボタンを押して確定させる。
【００４０】
図２１は、押印文書の初期設定のうち、サーバー設定の画面を示したものである。電子印鑑認証サーバのＵＲＬを記述することによりこの押印文書の文書番号の発行、押印された電子印鑑の認証、ＩＤパスワードの認証、マスタファイルの参照をすべきサーバコンピュータの特定がなされる。複数の会社に渡ってスーパーバイズする権限を持つ管理者が見る場合は、会社名はプルダウンボタンをクリックすることによって選択される。通常は１つの会社のみで押印文書のやりとりがなされるのでこのプルダウンボタンをクリックしてもその会社しか選択できない。アプリケーション名ではプルダウンボタンをクリックすることにより押印申請書、請求書、稟議書、事業計画書などその社内で定型的に用いられている社内文書の種類が選択できる。文書管理サーバのＵＲＬを記述することによって当該押印文書を保管すべきサーバコンピュータの特定がなされる。自動連番のチェックボタンをクリックすることにより文書番号の採番が自動的になされる。また押印の同期のチェックボタンをクリックすることにより、他の押印者による押印の事実が瞬時に反映される。ここでＯＫボタンをクリックすることによって設定が確定される。
【００４１】
図２２は、押印文書に文書番号が付される様子を示した図である。押印文書が作成される過程においてクライアントパソコン３０と電子印鑑認証サーバ１０とのやり取りにより文書番号の取得がなされ、押印文書の右上などの適切な位置にそれが付される。文書管理サーバ２０においてもこの文書番号を頼りにしてデータベースが構築され、文書の管理がなされる。
【００４２】
図２３は、押印文書に押印すべき者が係長、課長、部長の３人である場合、３人がそれぞれ印鑑を押す際にサーバとのやりとりを行って押印権限を、電子印鑑認証サーバ１０において照合し押印文書中の押印履歴情報を書き換えて文書管理サーバ２０に保存することを示す図である。
【００４３】
図２４は、押印すべき押印者がクライアントパソコン３５（押印文書閲覧手段８０）を用いて押印手続を行おうとする際の文書管理サーバ２０及び電子印鑑認証サーバ１０とのやり取りを示す図である。ここでは押印文書の初期設定において押印の同期が選択されていないものとする。その場合、押印文書閲覧手段８０は文書管理サーバ２０へ印鑑情報を要求する。この押印文書に他人がした押印文書手続を反映させるためである。文書管理サーバ２０はそこに保存している押印文書において押印されている印鑑ＩＤ及び押印の受付番号をＣＳＶ形式でクライアントパソコン３５に返す。クライアントパソコン３５は当該押印文書に受領コードを書き込み対応する電子印鑑の印影情報を電子印鑑認証サーバ１０に要求する。電子印鑑認証サーバは対応する印影情報をクライアントパソコン３５に渡すと、クライアントパソコン側はそれを取得し押印文書にその印影を書き込む。これにより、クライアントパソコン３５の画面上に押印した印影が表示されるから紙の文書に押印するのと同等の使い勝手をもたらす。
【００４４】
図２５は、クライアントパソコン３５を用いて押印しようとする者がアプリケーションの内容に変更を加えようとする場合のフローチャートである。アプリケーションについて設定を変更しようとする内容（会社コード、アプリケーションコード、印鑑名、印鑑ＩＤ）を文書管理サーバ２０に送る。文書管理サーバ２０は、その情報をアプリケーションファイルに書き込む。
【００４５】
図２６は、押印文書閲覧手段８０を用いて押印者がまさに押印した場合のフローチャートを示す。当該押印文書がいまだに文書番号を取得していない初めての文書であった場合には、文書管理サーバ２０に対して文書番号を要求する。文書管理サーバ２０は、押印文書データベースに新規レコードを作成し、押印文書閲覧手段に文書番号を返す。押印文書閲覧手段８０はその文書番号を取得し押印文書に文書番号を登録する。押印した文書が初めての文書でなかった場合は文書閲覧手段８０は押印された情報を文書管理サーバに送信し、文書管理サーバ２０は押印情報を文書データベースのレコードに書き込む。（文書番号の発行は最初の押印者が押印完了した直後になされることを前提にしているが、文書番号発行を最初の押印の際にはせずに、２番目の押印者あるいは３番目の押印者など他の押印のタイミングで実行することもできる。２番目あるいは３番目の押印者が誤字脱字などを発見し電子押印文書をより完全なものにすることが考えられるので、完成度の高い文書になった段階で文書番号を発行することが無駄のない文書管理の面で好ましいからである。）
【００４６】
図２７は、図２０と同様に押印文書閲覧手段の初期設定を示す画面であるが、この例では会社コードやアプリケーションコードの設定も可能となっている実施例を示している。
【００４７】
図２８は、押印文書作成手段６０において押印文書のテンプレートの初期設定を行う場合にテンプレートとして３ページで構成されるものを作成し、３枚目以降を繰り返しを指定して普通伝票の設定を用いるケースを示した説明図である。押印文書作成手段６０は、後述するようにテキスト作成手段や図形作成手段を有しておりそれを用いて罫線や押印欄などを含むテンプレートを作成する機能を有する。図２８の左上に示す元になる書類はここでは見積書であって１枚目は表紙で２枚目は説明書きで３枚目と４枚目と５枚目が実際の見積書（この見積書には罫線や押印欄などは含まれていない。）である。そしてこの書類は一般的なワープロソフトまたは表計算ソフトで作成されたものとし、その電子ファイルも手元にある。押印文書作成手段６０は、図２８の左下に示すような３ページに渡るテンプレートを電子的に作成するものである。１枚目のテンプレートには押印欄が設けられ、必要ならば３枚目のテンプレートにも押印欄が設けられる。元になる書類をそれを作成するのに用いたプログラムを立ち上げた上で印刷メニューを選択し、プリンターとして現実のプリンターではなく押印文書作成手段６０が有する擬似印刷手段を出力先とすることによりここで作成したテンプレートと元になる文書とを合体させて１つのファイル（押印文書）として保存することが可能になる。こうして保存された押印文書はここではｂｗｂを拡張子とする電子ファイルであって、文書の内容は書き換えることができず押印に関する情報（押印履歴情報）のみを書き換えられるものである。今普通伝票の設定で３枚目以降繰り返しを指定した場合には、図２８の右側に示すように作成された電子押印文書においては３ページ目以降のページがテンプレートの３ページ目以降のデザインを適用して作成される。
【００４８】
図２９は、納品先、品名、数量、金額などが入力された１ページだけで構成される文書を元に請求書、納品書、受領書で構成される３枚綴りの請求納品書を作成する場合に複写伝票を選択して３枚複写を指定する場合を説明する図である。この場合、テンプレートは３ページから構成されるが、その各々はほぼ同じデザインを踏襲するものであってタイトルや罫線の色が異なるのみである。この設定で１ページからなる元の書類にテンプレートを適用すると作成される電子押印文書は３枚綴りの請求納品書のそれぞれに納品先、品名、数量、金額が読み込まれた文書として作られる。
【００４９】
図３０は、設計図などの元になる文書にカバーページを付ける場合を説明する図である。元になる書類は設計図だけであるが、テンプレートがカバーページとテンプレート１ページで構成され「カバーページ有り」、「普通伝票」、「１枚目以降繰り返し」を指定することにより図３０の右側に示すような電子押印文書が作成される。
【００５０】
図３１は、押印文書作成手段６０を起動してテンプレートを作成しようとする際に表示される初期画面である。図３１に示すように図形作成機能やテキスト編集機能などの通常図面を作成するための機能のほか印鑑を押す押印欄を作成する手段やそれに対応してワークフローを設定する手段などが含まれている。新規にテンプレートを作成しようとする際には図３１に示すように何等まだテンプレートが作られていない真っ白な状態で表示されるが、既成のテンプレートのファイルを開いたときには図３１に示す画面に作成済みのテンプレートが表示される。
【００５１】
図３２は、テンプレートを元になる文書と合体させないで単独で保存する場合の保存画面である。ここではテンプレートと名づけられたフォルダに請求納品書という名前で保存される場合を示しており、拡張子はｍｇｔとなっている。このように保存されたテンプレートは社内的に異なる部署でも使われる可能性がある汎用性の高いものである。また長期にわたって使う可能性のあるものである。
【００５２】
図３３は、電子押印文書を作る際に元になる文書（ワープロ文書や表計算シート）を作成したプログラムにおいて印刷メニューを選択しプリンタとして現実のプリンタではなく仮想的に作られた擬似プリンタ（ここではＢ２ｗｉｎＢ Ｄｒｉｖｅｒ／Ｃ）に出力する操作を示す画面である。特にこの図では表計算ソフトの印刷出力画面となっている。この操作により元になる文書の印刷イメージがそれを作成したプログラムから独立した形で電子押印文書作成手段に取り込み可能なものとなる。図３４は、この擬似プリンタのプロパティの設定画面でありここではＡ４の横サイズで出力することを選んでいる。ここでＯＫボタンを押して印刷画面に戻りさらに印刷画面でＯＫボタンを押すと図３５が表示される。図３５は、テンプレートの選択画面である。前述したテンプレートフォルダに保存されているテンプレートが選択可能であり、今「請求納品書」が選択可能となっている。これを選択し選択ボタンをクリックすると、図３６の画面が表示される。図３６は、パスワードの入力画面であり今選択したテンプレートがパスワードを要求するものである場合にこの画面が表示される。正しいパスワードを入力してＯＫボタンを押すことにより元の文書と当該テンプレートの合体がコンピュータ上でなされてｂｗｂを拡張子とする電子押印文書のファイルが作成されることになる。図３７は、そのようにしてできるｂｗｂファイルの保存画面である。図３７においては、ファイル名が請求納品書サンプルイメージとなっている。
【００５３】
押印文書作成手段６０は、前述したように図面作成手段やテキスト作成手段や押印欄作成手段を有するものであるがテンプレート（拡張子がｍｇｔ）のファイルを読み込んで編集することができるのみならず、押印文書（拡張子がｂｗｂ）のファイルを読み込んで編集することもできる。その編集成果はテンプレートとしての保存もできるし押印文書としての保存もできる。テンプレートとして保存した場合には、ワープロソフトや表計算ソフトで作成された元の文書とは切り離されてテンプレートとして独立して保存される。まったくゼロからテンプレートを作成しようとする場合は、レイアウトなどを決めるために試行錯誤を必要とするから図３７では作業途中のものであることを示すために「請求納品書サンプルイメージ」としたものである。
【００５４】
図３８では、「請求納品書サンプルイメージ」という名前の押印文書（ｂｗｂファイル）を押印文書作成手段６０で開いた画面である。ここでは、まだテンプレートの中身ができていない状態で空のテンプレートであるために罫線も押印欄もない状態である。従ってワープロソフトまたは表計算ソフトで作成した文書イメージがそのまま表示されている。ただし、元の文書を作成したプログラムとは関係なくイメージとして表示されているだけであるから、その内容についての編集はできない。
【００５５】
図３８のｂｗｂファイルを一旦閉じて今度は「請求納品書」という名前のテンプレートファイルを編集して完成させるために開く。図３９は、押印文書作成手段６０がテンプレートファイルを開く画面である。図４０は、テンプレートファイルを開いた状態で更にさきほど作った「請求納品書サンプルイメージ」というｂｗｂファイルを開く画面である。押印文書作成手段６０は、このようにテンプレートファイルを開いた状態で更にｂｗｂファイルを開いて重ね合わせて表示することができる（図４１）。これによりワープロや表計算で作られた元の文書に適切なレイアウトを有するテンプレートの作成が可能になる。
【００５６】
図４２は、サンプルイメージを参照しつつ前述の図形作成手段やテキスト作成手段を用いてテンプレートを編集する様子を示した図である。図４３は、押印枠を作成する様子を示した図である。ここでは部長、課長、係長の３つの押印枠が作成されている。レイアウト機能や拡大縮小機能などを用いて全体的なデザインの調整が図られる。テンプレートの１ページ目が完成したら、必要に応じて２ページ目やカバーページなどの作成などもする。図４４は、テンプレートファイルのファイル情報の表示画面である。ファイル名や作成日時、更新日時は自動的に入力される。管理の都合上必要ならばタイトルやコメント欄にそのテンプレートを識別する情報や説明する内容などを入れることができる。図４５は、完成させたテンプレートファイルのプレビュー表示画面である。出来上がりを確認した上で必要ならば印刷もできる。出来上がりを確認して問題なければ完成したテンプレートを保存する。このとき特にサンプルイメージを気にすることなくテンプレートの保存を実行すればテンプレートのみがサンプルイメージと切り離されて保存される。
【００５７】
図４６は、押印文書作成手段６０の有する印鑑メニューを説明する図である。押印枠は３つないし５つほど連ねて設けることが通常なされる。そこで３連、４連、５連などのメニューが準備されており例えば３連のメニューを選んで押印すべきスペースの左上に一旦マウスカーソルを落として押印すべきスペースの右下までドラッグすることによって自動的に３つの押印枠が作成される。それぞれの押印枠の中央には「押印」という文字が表示される。この押印という文字の表示は、その位置に押印者が押印すべきことを意味する。一旦作った上で再調整も可能である。
【００５８】
図４７は、押印枠の設定画面（印鑑ダイアログボックス）である。本発明においては押印枠は単に印鑑を押印するだけでなく、押印履歴情報（押印日時、場所などに関する情報）やワークフロー（回覧や押印の順番）の情報をも有するものである。押印枠を選択した上でプロパティを選択するかまたは押印枠をダブルクリックすることにより印鑑ダイアログボックスが表示される。「全体タブ」では作成する押印枠全体について押印者名の文字のフォント、押印枠の線の色、押印枠の線種を指定する。印鑑タブは、押印枠の数と同じだけ準備され、ここでは３連なので、印鑑１、印鑑２、印鑑３の３つのタブが準備されている。図４８は、印鑑タブの設定画面である。押印者名、押印欄に表示するキャプション等の設定である。ここで押印欄のキャプションとは、押印枠の中に表示する文字であって、例えばその押印者がワークフロー上押印できる場合に「押印」と表示し、承認ルートの前の順序の押印者がまだ押印していないためこの押印欄に押印できない場合に「未承認」と表示することをいいその表示する文字列をこの印鑑タブ設定画面で設定できる。従って、図４８で表示されている「押印」の部分に「印を押してください」とし、「未承認」のところに「まだ押せません」とすると電子押印文書の押印枠にその通りに表示されることになる。ワークフローの設定もこの画面でできる。ルートＡ、ルートＢなどの設定をするがそれについては別の図面を参照しつつ後述することにする。
【００５９】
図４９は、印鑑ダイアログボックスの印鑑タブで、印鑑１を開いた画面である。初期設定で指定したアプリケーション名に関連付けたアプリフェーズが認証サーバから呼び出され表示される。プルダウンメニューにより押印権限を与える者を指定する。例えば、アプリフェーズで「課長」を選択し名称で「小沢」を選択する。すでに認証サーバに課長の小沢が所有する印鑑が登録されていれば図４９の最下欄の印鑑ＩＤの窓に小沢の印鑑ＩＤが表示される。印鑑ＩＤの欄の上の欄はワークフローの指定をする部分である。図４９に示すようにプルダウンボタンによりＡからＺのアルファベットを選択する欄と数値を入力する欄の２つで構成される。アルファベットの指定は承認ルートのグループの指定であり、社内の部署の違いなどによりＡグループ、Ｂグループ、Ｃグループなどに分かれる。数値の指定は同一の承認ルートグループ内での承認順位をゼロから始まる数値で指定する。同じ承認ルートグループ内では、承認順位で指定した順序で承認が行われる。承認順位が前の人が押印しなければ後の順位の人は押印できない。複数の承認ルートグループが存在する場合は、それらの承認ルートグループは並行して動作する。つまりＡＢＣ３つのグループが存在する場合、それぞれの承認ルートで別々に承認が行われる。
【００６０】
図５０は、複数の押印者の誰から押印してもよく押印順序を指定しない場合の承認ルートグループ及び承認順位を示す図である。ここでは承認ルートグループはすべてＡに属し承認順位はすべてゼロとなっている。それに対応して押印枠には５つとも全部押印という文字が表示されている。押印可に対するキャプションが「押印」の文字表示と指定しているからである。図５１は、複数の押印者間で押印順序を指定する場合の承認ルートグループ及び承認順位を示す図である。係長、課長、部長の順に押印順序を指定するので承認順位が部長が２、課長が１、係長が０となっている。係長が押印しなければ課長は押印できない、課長が押印しなければ部長は押印できない。押印枠に表示される文字はまだ誰も押印していない状態では係長の押印枠のみが「押印」となっており、他の枠では「未承認」と表示される。承認ルートグループはすべて同じＡグループとなっている。次に図５２及び図５３を参照しつつ複数の承認ルートを設ける場合について説明する。営業の部署に１課と２課があり、営業部長、１課課長、２課課長、１課係長、２課係長、１課担当者、２課担当者がいるものとする。１課と２課で並行して承認を行いたい場合に図５３に示すように１課の承認ルートグループをＡグループ、２課の承認ルートグループをＢグループとし、承認順位は担当者を０、係長を１、課長を２、部長を３とし、部長の承認ルートグループは便宜上Ａとする。これにより、営業１課、営業２課それぞれ同時に並行して担当者、係長、課長の順に承認が行われ、１課、２課の課長が両方とも承認した後に営業部長の承認が行われる。初期段階では押印枠の中には１課担当者及び２課担当者のみ「押印」と表示され、他の押印枠には「未承認」と表示される。
【００６１】
図５４は、押印枠を一旦作成した後にその大きさの変更をする予想を示した図である。マウスによるクリックで押印枠を選択した状態ではその周辺の四隅と辺の中ほどにマウスで掴むことができるハンドル（小さい四角形）が表示される。それをドラッグすることにより大きさの調整が可能である。
【００６２】
図５５は、レイアウトの調整の画面である。作成した図形のうち調整したい図形あるいはテキスト、押印枠をクリックすることによって選択し、変更対象とすることができる。外見でなく属性の変更をしたい場合は、プロパティを選択することによって色や幅、文字のピッチなどの変更も可能である。図５６は、図形の属性を変更するためのプロパティ画面である。変更内容すべて入力してから適用ボタンを押して保存することにより、テンプレートが完成する。出来上がったテンプレートは適切な名前を付けてテンプレートフォルダに保存する。
【００６３】
図５７は、新たな押印文書の作成をするために元となる文書を表計算ソフトにより作成した画面を示す。元となる文書が完成したらその表計算ソフト上で印刷メニューを選択する。図５８は、表計算ソフトの印刷メニュー画面である。プリンタの選択をプルダウンボタンをクリックすることにより行い、あらかじめインストールされた擬似プリンタ（電子押印文書作成手段が用意した仮想的なプリンタドライバ）を選択する。プリンタ選択欄の隣にあるプロパティボタンをクリックするとその擬似プリンタのプロパティ画面が表示される（図５９）。紙のサイズ、縦か横かの設定をする。プロパティの設定が完了したら、ＯＫボタンを押して、印刷メニューに戻り、そこでＯＫをクリックするとテンプレート選択画面が現れる（図６０）。テンプレートフォルダに保存されているテンプレートが帳票名の欄に表示されているのでその中から必要な帳票を選んで選択ボタンをクリックする。選んだテンプレートにパスワードが設定されている場合は図６１に示すパスワード入力画面が現れ、正しいパスワードを入力してＯＫボタンをクリックすると元の文書とテンプレートとを合体する処理がなされる。こうしてできた電子押印文書に名前を付けて保存する（図６２）。ファイル名はテンプレート名の後に年月日、時刻を追加したものが自動生成される。必要があればこのファイル名を変えることができる。このファイルの拡張子はｂｗｂとなっている。
【００６４】
図６３は、出来上がった電子押印文書（ｂｗｂファイル）の押印欄の表示を示している。この例では係長の押印がされないと課長、部長の押印ができない設定であるので、部長と課長の欄は「未承認」と表示され、係長の欄は押印されることが期待されていることを示すために「押印」の文字及び「ＩＤ」「ＰＡＳＳ」の表示がなされている。このｂｗｂファイルを閉じると図６４のようなアイコンで表示される。係長が押印手続きをした後は、押印欄が図６５のように表示される。係長の押印欄には印影が表示され、課長の欄には「押印」の文字及び「ＩＤ」「ＰＡＳＳ」の表示がなされている。部長は課長の押印がなされなければ押印できないので「未承認」と表示がされている。
【００６５】
以上、押印文書作成手段６０を実際に使用する手順を追って説明してきたが、以下、電子押印文書作成手段６０の機能ブロック図を参照しつつ説明する。図６６は、押印文書作成手段６０の機能ブロック図である。押印文書作成手段６０は、テンプレート作成手段６１０、テンプレート保存手段６１７、擬似印刷手段６１６、電子印鑑認証サーバまたは文書管理サーバとの通信手段６５０、ワークフロー設定手段６１５を有する。テンプレート作成手段６１０は、罫線やタイトルや押印枠を作成する手段であって、テキスト作成手段６１１、図形作成手段６１２、押印欄作成手段６１３、レイアウト調整手段６１４などを有する。テキスト作成手段６１１は、文書のタイトルなどのテキストを入力、編集する手段である。図形作成手段６１２は多角形、円、楕円、直線などの作図機能を有するものであり、罫線などの作成もできる。押印欄作成手段６１３は、単に図形としての押印枠を作成するのみならず、ワークフロー設定手段６１５と協働して承認ルート、押印順序などを設定し、その情報を管理するための押印枠のプロパティ情報をも作成する。ワークフロー設定手段６１５は、押印権限や押印順序の設定にあたって必要に応じて電子印鑑認証サーバ又は文書管理サーバとの通信手段６５０を介してサーバー側の情報（ユーザマスタ、アプリケーションマスタ）を参照してワークフローに関する情報を生成する。レイアウト調整手段６１４は、テキスト、図形、押印枠などの図形のレイアウトを調整する手段である。
【００６６】
テンプレート保存手段６１７は押印文書作成手段６０で作成したテンプレート（罫線、押印枠などを含むもの）を元の文書とは切り離した独立の電子ファイルとして保存する手段である。前述したようにテンプレートはここではｔｍｇファイル（拡張子がｔｍｇのファイル）として保存される。ワープロソフトや表計算ソフトで作成された電子データにこのテンプレートを重ね合わせることによって押印文書が作成され、ここではｂｗｂファイル（拡張子がｂｗｂのファイル）として保存される。その重ね合わせの処理において重要な役割を果たすのが擬似印刷手段６１６である。擬似印刷手段６１６はプリンタドライバとしてコンピュータにインストールされるプログラムである。仮想的なプリンタであり、現実に紙に印刷するプリンタではない。表計算ソフトまたはワープロソフトを起動して必要な文書を読み込んだ状態で印刷メニューに入り、プリンタとしてこの擬似印刷手段６１６を選択し印刷を実行するとこの押印文書作成手段６０が起動し、テンプレートの選択を促す。そこで押印文書作成者がテンプレートを選択すると押印文書作成手段６０は元の文書とテンプレートとを合体する処理をする。そして電子印鑑認証サーバまたは文書管理サーバとの通信手段６５０を介して当該文書が保存される。
【００６７】
こうして保存された押印文書は、押印枠のプロパティとしてワークフローに関する情報を持っているので、文書管理サーバ２０はそのワークフローに従って押印すべきユーザに対して電子メールにファイルを添付するなどの手段により押印を促す処理をする。その後、前述したようにクライアントパソコン側と電子印鑑認証サーバ１０と文書管理サーバ２０との協働により押印手続きが進んでいくことになる。
【００６８】
図６７は、押印文書表示手段８２０の構成を示す機能ブロック図である。押印者のうち自らは押印文書を作成せず、押印手続きをするのみの者が用いるクライアントパソコンには押印文書作成手段６０をインストールする必要は無い。文書を閲覧し押印手続きを処理する手段である押印文書閲覧手段８０がインストールされればよい。押印文書閲覧手段８０は押印文書表示手段８２０と押印イベント取得手段８３０、印影表示手段８４０、電子印鑑認証サーバとの通信手段８５０を有する。押印文書表示手段８２０は押印を必要とする文書を表示する手段である。押印イベント取得手段８３０はクライアントパソコン３５に繋がるタブレット上で電子印鑑を押すイベントを取得する手段である。印影表示手段８４０は電子印鑑認証サーバ１０が持っている印影情報を取得し、それに基づいてクライアントパソコン側の押印文書に印影を表示する手段である。電子印鑑認証サーバとの通信手段８５０は電子印鑑ＩＤを公開鍵を用いて暗号化してやり取りしたり押印履歴情報や印影情報のやり取りをクライアントパソコンとサーバ側との間で実行する手段である。
【００６９】
以上述べた押印手続きでは、押印者は押印文書を閲覧してそれを承認するか否かの二者択一であることを前提としたがクライアントパソコン３５にはタブレットが繋がっており、タブレットから手書き線を入力することも可能なので、手書きコメントを追加した上で承認するという業務フローとする実施例も可能である。電子印鑑認証サーバと文書管理サーバが独立して設置してあるように記載しているが、１個のサーバ内に両方設置することもできるし、別々のサーバ上に設置することもできる。
【００７０】
また、前述した押印手続きでは文書作成者が作成した押印枠の中にのみ押印することを前提としたが押印枠以外の自由な場所に何度でも押印して訂正印として使用する他の実施例も考えられる。また、タブレットを使用しているので、押印文書に手書き線を書き加えることができる。押印の回覧途中に手書きコメントを追加することも可能である。「サイン」プラス「押印」という形態で文書を承認するという業務方式を採用するときこの付加機能を使える。
【実施例１】
【００７１】
上述の電子印鑑認証システムを応用して、電子会議システムに適用した実施例について説明する。図６８は、実施例のハードウェア構成を示す図である。
【００７２】
電子印鑑認証サーバ１０と文書管理サーバ２０とがインターネット通信網を介し、電子印鑑認証システム専用ビュワーをインストールした複数の会議参加者用パソコン３０、３５（２台に限らず参加人数分だけの複数台）に接続されている。会議参加者は、主催者の押印と会議議事録文書番号と参加者の押印欄が設けられ予め配信されていた電子会議議事録を開き、フリーライト機能を使い、電子ペンで必要事項をお互いに書き込んでいく。各自が書き込んだデータは、文書管理サーバにある原本に送信され原本が随時更新される。その原本と同じ内容になるよう参加者の議事録画面も更新されるので、全員が同じ内容の議事録画面を見ることができる。最後に参加者が押印欄に電子印鑑で押印すると、捺印した議事録が文書管理サーバに保管され会議が終了する。
【００７３】
主催者は、予め電子会議に参加するメンバーの会社名、部署、権限、電子印鑑ＩＤや印影、電子メールアドレス、アプリケーション（本件では、電子会議という名称でフォルダを作成、登録）など必要な情報を電子印鑑認証サーバ１０に登録しておく。次に主催者は、電子会議で使う議事録を準備する。まずＭＳワード（「ＭＳワード」は米国マイクロソフト社の商標）などで議題を作成しておく。次に電子印鑑認証システムの押印欄作成モジュール（押印文書作成手段６０）で電子会議議事録テンプレートとして、文書管理番号と主催者印及び参加者承認印の押印欄を作成する。この場合ワークフローは主催者を「０」、全ての会議参加者を「１」と設定する。作成したテンプレートを前記議事録に貼り付け、ライタで専用ファイル形式に変換し電子会議議事録とする。図６９は、電子会議議事録の議事開始前の状態を示すハードコピーである。
【００７４】
電子会議の参加者のパソコンには、予め電子印鑑認証システム専用ビュワー（専用ファイル形式に変換したファイルを開き、手書き文字の記入や押印ができる）をインストールしておく。
【００７５】
主催者は、会議参加者に電話やメールで会議開催を伝え、または予め決められた時間に会議を開始し、議事録を配付する。配付は、主催者が専用ビュワーで電子会議議事録を開き主催者印欄に電子印鑑で押印することで自動的に行われる。すなわち、押印後表示される登録画面（図７０）で「ワークフロー変更」を選択すると配信予定先が表示されるので（図７１）、再度確認すると共に追加、欠席があった場合は画面に従って変更する。図７０は、電子会議を開催する主催者がその電子会議の参加者に対し議事録を配布するための登録画面を示すハードコピーである。図７１は、ワークフロー変更の画面を示すハードコピーである。図７０で「登録」するとワークフローに従い会議参加者に電子メールで議事録が配信される。それと同時に、文書管理サーバの電子会議フォルダに送信され、原本ファイルとして保存される。
【００７６】
主催者の押印欄を設け、会議の最初に押印するのは、電子印鑑認証システムに登録された者だけにしか配信させないことと、主催者の認証印があることでセキュリティを守り、正本であることを明示するためである。すなわち、主催者の押印がある議事録を受け取った会議参加者は主催者の認証印があることを見て特定の会議参加者のみが受け取った秘密文書であることを認識できて、確かに主催者から送られた正本の議事録であることを確認した上でその会議に参加することが可能となる。
【００７７】
図７２は議事の進行に伴い会議参加者のそれぞれが電子ペンをもって手書き入力により議事録の編集をする様子を示すハードコピーである。電子会議が開催され、電子会議参加者が、自分のパソコンに専用ビュワーで電子会議議事録を開く。上部メニューの 「電子会議」をクリックすると、タブレット上で電子ペンを使い議事録に自由線や手書き文字を書き込むことができるので、適時会議内容を書き込む。ここで、電子ペンはタブレットの上で用いる座標指示器であって筆記具に似た形状を有するものである。この電子ペンを前述した電子印鑑と一体として構成することが可能である。また分離して独立した筐体を持つものとして構成することも可能であり、その場合に同じ人が所有する電子印鑑のＩＤと関連付けられたＩＤを持たせることによって筆跡の主体が誰であるかを特定できるような電子会議システム、そして議事録とすることも可能である。
【００７８】
本電子会議システムは議事録そのものを電子会議参加者全員の共同作業により作り上げていくイメージのものであるが、同時に音声におけるやりとりもしたい場合には、電話を並行して用いればよい。本発明では議事録のやり取りにインターネットを用いているからその同じインターネット接続を用いてＩＰ電話を用いれば、通信費用の低減が可能となる。
【００７９】
必要事項を書いた後、上部メニューの「電子会議」を再びクリックすると、フリーライト機能が一時停止し記入内容を「登録しますか？」（図７３）と表示されるので、「登録」を選択する。書き込んだデータはベクトルデータとして別途保持されており、「登録」のクリックにより文書管理サーバの電子会議フォルダの電子会議議事録ファイルに当該ベクトルデータが送信され追加保存される。図７３は手書き入力した内容を登録するか否かを確認する画面のハードコピーである。
【００８０】
他の参加者は、各自のパソコン上部メニュー（図７２）の「更新」をクリックすると、文書管理サーバから最新の電子会議議事録データがダウンロードされ、自分の表示している画面が更新され、全参加者の表示内容の同期が取れる。もちろんこの更新作業は、自動的（一定時間毎）に更新するよう設定しておいても良い。
【００８１】
あるいは、「登録」をクリックし書き込んだベクトルデータを文書管理サーバに送信保存した後、同サーバにある最新のデータをダウンロードし更新するという方法でもよい。これは「登録」の１クリックで、文書管理サーバへのデータ送信保存後、文書管理サーバにある最新データをダウンロードし更新するという２アクションを行う方法である。
【００８２】
各参加者がこのような操作を繰り返しながら会議が終了し、議事録に記載された内容に合意したら、各自押印欄に電子印鑑で押印し議事録が完成する。押印欄の各参加者の印影も同期して表示される。電子会議議事録のファイルを閉じて終了する。押印や手書きデータは、そのアクションが発生都度、文書管理サーバに送信、保存されているので、ファイルを閉じるだけでよい。
【００８３】
押印欄に押印できるメンバーは、予め電子印鑑認証サーバに登録され、かつ押印権限が認証された者しか押印できないので、責任の明確になった会議議事録が作成できる。
【００８４】
本発明は、会社間あるいは社内のビジネス会議として例示したが、電子印鑑認証サーバに登録するという手続きが必要になるものの、手書き入力と電子印鑑による本人確認と押印認証ができるので、住民票など役所で作成したフォーマットをダウンロードし自宅にいる申請者が必要事項を記入し電子印鑑で押印し申請書を役所へ送信する電子申請や、銀行などで本人が記入する必要のある文書を、自宅にいる本人とインターネット通信を使った電子文書で作成するなどにも使うことができる。この場合、主催者印の部分が、役所印や銀行印などに変わり正本であること明示する。
【産業上の利用可能性】
【００８５】
このような構成により、会議参加者がそれぞれ議事の進行に並行して議事録編集作業を実行して会議の終了時には押印手続をもって議事録が完成する電子会議が可能となる。すなわち電子会議終了と同時に会議参加者の認証印が押された議事録が完成し、文書管理サーバに保管できる。会議を始めるにあたって主催者の認証印がある議事録を配信するので、参加者は受信した議事録が正本であることを確認できる。
【図面の簡単な説明】
【００８６】
【図１】管理者権限で電子印鑑認証システムにログインする際のログイン画面である。
【図２】電子印鑑認証システムのメニュー画面である。
【図３】ユーザマスタの画面である。
【図４】印影登録処理の画面である。
【図５】アプリケーションマスタの画面である。
【図６】電子印鑑認証サーバとクライアントパソコンとの基本プロトコルを示す図である。
【図７】電子印鑑認証システムのハードウェア構成を示す図である。
【図８】電子印鑑認証サーバのハードウェア構成を示す図である。
【図９】電子印鑑５０を詳細に説明した図である。
【図１０】クライアントパソコンが電子印鑑認証サーバとの協働により電子印鑑によるログイン処理を実行する際のフローを示す図である。
【図１１】クライアントパソコンが電子印鑑認証サーバとの協働により電子印鑑による押印処理を実行する際のフローを示す図である。
【図１２】認証サーバ管理権限を与えられた管理者がログインする処理を示す図である。
【図１３】クライアントパソコンと、電子印鑑認証サーバとの協働により、印影登録処理を実行するフローチャートである。
【図１４】クライアントパソコンがコンピュータネットワーク（インターネット又はイントラネット）を介して、電子印鑑認証サーバ及び文書管理サーバと協働する様子を示した図である。
【図１５】押印文書作成手段の有する３つの機能を表示した機能ブロック図である。
【図１６】文書管理サーバの有する４つの機能を表示した機能ブロック図である。
【図１７】クライアントパソコンにおいて押印処理を実行する際のフローチャートである。
【図１８】サーバとクライアントパソコンとの間をインターネットまたはＬＡＮで結ぶ様子を示した図である。
【図１９】クライアントパソコンで押印文書を作成する際のログイン画面である。
【図２０】押印文書の初期設定のうち基本設定をする画面を示している図である。
【図２１】押印文書の初期設定のうち、サーバー設定の画面を示した図である。
【図２２】押印文書に文書番号が付される様子を示した図である。
【図２３】押印文書に押印すべき者が係長、課長、部長の３人である場合、３人がそれぞれ印鑑を押す際にサーバとのやりとりを行って押印権限を、電子印鑑認証サーバにおいて照合し押印文書中の押印履歴情報を書き換えて文書管理サーバに保存することを示す図である。
【図２４】押印すべき押印者がクライアントパソコンを用いて押印手続を行おうとする際の文書管理サーバ及び電子印鑑認証サーバとのやり取りを示す図である。
【図２５】クライアントパソコンを用いて押印しようとする者がアプリケーションの内容に変更を加えようとする場合のフローチャートである。
【図２６】押印文書閲覧手段を用いて押印者がまさに押印した場合のフローチャートである。
【図２７】押印文書閲覧手段の初期設定を示す図である。
【図２８】押印文書作成手段において押印文書のテンプレートの初期設定を行う場合にテンプレートとして３ページで構成されるものを作成し、３枚目以降を繰り返しを指定して普通伝票の設定を用いるケースを示した説明図である。
【図２９】納品先、品名、数量、金額などが入力された１ページだけで構成される文書を元に請求書、納品書、受領書で構成される３枚綴りの請求納品書を作成する場合に複写伝票を選択して３枚複写を指定する場合を説明する図である。
【図３０】設計図などの元になる文書にカバーページを付ける場合を説明する図である。
【図３１】押印文書作成手段６０を起動してテンプレートを作成しようとする際に表示される初期画面である。
【図３２】テンプレートを元になる文書と合体させないで単独で保存する場合の保存画面である。
【図３３】電子押印文書を作る際に元になる文書を作成したプログラムにおいて印刷メニューを選択しプリンタとして現実のプリンタではなく仮想的に作られた擬似プリンタに出力する操作を示す画面である。
【図３４】擬似プリンタのプロパティの設定画面である。
【図３５】テンプレートの選択画面である。
【図３６】パスワードの入力画面である。
【図３７】ｂｗｂファイルの保存画面である。
【図３８】「請求納品書サンプルイメージ」という名前の押印文書を押印文書作成手段で開いた画面である。
【図３９】押印文書作成手段がテンプレートファイルを開く画面である。
【図４０】テンプレートファイルを開いた状態で更にさきほど作った「請求納品書サンプルイメージ」というｂｗｂファイルを開く画面である。
【図４１】テンプレートファイルを開いた状態で更にｂｗｂファイルを開いて重ね合わせて表示した図である。
【図４２】サンプルイメージを参照しつつ前述の図形作成手段やテキスト作成手段を用いてテンプレートを編集する様子を示した図である。
【図４３】押印枠を作成する様子を示した図である。
【図４４】テンプレートファイルのファイル情報の表示画面である。
【図４５】完成させたテンプレートファイルのプレビュー表示画面である。
【図４６】押印文書作成手段の有する印鑑メニューを説明する図である。
【図４７】押印枠の設定画面である。
【図４８】印鑑タブの設定画面である。
【図４９】印鑑ダイアログボックスの印鑑タブで、印鑑１を開いた画面である。
【図５０】複数の押印者の誰から押印してもよく押印順序を指定しない場合の承認ルートグループ及び承認順位を示す図である。
【図５１】複数の押印者間で押印順序を指定する場合の承認ルートグループ及び承認順位を示す図である。
【図５２】複数の承認ルートを設ける場合の押印枠を示す図である。
【図５３】複数の承認ルートを設ける場合の承認ルートグループ及び承認順位を示す図である。
【図５４】押印枠を一旦作成した後にその大きさの変更をする予想を示した図である。
【図５５】レイアウトの調整の画面である。
【図５６】図形の属性を変更するためのプロパティ画面である。
【図５７】新たな押印文書の作成をするために元となる文書を表計算ソフトにより作成した画面である。
【図５８】表計算ソフトの印刷メニュー画面である。
【図５９】擬似プリンタのプロパティ画面である。
【図６０】テンプレート選択画面である。
【図６１】パスワード入力画面である。
【図６２】電子押印文書の保存画面である。
【図６３】出来上がった電子押印文書の押印欄を示す図である。
【図６４】ｂｗｂファイルのアイコンを示す図である。
【図６５】係長が押印手続きをした後の押印欄を示す図である。
【図６６】押印文書作成手段６０の機能ブロック図である。
【図６７】押印文書表示手段８２０の構成を示す機能ブロック図である。
【図６８】実施例のハードウェア構成を示す図である。
【図６９】電子会議議事録の議事開始前の状態を示すハードコピーである。
【図７０】電子会議を開催する主催者がその電子会議の参加者に対し議事録を配布するための登録画面を示すハードコピーである。
【図７１】ワークフロー変更の画面を示すハードコピーである。
【図７２】議事の進行に伴い会議参加者のそれぞれが電子ペンをもって手書き入力により議事録の編集をする様子を示すハードコピーである。
【図７３】手書き入力した内容を登録するか否かを確認する画面のハードコピーである。
【図７４】電子印鑑の構成図である。
【符号の説明】
【００８７】
１０ 電子印鑑認証サーバ
２０ 文書管理サーバ
３０，３５ パソコン
４０，４５ タブレット
５０，５５ 電子印鑑
５１ 内蔵ＩＣチップ
５２ 押印ボタン
５３ 押印面
６０ 押印文書作成手段
８０ 押印文書閲覧手段
９０ インターネット
１００ データベース部
１１０ ユーザマスタ
１２０ アプリケーションマスタ
１７０ サーバ設定管理部
１８０ 電子印鑑登録管理部
１９０ 電子印鑑認証部
２１０ 文書管理データベース
２２０ 押印状況管理手段
２３０ 電子メール配信手段
２４０ 押印文書作成手段または電子印鑑認証サーバとの通信手段
６１０ テンプレート作成手段
６１１ テキスト作成手段
６１２ 図形作成手段
６１３ 押印欄作成手段
６１４ レイアウト調整手段
６１５ ワークフロー設定手段
６１６ 擬似印刷手段
６１７ テンプレート保存手段
８２０ 押印文書表示手段
８３０ 押印イベント取得手段
８４０ 印影表示手段
８５０ 電子印鑑認証サーバとの通信手段
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子印鑑認証システムを用いて電子会議を実現するシステム及び方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来の電子印鑑は印影を表示できるものであった。
【０００３】
その電子印鑑を持つ者の認証処理に適用できる電子印鑑システムはなかった。
【０００４】
特許文献１には、ワークフローシステムにおいて、紙葉での処理と同様に任意位置への押印を可能とし、押印の有無により文書の送付先を決定するシステムが開示されている。しかし、電子印鑑を用いるものでもないし、認証するものでもない。
特許文献２には、１つのフロー定義を複数の業務で利用するワークフロー管理方法が開示されている。
【特許文献１】特開平８−２４１３５５号公報
【特許文献２】特開２０００−２２２５００号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
本発明が解決しようとする課題は、電子印鑑を電子会議に適用可能なシステムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
電子印鑑と電子ペンを用いる。
【０００７】
電子印鑑はＩＤを記録するチップを内蔵するものであって、パスワードなどを本人が記憶していなくてもその本人を確認できる。又、同じものは１個しか作られないから同時に異なる２箇所で用いられる可能性もなく、盗難や紛失の際にもその事実に気づいて届け出ることがしやすい。電子ペンは電子印鑑同様タブレット上で用いるものであって、タブレット上で電子ペンを用いて入力するとあたかも紙にペンで字を書くように手書き情報がコンピュータに取り込まれるものである。
【０００８】
本発明にかかる電子会議システムは、タブレットが接続された複数のクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムであって、前記電子印鑑認証サーバは、前記クライアントコンピュータ側のタブレット上で用いる電子印鑑の印影情報を電子印鑑ＩＤ情報と関連付けて登録する電子印鑑登録管理部と、クライアントコンピュータを用いる利用者に関する情報、該利用者が利用する電子押印文書に関する情報、電子押印文書の承認フローに関する情報を管理するデータベース部と、前記利用者が、クライアントコンピュータ側のタブレット上で電子印鑑を押印する押印イベントが生じて、その情報がコンピュータネットワークを介して電子印鑑認証サーバ側に送られた際に、その正当性を判断した上で受付ける電子印鑑認証部と、を有し、前記文書管理サーバは、前記クライアントコンピュータ側のタブレット上で用いる電子ペンの入力情報を取得して電子会議議事録を更新する電子会議議事録更新部と、該電子会議議事録更新部により更新された電子会議議事録の内容を前記複数のクライアントコンピュータに送信して書き換えるクライアント側同期更新部と、最終的に完成した議事録に該電子会議参加者の電子印鑑の押印情報を合体させて保存する議事録保存部とを有するものである。
【０００９】
請求項２に記載した発明は、請求項１に記載した電子会議システムであって、前記電子印鑑認証部がクライアントコンピュータ側から受ける押印イベントに関する情報は、前記電子印鑑ＩＤ情報であり、該電子印鑑に内蔵されるチップ内に印鑑ＩＤ情報が保存されることを特徴とするものである。
【００１０】
請求項３に記載した発明は、請求項２に記載した電子会議システムであって、電子印鑑の認証が肯定的に行われた場合に、前記電子印鑑認証サーバ側から前記クライアントパソコンに向けて、印影情報が送られ、クライアントパソコン側では、それに基づいて印影を表示することを特徴とするものである。
【００１１】
本発明にかかる議事録作成方法は、タブレットが接続された複数のクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムにおける議事録作成方法であって、あらかじめ利用者の電子印鑑ＩＤ、印影情報、利用者に関する情報に関する情報を電子印鑑認証サーバに登録する印鑑登録ステップと、クライアントコンピュータ側に接続されたタブレット上で電子印鑑が押されて押印イベントが生じた際に、電子印鑑ＩＤを電子印鑑認証サーバに押印イベントがあった旨を通知する押印イベント通知ステップと、当該電子印鑑認証サーバ側で押印イベントを受け取った際に、電子印鑑認証サーバ側のデータベースの情報と照らし合わせて、押印の正当性を判断する電子押印認証ステップと、該電子押印認証ステップにて正当性を認めた押印者に対して電子会議への参加を許可する電子会議参加許可ステップと、該電子会議参加許可ステップにて参加を許可された複数の者が前記クライアントコンピュータ側のタブレット上で電子ペンを用いて議事録の作成及び編集をする議事録作成編集ステップと、該議事録作成編集ステップにて作成された議事録の内容を各参加者が認める押印イベントを取得する押印イベント取得ステップと、該押印イベント取得ステップにて取得した押印が正当であると判断した際に、電子印鑑の印影情報と前記議事録の内容とを合体させて議事録を完成させ保存する議事録保存ステップとを有するものである。
【００１２】
請求項５に記載した発明は、タブレットが接続された複数のクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムであって、前記クライアントコンピュータに組み込まれて機能する押印文書作成手段が、押印文書の押印枠及び電子ペンの記入枠を含む図形又はテキストを作成又は編集してそれらを含むテンプレートを作成するテンプレート作成手段と、既存の文書作成装置により作成された既存の電子文書の印刷出力を該押印文書作成システムに取り込み可能な形式に出力する既存電子文書擬似印刷手段と、該既存電子文書擬似印刷手段により出力された既存電子文書の出力を、前記テンプレートと合体させる文書合体手段と、を有し、前記テンプレート作成手段が作成する押印枠は、その属性として、電子印鑑認証サーバを参照するための情報を持ち、前記テンプレート作成手段が作成する記入枠は前記複数のクライアントコンピュータ側のタブレット上で電子ペンを用いて会議参加者がそれぞれ手書き入力した筆跡を取り入れて合成するものである。
【００１３】
請求項６に記載した発明は、請求項５に記載した電子会議システムであって、前記電子ペンは、それを使用する会議参加者の有する電子印鑑の情報と共通の情報を有し、前記文書管理サーバが電子ペンの筆跡を取り入れる際に対応する電子印鑑の情報との共通性を確認した上で議事録の編集処理を実行するものである。
【００１４】
請求項７に記載した発明は、タブレットが接続されたクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムであって、管理される議事録は、押印枠と電子ペンの記入枠を有するテンプレートと既存の電子文書とを合体させたものであり、該押印枠は電子印鑑認証サーバを参照するための情報をその属性として有しており、前記文書管理サーバは、押印枠が属性として有する電子印鑑認証サーバに関する情報に従い、承認すべき会議参加者に対して、押印手続きを促すものである。
【００１５】
請求項８に記載した発明は、請求項７に記載した電子会議システムであって、前記文書管理サーバは、誰がいつどの議事録に押印したかに関する押印履歴情報を管理する押印履歴情報管理部と、誰がいつ電子ペンの記入枠にどの筆跡を残したかに関する筆跡履歴情報を管理する筆跡履歴情報管理部とを有するものである。
【００１６】
請求項９に記載した発明は、タブレットが接続されたクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムにおける議事録作成方法であって、前記文書管理サーバの管理する議事録が、空の情報を有するテンプレートを名前をつけて保存する空テンプレート保存ステップと、既存の議事録のサンプルイメージを擬似印刷手段により出力するサンプルイメージ印刷ステップと、該サンプルイメージ出力手段により出力された既存の議事録のサンプルイメージを、前記空テンプレート保存ステップにて保存されたテンプレートと合体させる空議事録作成ステップと、該空議事録作成ステップにて合体させた空議事録を参照しつつ、前記空テンプレートに対して、押印枠と電子ペンの記入枠を含む図形要素を作成し、保存するテンプレート完成ステップと、議事録の作成を欲する元の議事録を読み込み擬似的に印刷出力する元議事録印刷ステップと、該元議事録ステップにて出力された既存の議事録を前記完成させたテンプレートと合体させる議事録作成ステップと前記電子ペンの記入枠に会議参加者の電子ペンを用いた手書き筆跡を取り込む手書き筆跡取得ステップとを有し、押印文書の改ざんを許さないものとしたことを特徴とするものである。
【００１７】
請求項１０に記載した発明は、請求項９に記載した議事録作成方法であって、前記テンプレート完成ステップにて作成する押印枠は、単に押印する位置を特定するのみならず、その属性として承認順位に関する情報を有し、前記電子ペンの記入枠は、単に手書き筆跡を取り込むのみならず、その手書き筆跡が会議参加者のうちの誰のものであるかに関する手書き筆跡情報をも有するものである。
【００１８】
請求項１１に記載した発明は、タブレットが接続されたクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムにおける議事録作成方法であって、前記議事録の有する承認順位に関する情報に従って、当該議事録を押印すべき会議参加者に対して押印手続きを促す押印手続き促進ステップと、該押印手続き促進ステップにて押印手続きを促したことに基づいて、当該押印すべき会議参加者が押印手続きをした情報を取得する押印履歴情報取得ステップと、該押印履歴情報取得ステップにて取得した押印履歴情報及び前記電子ペンの記入枠の手書き筆跡情報を、会議参加者の求めに応じて提供する押印履歴及び手書き筆跡情報提供ステップとを有するものである。
【００１９】
請求項１２に記載した発明は、請求項１１に記載した議事録作成方法であって、押印すべきすべての会議参加者が押印を完了した場合に、当該議事録を作成した会議参加者に通知を送る押印完了通知ステップをさらに有するものである。
【００２０】
請求項１３に記載した発明は、タブレットが接続されたクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムにおける議事録作成方法であって、前記議事録の有する承認順位に関する情報に従って、当該議事録を押印すべき会議参加者に対して押印手続きを促す押印手続き促進ステップと、該押印手続き促進ステップにて押印手続きを促したことに基づいて、当該押印すべき会議参加者が押印手続きをした情報を取得する押印履歴情報取得ステップと、該押印履歴情報取得ステップにて取得した押印履歴情報に基づいて、他の押印すべき会議参加者にすでに配布した当該議事録を書き換える議事録書換えステップとを有するものである。
【００２１】
請求項１４に記載した発明は、タブレットが接続されたクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムにおける議事録作成方法であって、前記議事録の有する承認順位に関する情報に従って、当該電子押印文書を押印すべき会議参加者に対して押印手続きを促す押印手続き促進ステップと、該押印手続き促進ステップにて押印手続きを促したことに基づいて、当該押印すべき会議参加者が押印手続きをした情報を取得する押印履歴情報取得ステップと、該押印履歴情報取得ステップにて取得した押印履歴情報に基づいて、押印者の押印完了をイベントとして、ワークフローに基づく次の押印者へ当該議事録を電子メールに添付して配信する議事録配信ステップとを有するものである。
【発明の効果】
【００２２】
本発明は、以上により構成されているから、電子会議の参加者のそれぞれが電子ペンで手書き入力による議事録作成及び編集行為をしつつ議事を進行し会議の終了時点においてその議事録が完成し、会議参加者の押印手続も完了して議事録を保存できるシステムを提供できる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２３】
以下、図面を参照しつつ、本発明を実施するための最良の形態を説明する。図７は、本発明の電子印鑑認証システムのハードウェア構成を示す図である。クライアント側の構成は、電子印鑑５０とタブレット４０とパソコン３０とからなる。電子印鑑５０には、チップＩＣと座標指示装置とが組み込まれている。チップＩＣには、その電子印鑑５０のＩＤ番号が記録されている。タブレット４０は、電子印鑑５０の位置を読み取るための装置であり、ＵＳＢケーブルにてパソコン３０と繋がっており、電子印鑑５０の位置及びＩＤ番号をパソコン３０に通知するともに押印のイベント（タブレット４０の上で電子印鑑５０が押されたという情報）を通知することができるものである。特許文献２に開示されているタブレット４０及び電子印鑑５０を用いることができる。電子印鑑５０をより詳細に説明したのが図９である。電子印鑑５０の内部には特許文献２に開示されているようなタブレット４０とやりとりするのに必要な回路が含まれており、特に内蔵ＩＣチップ５１には個々の電子印鑑を識別可能なＩＤ番号が組み込まれている。このＩＤ番号は印鑑ごとに固有なデータであり同じものは存在しない。押印ボタン５２は押印時にクリックするのに用いられる。押印面５３は現実の紙の上に押印することも可能なものであり、名前が刻印されている。朱肉を付けて押印するか、インク内蔵タイプのものとするかは選択可能である。
【００２４】
パソコン３０で取得した電子印鑑５０のＩＤ番号、そして押印のイベントをインターネット９０を介して、電子印鑑認証サーバ１０に送る。電子印鑑認証サーバ１０は、データベース部１００、サーバ設定管理部２００、電子印鑑登録管理部３００及び電子印鑑認証部４００とを有している。図８は、電子印鑑認証サーバのハードウェア構成を示す図である。データベース部１００はユーザマスタ１１０、アプリケーションマスタ１２０及びエクセル入出力部（図示は省略する。なお「エクセル」は米国マイクロソフト社の商標。）を含む。ユーザマスタ１１０はこのシステムを使用する者の会社名、部署、名前、役職、電話、メールアドレス、有効期限、パスワード（使う場合のみ）などのマスタ情報を登録する部分である。アプリケーションマスタ１２０は押印権限やワークフローに関する情報、回覧順に関する情報などを登録する部分である。ここで「ワークフロー」とは、稟議書や押印申請書などをその組織内の決められた手続に従って回覧、押印する流れのことをいう。エクセル入出力部はクライアントコンピュータとの間の入出力インターフェイスを司る部分である。
【００２５】
サーバ設定管理部１７０はサーバにアクセスする権限を有する者のみがアクセスし設定することができる部分である。この電子印鑑認証サーバを複数の会社で共用する場合もあるので階層的に管理者を特定してサーバの設定やデータベースのアクセス許可権限レベルを設定する。電子印鑑認証サーバ１０へのログインも電子印鑑を用いて行うことができる。電子印鑑登録管理部１８０は電子印鑑ＩＤ番号と印影情報を登録して管理する部分である。電子印鑑認証部１９０は電子印鑑認証サーバ１０が受信した電子印鑑ＩＤ番号とサーバに登録されている電子印鑑ＩＤ番号及びマスタ情報と一致しているか否かを照合し、一致していれば認証履歴をサーバへ書き込み、クライアントには押印許可を与え登録印影を送信する。押印許可を得たクライアントは受け取った印影を押印したファイルへ書き込む。ここで認証履歴とは会社コード、ユーザコード、サーバ番号、会社名、ユーザ名、認証種（電子印鑑かＩＤパスワードか、またはその両方のうちのいずれか）、受付日、受付時刻などを含む情報であって必要ならばクライアント側パソコンのＩＰアドレスやＭＡＣアドレスなどを含めることもできる。クライアントとサーバとの通信データは公開鍵を用いた暗号処理を行うことにより改ざんされるリスクを避けることができる。
【００２６】
次にある会社組織がこのシステムを導入した場合の電子印鑑認証サーバの動作を説明する。まずユーザの会社のシステム管理者が電子印鑑認証サーバへログインしてログイン画面で電子印鑑を押印して認証を受ける。その会社の利用者全員の電子印鑑のＩＤ番号とそれを使うユーザ情報を登録する。クライアントのパソコンにタブレットを接続し電子印鑑とその印影データを保管したフレキシブルディスクを準備する。管理者権限で電子印鑑認証サーバに接続しログインする（図１）。システム管理者が自分の電子印鑑をすでに登録している場合には自分の電子印鑑を押印欄に押す動作をすることによってログインが可能である。まだ登録してない場合にはＩＤとパスワードでログインすることになる。ログインが完了すればメニュー画面が現れる（図２）。今システム管理者がユーザ情報の登録を行うので図２のメニュー画面の中の「ユーザマスタ」のボタンを選択し、クリックするとユーザマスタの画面が現れる（図３）。ユーザマスタは、会社コード、会社名などの会社情報、ユーザコード、ユーザ名、電話番号、ファクシミリ番号、部署名、役職名、スーパーバイザーか否か、電子メールアドレス、ユーザＩＤとパスワード、有効期間、印影ＩＤ、登録の有無などのユーザの情報を設定、登録、管理などをする。ここでスーパーバイザーとは、会社閲覧権限の有無をいい、この権限を持つユーザのみ他のユーザに対しスーパーバイザー権限と会社閲覧権限を設定することができる。権限ないユーザがログインした場合はこの項目は表示されない。電子印鑑を新しく登録するにはユーザマスタの画面から「電子印鑑登録」のボタンを押して印影登録処理の画面に進む（図４）。
【００２７】
印影登録用のパスワードを入力してから登録することにより、印影登録処理がなされる。電子印鑑の中にあるＩＤチップのＩＤと印影情報が対応づけられて登録される。すでに登録済みの印影を削除する際は、図４の印影削除ボタンをクリックする。図２のメニュー画面でアプリケーションマスターのボタンを選択することにより、アプリケーションマスター画面が現れる（図５）。画面上部の会社名の欄でプルダウンボタンをクリックして会社を選択する。すると、選択した会社に登録されているアプリケーションが表示される。ここでアプリケーションとは、押印申請書、契約書管理、見積書デモ、社内業務、通販システム、テストシステムなどの当該会社で社内文書として通用しているものをいう。右上の欄には選択したアプリケーションに登録されているアプリフェーズが表示される。ここでアプリフェーズとは、係長、課長、総務受付、総務部長など、当該文書を承認する権限を有し押印すべき役職をいう。さらにその下の欄には選択したアプリフェーズに登録されているユーザが表示される。アプリフェーズのひとつひとつの役職に対応する人間がどのユーザなのかをユーザ名、会社名などを特定して表示する。選択されたアプリフェーズのユーザの有効期限を定めることができ、ユーザ名の下に表示される。右下には終了ボタンの隣に修正ボタン及び照会ボタンが設けられている。データを修正する必要があるときは修正ボタンを押して修正モードに変更する。デフォルトでは照会モードになっている。図２に示すメニューには、エクセル入出力ボタンが設けられているが、ユーザマスタの情報やアプリケーションマスタの情報を電子印鑑認証サーバの機能を用いて入力する以外に他のコンピュータでエクセル（米国マイクロソフト社の商標）の入力をしてファイル化したものを取り込むことも可能であり、また逆に電子印鑑認証サーバの機能を用いて入力した情報をエクセル出力して他のコンピュータに出力することも可能である。
【００２８】
図６は、電子印鑑認証サーバとクライアントパソコンとの基本プロトコルを示している。初期処理において押印処理を事項するクライアントパソコン側は公開鍵の情報を電子印鑑認証サーバから取得する。クライアントパソコンにＵＳＢケーブルなどで接続されたタブレットなどで電子印鑑を押印すると、クライアントパソコンは電子印鑑内部にあるチップＩＤが有するＩＤ情報を先ほど取得した公開鍵によって暗号化して電子印鑑認証サーバに送る。それを受け取った電子印鑑認証サーバでは、電子印鑑認証処理をユーザマスタやアプリケーションマスタを比較することによって実行する。クライアントパソコン側で押印イベントが発生すると、電子印鑑認証サーバ側ではその情報を取得して印影情報をクライアント側に送る。クライアント側はその印影情報を取得して画面上に押印した印影を表示させる。押印履歴情報についてもクライアント側と電子印鑑認証サーバ側とでやりとりされる。押印履歴情報とは、誰がいつどこでどの文書に押印したかを特定するための情報である。
【００２９】
図１０は、クライアントパソコン３０または３５が電子印鑑認証サーバ１０との協働により電子印鑑によるログイン処理を実行する際のフローを示したものである。まず初期処理がなされ、電子印鑑認証サーバから初期情報を取得する（電子印鑑認証サーバ１０はこのとき会社情報及び公開鍵をクライアントパソコンに返す）。クライアントパソコンを用いてユーザの誰かがログインのための押印動作をすると押印イベントが発生し、クライアントパソコンはその押印に用いられた電子印鑑のチップＩＤをタブレットを通じて取得する。初期処理で取得した公開鍵を用いて電子印鑑のチップＩＤを暗号化してファンクションコード及び付帯情報と共に電子印鑑認証サーバ１０に送る。電子印鑑認証サーバ１０は、受け取ったチップＩＤ（公開鍵で暗号化されたもの）とファンクションコードを元に当該ユーザがログイン権限を持っているかどうかを判断する（このログイン権限の正当性の判断は暗号をかけた状態で比較するのが望ましい。ＩＤ番号を盗まれるリスクを回避するためである）。ログイン処理が正常に行われた場合は受付番号、印影情報、押印履歴情報をクライアントパソコンに返す。クライアントパソコンでは、印影情報及び押印履歴情報を取得してログイン画面に印影を表示する。
【００３０】
図１１は、クライアントパソコン３０または３５が電子印鑑認証サーバ１０との協働により電子印鑑による押印処理を実行する際のフローを示したものである。まずクライアントパソコン３０または３５に受付番号がセットされているかどうか判断する。されていた場合は、その受付番号をサーバに送る。電子印鑑認証サーバ１０は、受け取った受付番号を元に印影及び押印履歴情報をクライアントパソコン側に渡す。クライアントパソコン３０または３５は、サーバ側から印影及び押印履歴情報を取得し、押印文書の押印欄に既に押された印影を表示する。押印欄は通常複数あるので、その複数の押印欄のうちまだ受付番号がセットされていないものがあれば、図１０と同様に初期処理がなされ、電子印鑑認証サーバから初期情報を取得する（電子印鑑認証サーバ１０はこのとき会社情報及び公開鍵をクライアントパソコンに返す）。クライアントパソコンを用いてユーザの誰かが押印動作をすると押印イベントが発生し、クライアントパソコンはその押印に用いられた電子印鑑のチップＩＤをタブレットを通じて取得する。初期処理で取得した公開鍵を用いて電子印鑑のチップＩＤを暗号化してファンクションコード及び付帯情報と共に電子印鑑認証サーバ１０に送る。電子印鑑認証サーバ１０は、受け取ったチップＩＤ（公開鍵で暗号化されたもの）とファンクションコードを元に当該ユーザがログイン権限を持っているかどうかを判断する。ログイン処理が正常に行われた場合は受付番号、印影情報、押印履歴情報をクライアントパソコンに返す。クライアントパソコンでは、印影情報及び押印履歴情報を取得して押印文書に印影を表示する。
【００３１】
図１２は、認証サーバ管理権限を与えられた管理者がログインする処理を示すものである。図１０に示す一般利用者のログインとフローチャートはほとんど同じであるが、ファンクションコードの内容や、スーパーバイザー機能の違いなどがある。
【００３２】
図１３は、クライアントパソコン３０または３５と、電子印鑑認証サーバ１０との協働により、印影登録処理を実行するフローである。図１１に示すフローと似ているが、電子印鑑認証サーバ１０において行われる処理が印鑑ＩＤ及び印影の登録処理である点が異なる。
【００３３】
図１４は、クライアントパソコン３０または３５がコンピュータネットワーク（インターネット又はイントラネット）を介して、電子印鑑認証サーバ１０及び文書管理サーバ２０と協働する様子を示した図である。クライアントパソコン３０または３５の内部には、押印文書作成手段６０があり、押印文書作成手段６０はエディタ及びライタを含んでいる。エディタは押印欄をテンプレート上に作成する機能を有する。押印文書作成手段６０は後述するように擬似プリンタをも有しており、一般的なワープロ文書や表計算ソフトの出力を擬似的なプリンタ上に出力してそれをテンプレート（押印欄を有するもの）とライタの機能により合体させて一つのファイル（ここではｂｗｂという拡張子を有するもの）を作り、電子押印文書を作成するものである。
【００３４】
電子印鑑により押印することとなる電子押印文書を作成するには、そのユーザは、押印文書作成手段６０がインストールされたクライアントパソコン３０または３５を用いる必要があるが、単に電子押印文書を閲覧し、押印するだけのユーザは押印文書作成手段６０を使わずに押印文書閲覧手段８０を用いればよい。押印文書閲覧手段８０は、文書の中身を修正することはできない。押印欄に押印履歴情報を付け加えたり印影を表示させたりすることができるものである。
【００３５】
図１５は、押印文書作成手段６０の有する３つの機能を表示した機能ブロック図である。初期設定、エディタ、ライタの３つの機能はそれぞれコンピュータプログラムによって実現されるものであって、コンピュータのＣＰＵがその時々に応じて他の機器と共に果たす機能を便宜上空間的に示したものである。
【００３６】
図１６は、図１４に示した文書管理サーバ２０の有する４つの機能を表示した機能ブロック図である。文書管理データベース２１０は、押印文書を様々な情報と関連付けて管理する部分である。押印状況管理手段２２０は、押印文書に押印すべき社内のワークフローがどこまで進んでいるかを管理する部分である。電子メール配信手段２３０は、次の押印すべき人に押印文書をメールに添付して送る機能を有する部分である。押印文書作成手段または電子印鑑認証サーバとの中心手段２４０は、インターネット又はイントラネットを介して他のコンピュータと通信する機能を有する部分である。
【００３７】
図１７は、クライアントパソコン３０または３５において押印処理を実行する際のフローチャートである。ステップ１７００で始まり、ステップ１７０５において印刷する。この印刷は前述したｂｗｂ文書を作成して画面に表示することを意味する。ステップ１７１０において図示しない電子印鑑認証サーバ１０とのやり取りの結果、ログイン処理がなされ、ログイン権限有りと認められたユーザーであることを前提にステップ１７１５に進む。ステップ１７１５では、この利用者が押印文書のワークフローやアプリフェーズなどの設定変更を希望する場合に、認証サーバからアプリフェーズを取得して（ステップ１７２０）ワークフロー設定画面にて設定変更処理を行う（ステップ１７３０）。そうしてできた押印文書が新規文書となる場合には（ステップ１７４０でＹＥＳ）の場合にはシリアル番号を生成し（ステップ１７４５）、文書管理サーバに情報を送信し、文書番号を取得し（ステップ１７５０）、ｂｗｂファイルにデータを書き込む（ステップ１７６０）。ステップ１７４０で新規文書ではないと判断された場合には、文書管理サーバに情報を送信し（ステップ１７５５）、ｂｗｂファイルにデータを書き込む（ステップ１７６０）。その結果新規文書となった場合または最終押印となった場合には文書管理サーバにｂｗｂファイルを送信して（ステップ１７６５）終了する（ステップ１７７５）。新規文書でもなく最終押印でもない場合は一旦処理が終了するが、次の押印者によりステップ１７００からの処理が繰り返される。
【００３８】
図１８は、サーバとクライアントパソコンとの間をインターネットまたはＬＡＮで結ぶ様子を示した図である。左側に文書管理サーバ２０と電子印鑑認証サーバ１０を描いてあり右側にクライアントパソコン３０及び３５を描いている。文書管理サーバ２０は押印文書を管理するサーバであって、文書管理機能のほかその押印文書が複数の人に承認して押印手続をしてもらう必要がある性格上、システム管理機能を持ち電子メールなどの通信を管理する機能を備えている。電子印鑑認証サーバ１０は、電子印鑑の認証、ＩＤパスワードの認証、マスタファイルの管理、文書番号の発行、管理を行うサーバである。この図では２つのサーバを分けて描いてあるが、１つのサーバコンピュータで両者の機能を併せ持つ実施例も可能である。クライアントパソコン３０は、押印文書作成手段６０を有するコンピュータであって、押印文書はこの機能を用いて作成される。クライアントパソコン３５は押印文書閲覧手段８０を有するコンピュータであって、押印文書を書き換える機能は持たないがその押印文書を承認すべき利用者が電子印鑑を用いて押印手続を行うのに用いられるコンピュータである。図１８に示すようにサーバ側とクライアントパソコン側とはデータトランスミットにはウェブサービスやＨＴＴＰプロトコルが用いられ、フレームワーク、ソープ（ＳＯＡＰ）などの通信プロトコルを用いてやりとりされる。
【００３９】
図１９は、クライアントパソコン３０で押印文書を作成する際のログイン画面である。押印文書を作成する者が、適切な権限を持っていることを電子印鑑認証サーバに問い合わせてマスタファイルとの照合などにより確認した上で文書作成許可を取得して作業を開始することになる。図２０は、押印文書の初期設定のうち基本設定をする画面を示している。用紙サイズの選択、カバーページの有無、有効期間、帳票形式、パスワードの設定を基本設定として設定する。有効期間とは、この押印文書が最終押印者の承認を得るまでどのくらいの期間を有するかを予測した上で設定される数値であって、その有効期間を過ぎれば、この文書に押印しようとしても押印できなくなる。帳票形式では普通伝票か複写伝票かを選択できる。普通伝票は、例えば請求書が複数枚あって、それに対してまとめて承認を受ける必要がある場合に用いる。複写伝票は、納品書、請求書、領収書などのように中身が同じで伝票の罫線の色とタイトルが違うなどの場合に用いられる。パスワードは、必要な場合に設定される機能であってパスワードを知らない押印者にこの文書を見せないために用いられる。基本設定の内容が決定したらＯＫボタンを押して確定させる。
【００４０】
図２１は、押印文書の初期設定のうち、サーバー設定の画面を示したものである。電子印鑑認証サーバのＵＲＬを記述することによりこの押印文書の文書番号の発行、押印された電子印鑑の認証、ＩＤパスワードの認証、マスタファイルの参照をすべきサーバコンピュータの特定がなされる。複数の会社に渡ってスーパーバイズする権限を持つ管理者が見る場合は、会社名はプルダウンボタンをクリックすることによって選択される。通常は１つの会社のみで押印文書のやりとりがなされるのでこのプルダウンボタンをクリックしてもその会社しか選択できない。アプリケーション名ではプルダウンボタンをクリックすることにより押印申請書、請求書、稟議書、事業計画書などその社内で定型的に用いられている社内文書の種類が選択できる。文書管理サーバのＵＲＬを記述することによって当該押印文書を保管すべきサーバコンピュータの特定がなされる。自動連番のチェックボタンをクリックすることにより文書番号の採番が自動的になされる。また押印の同期のチェックボタンをクリックすることにより、他の押印者による押印の事実が瞬時に反映される。ここでＯＫボタンをクリックすることによって設定が確定される。
【００４１】
図２２は、押印文書に文書番号が付される様子を示した図である。押印文書が作成される過程においてクライアントパソコン３０と電子印鑑認証サーバ１０とのやり取りにより文書番号の取得がなされ、押印文書の右上などの適切な位置にそれが付される。文書管理サーバ２０においてもこの文書番号を頼りにしてデータベースが構築され、文書の管理がなされる。
【００４２】
図２３は、押印文書に押印すべき者が係長、課長、部長の３人である場合、３人がそれぞれ印鑑を押す際にサーバとのやりとりを行って押印権限を、電子印鑑認証サーバ１０において照合し押印文書中の押印履歴情報を書き換えて文書管理サーバ２０に保存することを示す図である。
【００４３】
図２４は、押印すべき押印者がクライアントパソコン３５（押印文書閲覧手段８０）を用いて押印手続を行おうとする際の文書管理サーバ２０及び電子印鑑認証サーバ１０とのやり取りを示す図である。ここでは押印文書の初期設定において押印の同期が選択されていないものとする。その場合、押印文書閲覧手段８０は文書管理サーバ２０へ印鑑情報を要求する。この押印文書に他人がした押印文書手続を反映させるためである。文書管理サーバ２０はそこに保存している押印文書において押印されている印鑑ＩＤ及び押印の受付番号をＣＳＶ形式でクライアントパソコン３５に返す。クライアントパソコン３５は当該押印文書に受領コードを書き込み対応する電子印鑑の印影情報を電子印鑑認証サーバ１０に要求する。電子印鑑認証サーバは対応する印影情報をクライアントパソコン３５に渡すと、クライアントパソコン側はそれを取得し押印文書にその印影を書き込む。これにより、クライアントパソコン３５の画面上に押印した印影が表示されるから紙の文書に押印するのと同等の使い勝手をもたらす。
【００４４】
図２５は、クライアントパソコン３５を用いて押印しようとする者がアプリケーションの内容に変更を加えようとする場合のフローチャートである。アプリケーションについて設定を変更しようとする内容（会社コード、アプリケーションコード、印鑑名、印鑑ＩＤ）を文書管理サーバ２０に送る。文書管理サーバ２０は、その情報をアプリケーションファイルに書き込む。
【００４５】
図２６は、押印文書閲覧手段８０を用いて押印者がまさに押印した場合のフローチャートを示す。当該押印文書がいまだに文書番号を取得していない初めての文書であった場合には、文書管理サーバ２０に対して文書番号を要求する。文書管理サーバ２０は、押印文書データベースに新規レコードを作成し、押印文書閲覧手段に文書番号を返す。押印文書閲覧手段８０はその文書番号を取得し押印文書に文書番号を登録する。押印した文書が初めての文書でなかった場合は文書閲覧手段８０は押印された情報を文書管理サーバに送信し、文書管理サーバ２０は押印情報を文書データベースのレコードに書き込む。（文書番号の発行は最初の押印者が押印完了した直後になされることを前提にしているが、文書番号発行を最初の押印の際にはせずに、２番目の押印者あるいは３番目の押印者など他の押印のタイミングで実行することもできる。２番目あるいは３番目の押印者が誤字脱字などを発見し電子押印文書をより完全なものにすることが考えられるので、完成度の高い文書になった段階で文書番号を発行することが無駄のない文書管理の面で好ましいからである。）
【００４６】
図２７は、図２０と同様に押印文書閲覧手段の初期設定を示す画面であるが、この例では会社コードやアプリケーションコードの設定も可能となっている実施例を示している。
【００４７】
図２８は、押印文書作成手段６０において押印文書のテンプレートの初期設定を行う場合にテンプレートとして３ページで構成されるものを作成し、３枚目以降を繰り返しを指定して普通伝票の設定を用いるケースを示した説明図である。押印文書作成手段６０は、後述するようにテキスト作成手段や図形作成手段を有しておりそれを用いて罫線や押印欄などを含むテンプレートを作成する機能を有する。図２８の左上に示す元になる書類はここでは見積書であって１枚目は表紙で２枚目は説明書きで３枚目と４枚目と５枚目が実際の見積書（この見積書には罫線や押印欄などは含まれていない。）である。そしてこの書類は一般的なワープロソフトまたは表計算ソフトで作成されたものとし、その電子ファイルも手元にある。押印文書作成手段６０は、図２８の左下に示すような３ページに渡るテンプレートを電子的に作成するものである。１枚目のテンプレートには押印欄が設けられ、必要ならば３枚目のテンプレートにも押印欄が設けられる。元になる書類をそれを作成するのに用いたプログラムを立ち上げた上で印刷メニューを選択し、プリンターとして現実のプリンターではなく押印文書作成手段６０が有する擬似印刷手段を出力先とすることによりここで作成したテンプレートと元になる文書とを合体させて１つのファイル（押印文書）として保存することが可能になる。こうして保存された押印文書はここではｂｗｂを拡張子とする電子ファイルであって、文書の内容は書き換えることができず押印に関する情報（押印履歴情報）のみを書き換えられるものである。今普通伝票の設定で３枚目以降繰り返しを指定した場合には、図２８の右側に示すように作成された電子押印文書においては３ページ目以降のページがテンプレートの３ページ目以降のデザインを適用して作成される。
【００４８】
図２９は、納品先、品名、数量、金額などが入力された１ページだけで構成される文書を元に請求書、納品書、受領書で構成される３枚綴りの請求納品書を作成する場合に複写伝票を選択して３枚複写を指定する場合を説明する図である。この場合、テンプレートは３ページから構成されるが、その各々はほぼ同じデザインを踏襲するものであってタイトルや罫線の色が異なるのみである。この設定で１ページからなる元の書類にテンプレートを適用すると作成される電子押印文書は３枚綴りの請求納品書のそれぞれに納品先、品名、数量、金額が読み込まれた文書として作られる。
【００４９】
図３０は、設計図などの元になる文書にカバーページを付ける場合を説明する図である。元になる書類は設計図だけであるが、テンプレートがカバーページとテンプレート１ページで構成され「カバーページ有り」、「普通伝票」、「１枚目以降繰り返し」を指定することにより図３０の右側に示すような電子押印文書が作成される。
【００５０】
図３１は、押印文書作成手段６０を起動してテンプレートを作成しようとする際に表示される初期画面である。図３１に示すように図形作成機能やテキスト編集機能などの通常図面を作成するための機能のほか印鑑を押す押印欄を作成する手段やそれに対応してワークフローを設定する手段などが含まれている。新規にテンプレートを作成しようとする際には図３１に示すように何等まだテンプレートが作られていない真っ白な状態で表示されるが、既成のテンプレートのファイルを開いたときには図３１に示す画面に作成済みのテンプレートが表示される。
【００５１】
図３２は、テンプレートを元になる文書と合体させないで単独で保存する場合の保存画面である。ここではテンプレートと名づけられたフォルダに請求納品書という名前で保存される場合を示しており、拡張子はｍｇｔとなっている。このように保存されたテンプレートは社内的に異なる部署でも使われる可能性がある汎用性の高いものである。また長期にわたって使う可能性のあるものである。
【００５２】
図３３は、電子押印文書を作る際に元になる文書（ワープロ文書や表計算シート）を作成したプログラムにおいて印刷メニューを選択しプリンタとして現実のプリンタではなく仮想的に作られた擬似プリンタ（ここではＢ２ｗｉｎＢ Ｄｒｉｖｅｒ／Ｃ）に出力する操作を示す画面である。特にこの図では表計算ソフトの印刷出力画面となっている。この操作により元になる文書の印刷イメージがそれを作成したプログラムから独立した形で電子押印文書作成手段に取り込み可能なものとなる。図３４は、この擬似プリンタのプロパティの設定画面でありここではＡ４の横サイズで出力することを選んでいる。ここでＯＫボタンを押して印刷画面に戻りさらに印刷画面でＯＫボタンを押すと図３５が表示される。図３５は、テンプレートの選択画面である。前述したテンプレートフォルダに保存されているテンプレートが選択可能であり、今「請求納品書」が選択可能となっている。これを選択し選択ボタンをクリックすると、図３６の画面が表示される。図３６は、パスワードの入力画面であり今選択したテンプレートがパスワードを要求するものである場合にこの画面が表示される。正しいパスワードを入力してＯＫボタンを押すことにより元の文書と当該テンプレートの合体がコンピュータ上でなされてｂｗｂを拡張子とする電子押印文書のファイルが作成されることになる。図３７は、そのようにしてできるｂｗｂファイルの保存画面である。図３７においては、ファイル名が請求納品書サンプルイメージとなっている。
【００５３】
押印文書作成手段６０は、前述したように図面作成手段やテキスト作成手段や押印欄作成手段を有するものであるがテンプレート（拡張子がｍｇｔ）のファイルを読み込んで編集することができるのみならず、押印文書（拡張子がｂｗｂ）のファイルを読み込んで編集することもできる。その編集成果はテンプレートとしての保存もできるし押印文書としての保存もできる。テンプレートとして保存した場合には、ワープロソフトや表計算ソフトで作成された元の文書とは切り離されてテンプレートとして独立して保存される。まったくゼロからテンプレートを作成しようとする場合は、レイアウトなどを決めるために試行錯誤を必要とするから図３７では作業途中のものであることを示すために「請求納品書サンプルイメージ」としたものである。
【００５４】
図３８では、「請求納品書サンプルイメージ」という名前の押印文書（ｂｗｂファイル）を押印文書作成手段６０で開いた画面である。ここでは、まだテンプレートの中身ができていない状態で空のテンプレートであるために罫線も押印欄もない状態である。従ってワープロソフトまたは表計算ソフトで作成した文書イメージがそのまま表示されている。ただし、元の文書を作成したプログラムとは関係なくイメージとして表示されているだけであるから、その内容についての編集はできない。
【００５５】
図３８のｂｗｂファイルを一旦閉じて今度は「請求納品書」という名前のテンプレートファイルを編集して完成させるために開く。図３９は、押印文書作成手段６０がテンプレートファイルを開く画面である。図４０は、テンプレートファイルを開いた状態で更にさきほど作った「請求納品書サンプルイメージ」というｂｗｂファイルを開く画面である。押印文書作成手段６０は、このようにテンプレートファイルを開いた状態で更にｂｗｂファイルを開いて重ね合わせて表示することができる（図４１）。これによりワープロや表計算で作られた元の文書に適切なレイアウトを有するテンプレートの作成が可能になる。
【００５６】
図４２は、サンプルイメージを参照しつつ前述の図形作成手段やテキスト作成手段を用いてテンプレートを編集する様子を示した図である。図４３は、押印枠を作成する様子を示した図である。ここでは部長、課長、係長の３つの押印枠が作成されている。レイアウト機能や拡大縮小機能などを用いて全体的なデザインの調整が図られる。テンプレートの１ページ目が完成したら、必要に応じて２ページ目やカバーページなどの作成などもする。図４４は、テンプレートファイルのファイル情報の表示画面である。ファイル名や作成日時、更新日時は自動的に入力される。管理の都合上必要ならばタイトルやコメント欄にそのテンプレートを識別する情報や説明する内容などを入れることができる。図４５は、完成させたテンプレートファイルのプレビュー表示画面である。出来上がりを確認した上で必要ならば印刷もできる。出来上がりを確認して問題なければ完成したテンプレートを保存する。このとき特にサンプルイメージを気にすることなくテンプレートの保存を実行すればテンプレートのみがサンプルイメージと切り離されて保存される。
【００５７】
図４６は、押印文書作成手段６０の有する印鑑メニューを説明する図である。押印枠は３つないし５つほど連ねて設けることが通常なされる。そこで３連、４連、５連などのメニューが準備されており例えば３連のメニューを選んで押印すべきスペースの左上に一旦マウスカーソルを落として押印すべきスペースの右下までドラッグすることによって自動的に３つの押印枠が作成される。それぞれの押印枠の中央には「押印」という文字が表示される。この押印という文字の表示は、その位置に押印者が押印すべきことを意味する。一旦作った上で再調整も可能である。
【００５８】
図４７は、押印枠の設定画面（印鑑ダイアログボックス）である。本発明においては押印枠は単に印鑑を押印するだけでなく、押印履歴情報（押印日時、場所などに関する情報）やワークフロー（回覧や押印の順番）の情報をも有するものである。押印枠を選択した上でプロパティを選択するかまたは押印枠をダブルクリックすることにより印鑑ダイアログボックスが表示される。「全体タブ」では作成する押印枠全体について押印者名の文字のフォント、押印枠の線の色、押印枠の線種を指定する。印鑑タブは、押印枠の数と同じだけ準備され、ここでは３連なので、印鑑１、印鑑２、印鑑３の３つのタブが準備されている。図４８は、印鑑タブの設定画面である。押印者名、押印欄に表示するキャプション等の設定である。ここで押印欄のキャプションとは、押印枠の中に表示する文字であって、例えばその押印者がワークフロー上押印できる場合に「押印」と表示し、承認ルートの前の順序の押印者がまだ押印していないためこの押印欄に押印できない場合に「未承認」と表示することをいいその表示する文字列をこの印鑑タブ設定画面で設定できる。従って、図４８で表示されている「押印」の部分に「印を押してください」とし、「未承認」のところに「まだ押せません」とすると電子押印文書の押印枠にその通りに表示されることになる。ワークフローの設定もこの画面でできる。ルートＡ、ルートＢなどの設定をするがそれについては別の図面を参照しつつ後述することにする。
【００５９】
図４９は、印鑑ダイアログボックスの印鑑タブで、印鑑１を開いた画面である。初期設定で指定したアプリケーション名に関連付けたアプリフェーズが認証サーバから呼び出され表示される。プルダウンメニューにより押印権限を与える者を指定する。例えば、アプリフェーズで「課長」を選択し名称で「小沢」を選択する。すでに認証サーバに課長の小沢が所有する印鑑が登録されていれば図４９の最下欄の印鑑ＩＤの窓に小沢の印鑑ＩＤが表示される。印鑑ＩＤの欄の上の欄はワークフローの指定をする部分である。図４９に示すようにプルダウンボタンによりＡからＺのアルファベットを選択する欄と数値を入力する欄の２つで構成される。アルファベットの指定は承認ルートのグループの指定であり、社内の部署の違いなどによりＡグループ、Ｂグループ、Ｃグループなどに分かれる。数値の指定は同一の承認ルートグループ内での承認順位をゼロから始まる数値で指定する。同じ承認ルートグループ内では、承認順位で指定した順序で承認が行われる。承認順位が前の人が押印しなければ後の順位の人は押印できない。複数の承認ルートグループが存在する場合は、それらの承認ルートグループは並行して動作する。つまりＡＢＣ３つのグループが存在する場合、それぞれの承認ルートで別々に承認が行われる。
【００６０】
図５０は、複数の押印者の誰から押印してもよく押印順序を指定しない場合の承認ルートグループ及び承認順位を示す図である。ここでは承認ルートグループはすべてＡに属し承認順位はすべてゼロとなっている。それに対応して押印枠には５つとも全部押印という文字が表示されている。押印可に対するキャプションが「押印」の文字表示と指定しているからである。図５１は、複数の押印者間で押印順序を指定する場合の承認ルートグループ及び承認順位を示す図である。係長、課長、部長の順に押印順序を指定するので承認順位が部長が２、課長が１、係長が０となっている。係長が押印しなければ課長は押印できない、課長が押印しなければ部長は押印できない。押印枠に表示される文字はまだ誰も押印していない状態では係長の押印枠のみが「押印」となっており、他の枠では「未承認」と表示される。承認ルートグループはすべて同じＡグループとなっている。次に図５２及び図５３を参照しつつ複数の承認ルートを設ける場合について説明する。営業の部署に１課と２課があり、営業部長、１課課長、２課課長、１課係長、２課係長、１課担当者、２課担当者がいるものとする。１課と２課で並行して承認を行いたい場合に図５３に示すように１課の承認ルートグループをＡグループ、２課の承認ルートグループをＢグループとし、承認順位は担当者を０、係長を１、課長を２、部長を３とし、部長の承認ルートグループは便宜上Ａとする。これにより、営業１課、営業２課それぞれ同時に並行して担当者、係長、課長の順に承認が行われ、１課、２課の課長が両方とも承認した後に営業部長の承認が行われる。初期段階では押印枠の中には１課担当者及び２課担当者のみ「押印」と表示され、他の押印枠には「未承認」と表示される。
【００６１】
図５４は、押印枠を一旦作成した後にその大きさの変更をする予想を示した図である。マウスによるクリックで押印枠を選択した状態ではその周辺の四隅と辺の中ほどにマウスで掴むことができるハンドル（小さい四角形）が表示される。それをドラッグすることにより大きさの調整が可能である。
【００６２】
図５５は、レイアウトの調整の画面である。作成した図形のうち調整したい図形あるいはテキスト、押印枠をクリックすることによって選択し、変更対象とすることができる。外見でなく属性の変更をしたい場合は、プロパティを選択することによって色や幅、文字のピッチなどの変更も可能である。図５６は、図形の属性を変更するためのプロパティ画面である。変更内容すべて入力してから適用ボタンを押して保存することにより、テンプレートが完成する。出来上がったテンプレートは適切な名前を付けてテンプレートフォルダに保存する。
【００６３】
図５７は、新たな押印文書の作成をするために元となる文書を表計算ソフトにより作成した画面を示す。元となる文書が完成したらその表計算ソフト上で印刷メニューを選択する。図５８は、表計算ソフトの印刷メニュー画面である。プリンタの選択をプルダウンボタンをクリックすることにより行い、あらかじめインストールされた擬似プリンタ（電子押印文書作成手段が用意した仮想的なプリンタドライバ）を選択する。プリンタ選択欄の隣にあるプロパティボタンをクリックするとその擬似プリンタのプロパティ画面が表示される（図５９）。紙のサイズ、縦か横かの設定をする。プロパティの設定が完了したら、ＯＫボタンを押して、印刷メニューに戻り、そこでＯＫをクリックするとテンプレート選択画面が現れる（図６０）。テンプレートフォルダに保存されているテンプレートが帳票名の欄に表示されているのでその中から必要な帳票を選んで選択ボタンをクリックする。選んだテンプレートにパスワードが設定されている場合は図６１に示すパスワード入力画面が現れ、正しいパスワードを入力してＯＫボタンをクリックすると元の文書とテンプレートとを合体する処理がなされる。こうしてできた電子押印文書に名前を付けて保存する（図６２）。ファイル名はテンプレート名の後に年月日、時刻を追加したものが自動生成される。必要があればこのファイル名を変えることができる。このファイルの拡張子はｂｗｂとなっている。
【００６４】
図６３は、出来上がった電子押印文書（ｂｗｂファイル）の押印欄の表示を示している。この例では係長の押印がされないと課長、部長の押印ができない設定であるので、部長と課長の欄は「未承認」と表示され、係長の欄は押印されることが期待されていることを示すために「押印」の文字及び「ＩＤ」「ＰＡＳＳ」の表示がなされている。このｂｗｂファイルを閉じると図６４のようなアイコンで表示される。係長が押印手続きをした後は、押印欄が図６５のように表示される。係長の押印欄には印影が表示され、課長の欄には「押印」の文字及び「ＩＤ」「ＰＡＳＳ」の表示がなされている。部長は課長の押印がなされなければ押印できないので「未承認」と表示がされている。
【００６５】
以上、押印文書作成手段６０を実際に使用する手順を追って説明してきたが、以下、電子押印文書作成手段６０の機能ブロック図を参照しつつ説明する。図６６は、押印文書作成手段６０の機能ブロック図である。押印文書作成手段６０は、テンプレート作成手段６１０、テンプレート保存手段６１７、擬似印刷手段６１６、電子印鑑認証サーバまたは文書管理サーバとの通信手段６５０、ワークフロー設定手段６１５を有する。テンプレート作成手段６１０は、罫線やタイトルや押印枠を作成する手段であって、テキスト作成手段６１１、図形作成手段６１２、押印欄作成手段６１３、レイアウト調整手段６１４などを有する。テキスト作成手段６１１は、文書のタイトルなどのテキストを入力、編集する手段である。図形作成手段６１２は多角形、円、楕円、直線などの作図機能を有するものであり、罫線などの作成もできる。押印欄作成手段６１３は、単に図形としての押印枠を作成するのみならず、ワークフロー設定手段６１５と協働して承認ルート、押印順序などを設定し、その情報を管理するための押印枠のプロパティ情報をも作成する。ワークフロー設定手段６１５は、押印権限や押印順序の設定にあたって必要に応じて電子印鑑認証サーバ又は文書管理サーバとの通信手段６５０を介してサーバー側の情報（ユーザマスタ、アプリケーションマスタ）を参照してワークフローに関する情報を生成する。レイアウト調整手段６１４は、テキスト、図形、押印枠などの図形のレイアウトを調整する手段である。
【００６６】
テンプレート保存手段６１７は押印文書作成手段６０で作成したテンプレート（罫線、押印枠などを含むもの）を元の文書とは切り離した独立の電子ファイルとして保存する手段である。前述したようにテンプレートはここではｔｍｇファイル（拡張子がｔｍｇのファイル）として保存される。ワープロソフトや表計算ソフトで作成された電子データにこのテンプレートを重ね合わせることによって押印文書が作成され、ここではｂｗｂファイル（拡張子がｂｗｂのファイル）として保存される。その重ね合わせの処理において重要な役割を果たすのが擬似印刷手段６１６である。擬似印刷手段６１６はプリンタドライバとしてコンピュータにインストールされるプログラムである。仮想的なプリンタであり、現実に紙に印刷するプリンタではない。表計算ソフトまたはワープロソフトを起動して必要な文書を読み込んだ状態で印刷メニューに入り、プリンタとしてこの擬似印刷手段６１６を選択し印刷を実行するとこの押印文書作成手段６０が起動し、テンプレートの選択を促す。そこで押印文書作成者がテンプレートを選択すると押印文書作成手段６０は元の文書とテンプレートとを合体する処理をする。そして電子印鑑認証サーバまたは文書管理サーバとの通信手段６５０を介して当該文書が保存される。
【００６７】
こうして保存された押印文書は、押印枠のプロパティとしてワークフローに関する情報を持っているので、文書管理サーバ２０はそのワークフローに従って押印すべきユーザに対して電子メールにファイルを添付するなどの手段により押印を促す処理をする。その後、前述したようにクライアントパソコン側と電子印鑑認証サーバ１０と文書管理サーバ２０との協働により押印手続きが進んでいくことになる。
【００６８】
図６７は、押印文書表示手段８２０の構成を示す機能ブロック図である。押印者のうち自らは押印文書を作成せず、押印手続きをするのみの者が用いるクライアントパソコンには押印文書作成手段６０をインストールする必要は無い。文書を閲覧し押印手続きを処理する手段である押印文書閲覧手段８０がインストールされればよい。押印文書閲覧手段８０は押印文書表示手段８２０と押印イベント取得手段８３０、印影表示手段８４０、電子印鑑認証サーバとの通信手段８５０を有する。押印文書表示手段８２０は押印を必要とする文書を表示する手段である。押印イベント取得手段８３０はクライアントパソコン３５に繋がるタブレット上で電子印鑑を押すイベントを取得する手段である。印影表示手段８４０は電子印鑑認証サーバ１０が持っている印影情報を取得し、それに基づいてクライアントパソコン側の押印文書に印影を表示する手段である。電子印鑑認証サーバとの通信手段８５０は電子印鑑ＩＤを公開鍵を用いて暗号化してやり取りしたり押印履歴情報や印影情報のやり取りをクライアントパソコンとサーバ側との間で実行する手段である。
【００６９】
以上述べた押印手続きでは、押印者は押印文書を閲覧してそれを承認するか否かの二者択一であることを前提としたがクライアントパソコン３５にはタブレットが繋がっており、タブレットから手書き線を入力することも可能なので、手書きコメントを追加した上で承認するという業務フローとする実施例も可能である。電子印鑑認証サーバと文書管理サーバが独立して設置してあるように記載しているが、１個のサーバ内に両方設置することもできるし、別々のサーバ上に設置することもできる。
【００７０】
また、前述した押印手続きでは文書作成者が作成した押印枠の中にのみ押印することを前提としたが押印枠以外の自由な場所に何度でも押印して訂正印として使用する他の実施例も考えられる。また、タブレットを使用しているので、押印文書に手書き線を書き加えることができる。押印の回覧途中に手書きコメントを追加することも可能である。「サイン」プラス「押印」という形態で文書を承認するという業務方式を採用するときこの付加機能を使える。
【実施例１】
【００７１】
上述の電子印鑑認証システムを応用して、電子会議システムに適用した実施例について説明する。図６８は、実施例のハードウェア構成を示す図である。
【００７２】
電子印鑑認証サーバ１０と文書管理サーバ２０とがインターネット通信網を介し、電子印鑑認証システム専用ビュワーをインストールした複数の会議参加者用パソコン３０、３５（２台に限らず参加人数分だけの複数台）に接続されている。会議参加者は、主催者の押印と会議議事録文書番号と参加者の押印欄が設けられ予め配信されていた電子会議議事録を開き、フリーライト機能を使い、電子ペンで必要事項をお互いに書き込んでいく。各自が書き込んだデータは、文書管理サーバにある原本に送信され原本が随時更新される。その原本と同じ内容になるよう参加者の議事録画面も更新されるので、全員が同じ内容の議事録画面を見ることができる。最後に参加者が押印欄に電子印鑑で押印すると、捺印した議事録が文書管理サーバに保管され会議が終了する。
【００７３】
主催者は、予め電子会議に参加するメンバーの会社名、部署、権限、電子印鑑ＩＤや印影、電子メールアドレス、アプリケーション（本件では、電子会議という名称でフォルダを作成、登録）など必要な情報を電子印鑑認証サーバ１０に登録しておく。次に主催者は、電子会議で使う議事録を準備する。まずＭＳワード（「ＭＳワード」は米国マイクロソフト社の商標）などで議題を作成しておく。次に電子印鑑認証システムの押印欄作成モジュール（押印文書作成手段６０）で電子会議議事録テンプレートとして、文書管理番号と主催者印及び参加者承認印の押印欄を作成する。この場合ワークフローは主催者を「０」、全ての会議参加者を「１」と設定する。作成したテンプレートを前記議事録に貼り付け、ライタで専用ファイル形式に変換し電子会議議事録とする。図６９は、電子会議議事録の議事開始前の状態を示すハードコピーである。
【００７４】
電子会議の参加者のパソコンには、予め電子印鑑認証システム専用ビュワー（専用ファイル形式に変換したファイルを開き、手書き文字の記入や押印ができる）をインストールしておく。
【００７５】
主催者は、会議参加者に電話やメールで会議開催を伝え、または予め決められた時間に会議を開始し、議事録を配付する。配付は、主催者が専用ビュワーで電子会議議事録を開き主催者印欄に電子印鑑で押印することで自動的に行われる。すなわち、押印後表示される登録画面（図７０）で「ワークフロー変更」を選択すると配信予定先が表示されるので（図７１）、再度確認すると共に追加、欠席があった場合は画面に従って変更する。図７０は、電子会議を開催する主催者がその電子会議の参加者に対し議事録を配布するための登録画面を示すハードコピーである。図７１は、ワークフロー変更の画面を示すハードコピーである。図７０で「登録」するとワークフローに従い会議参加者に電子メールで議事録が配信される。それと同時に、文書管理サーバの電子会議フォルダに送信され、原本ファイルとして保存される。
【００７６】
主催者の押印欄を設け、会議の最初に押印するのは、電子印鑑認証システムに登録された者だけにしか配信させないことと、主催者の認証印があることでセキュリティを守り、正本であることを明示するためである。すなわち、主催者の押印がある議事録を受け取った会議参加者は主催者の認証印があることを見て特定の会議参加者のみが受け取った秘密文書であることを認識できて、確かに主催者から送られた正本の議事録であることを確認した上でその会議に参加することが可能となる。
【００７７】
図７２は議事の進行に伴い会議参加者のそれぞれが電子ペンをもって手書き入力により議事録の編集をする様子を示すハードコピーである。電子会議が開催され、電子会議参加者が、自分のパソコンに専用ビュワーで電子会議議事録を開く。上部メニューの 「電子会議」をクリックすると、タブレット上で電子ペンを使い議事録に自由線や手書き文字を書き込むことができるので、適時会議内容を書き込む。ここで、電子ペンはタブレットの上で用いる座標指示器であって筆記具に似た形状を有するものである。この電子ペンを前述した電子印鑑と一体として構成することが可能である。また分離して独立した筐体を持つものとして構成することも可能であり、その場合に同じ人が所有する電子印鑑のＩＤと関連付けられたＩＤを持たせることによって筆跡の主体が誰であるかを特定できるような電子会議システム、そして議事録とすることも可能である。
【００７８】
本電子会議システムは議事録そのものを電子会議参加者全員の共同作業により作り上げていくイメージのものであるが、同時に音声におけるやりとりもしたい場合には、電話を並行して用いればよい。本発明では議事録のやり取りにインターネットを用いているからその同じインターネット接続を用いてＩＰ電話を用いれば、通信費用の低減が可能となる。
【００７９】
必要事項を書いた後、上部メニューの「電子会議」を再びクリックすると、フリーライト機能が一時停止し記入内容を「登録しますか？」（図７３）と表示されるので、「登録」を選択する。書き込んだデータはベクトルデータとして別途保持されており、「登録」のクリックにより文書管理サーバの電子会議フォルダの電子会議議事録ファイルに当該ベクトルデータが送信され追加保存される。図７３は手書き入力した内容を登録するか否かを確認する画面のハードコピーである。
【００８０】
他の参加者は、各自のパソコン上部メニュー（図７２）の「更新」をクリックすると、文書管理サーバから最新の電子会議議事録データがダウンロードされ、自分の表示している画面が更新され、全参加者の表示内容の同期が取れる。もちろんこの更新作業は、自動的（一定時間毎）に更新するよう設定しておいても良い。
【００８１】
あるいは、「登録」をクリックし書き込んだベクトルデータを文書管理サーバに送信保存した後、同サーバにある最新のデータをダウンロードし更新するという方法でもよい。これは「登録」の１クリックで、文書管理サーバへのデータ送信保存後、文書管理サーバにある最新データをダウンロードし更新するという２アクションを行う方法である。
【００８２】
各参加者がこのような操作を繰り返しながら会議が終了し、議事録に記載された内容に合意したら、各自押印欄に電子印鑑で押印し議事録が完成する。押印欄の各参加者の印影も同期して表示される。電子会議議事録のファイルを閉じて終了する。押印や手書きデータは、そのアクションが発生都度、文書管理サーバに送信、保存されているので、ファイルを閉じるだけでよい。
【００８３】
押印欄に押印できるメンバーは、予め電子印鑑認証サーバに登録され、かつ押印権限が認証された者しか押印できないので、責任の明確になった会議議事録が作成できる。
【００８４】
本発明は、会社間あるいは社内のビジネス会議として例示したが、電子印鑑認証サーバに登録するという手続きが必要になるものの、手書き入力と電子印鑑による本人確認と押印認証ができるので、住民票など役所で作成したフォーマットをダウンロードし自宅にいる申請者が必要事項を記入し電子印鑑で押印し申請書を役所へ送信する電子申請や、銀行などで本人が記入する必要のある文書を、自宅にいる本人とインターネット通信を使った電子文書で作成するなどにも使うことができる。この場合、主催者印の部分が、役所印や銀行印などに変わり正本であること明示する。
【産業上の利用可能性】
【００８５】
このような構成により、会議参加者がそれぞれ議事の進行に並行して議事録編集作業を実行して会議の終了時には押印手続をもって議事録が完成する電子会議が可能となる。すなわち電子会議終了と同時に会議参加者の認証印が押された議事録が完成し、文書管理サーバに保管できる。会議を始めるにあたって主催者の認証印がある議事録を配信するので、参加者は受信した議事録が正本であることを確認できる。
【図面の簡単な説明】
【００８６】
【図１】管理者権限で電子印鑑認証システムにログインする際のログイン画面である。
【図２】電子印鑑認証システムのメニュー画面である。
【図３】ユーザマスタの画面である。
【図４】印影登録処理の画面である。
【図５】アプリケーションマスタの画面である。
【図６】電子印鑑認証サーバとクライアントパソコンとの基本プロトコルを示す図である。
【図７】電子印鑑認証システムのハードウェア構成を示す図である。
【図８】電子印鑑認証サーバのハードウェア構成を示す図である。
【図９】電子印鑑５０を詳細に説明した図である。
【図１０】クライアントパソコンが電子印鑑認証サーバとの協働により電子印鑑によるログイン処理を実行する際のフローを示す図である。
【図１１】クライアントパソコンが電子印鑑認証サーバとの協働により電子印鑑による押印処理を実行する際のフローを示す図である。
【図１２】認証サーバ管理権限を与えられた管理者がログインする処理を示す図である。
【図１３】クライアントパソコンと、電子印鑑認証サーバとの協働により、印影登録処理を実行するフローチャートである。
【図１４】クライアントパソコンがコンピュータネットワーク（インターネット又はイントラネット）を介して、電子印鑑認証サーバ及び文書管理サーバと協働する様子を示した図である。
【図１５】押印文書作成手段の有する３つの機能を表示した機能ブロック図である。
【図１６】文書管理サーバの有する４つの機能を表示した機能ブロック図である。
【図１７】クライアントパソコンにおいて押印処理を実行する際のフローチャートである。
【図１８】サーバとクライアントパソコンとの間をインターネットまたはＬＡＮで結ぶ様子を示した図である。
【図１９】クライアントパソコンで押印文書を作成する際のログイン画面である。
【図２０】押印文書の初期設定のうち基本設定をする画面を示している図である。
【図２１】押印文書の初期設定のうち、サーバー設定の画面を示した図である。
【図２２】押印文書に文書番号が付される様子を示した図である。
【図２３】押印文書に押印すべき者が係長、課長、部長の３人である場合、３人がそれぞれ印鑑を押す際にサーバとのやりとりを行って押印権限を、電子印鑑認証サーバにおいて照合し押印文書中の押印履歴情報を書き換えて文書管理サーバに保存することを示す図である。
【図２４】押印すべき押印者がクライアントパソコンを用いて押印手続を行おうとする際の文書管理サーバ及び電子印鑑認証サーバとのやり取りを示す図である。
【図２５】クライアントパソコンを用いて押印しようとする者がアプリケーションの内容に変更を加えようとする場合のフローチャートである。
【図２６】押印文書閲覧手段を用いて押印者がまさに押印した場合のフローチャートである。
【図２７】押印文書閲覧手段の初期設定を示す図である。
【図２８】押印文書作成手段において押印文書のテンプレートの初期設定を行う場合にテンプレートとして３ページで構成されるものを作成し、３枚目以降を繰り返しを指定して普通伝票の設定を用いるケースを示した説明図である。
【図２９】納品先、品名、数量、金額などが入力された１ページだけで構成される文書を元に請求書、納品書、受領書で構成される３枚綴りの請求納品書を作成する場合に複写伝票を選択して３枚複写を指定する場合を説明する図である。
【図３０】設計図などの元になる文書にカバーページを付ける場合を説明する図である。
【図３１】押印文書作成手段６０を起動してテンプレートを作成しようとする際に表示される初期画面である。
【図３２】テンプレートを元になる文書と合体させないで単独で保存する場合の保存画面である。
【図３３】電子押印文書を作る際に元になる文書を作成したプログラムにおいて印刷メニューを選択しプリンタとして現実のプリンタではなく仮想的に作られた擬似プリンタに出力する操作を示す画面である。
【図３４】擬似プリンタのプロパティの設定画面である。
【図３５】テンプレートの選択画面である。
【図３６】パスワードの入力画面である。
【図３７】ｂｗｂファイルの保存画面である。
【図３８】「請求納品書サンプルイメージ」という名前の押印文書を押印文書作成手段で開いた画面である。
【図３９】押印文書作成手段がテンプレートファイルを開く画面である。
【図４０】テンプレートファイルを開いた状態で更にさきほど作った「請求納品書サンプルイメージ」というｂｗｂファイルを開く画面である。
【図４１】テンプレートファイルを開いた状態で更にｂｗｂファイルを開いて重ね合わせて表示した図である。
【図４２】サンプルイメージを参照しつつ前述の図形作成手段やテキスト作成手段を用いてテンプレートを編集する様子を示した図である。
【図４３】押印枠を作成する様子を示した図である。
【図４４】テンプレートファイルのファイル情報の表示画面である。
【図４５】完成させたテンプレートファイルのプレビュー表示画面である。
【図４６】押印文書作成手段の有する印鑑メニューを説明する図である。
【図４７】押印枠の設定画面である。
【図４８】印鑑タブの設定画面である。
【図４９】印鑑ダイアログボックスの印鑑タブで、印鑑１を開いた画面である。
【図５０】複数の押印者の誰から押印してもよく押印順序を指定しない場合の承認ルートグループ及び承認順位を示す図である。
【図５１】複数の押印者間で押印順序を指定する場合の承認ルートグループ及び承認順位を示す図である。
【図５２】複数の承認ルートを設ける場合の押印枠を示す図である。
【図５３】複数の承認ルートを設ける場合の承認ルートグループ及び承認順位を示す図である。
【図５４】押印枠を一旦作成した後にその大きさの変更をする予想を示した図である。
【図５５】レイアウトの調整の画面である。
【図５６】図形の属性を変更するためのプロパティ画面である。
【図５７】新たな押印文書の作成をするために元となる文書を表計算ソフトにより作成した画面である。
【図５８】表計算ソフトの印刷メニュー画面である。
【図５９】擬似プリンタのプロパティ画面である。
【図６０】テンプレート選択画面である。
【図６１】パスワード入力画面である。
【図６２】電子押印文書の保存画面である。
【図６３】出来上がった電子押印文書の押印欄を示す図である。
【図６４】ｂｗｂファイルのアイコンを示す図である。
【図６５】係長が押印手続きをした後の押印欄を示す図である。
【図６６】押印文書作成手段６０の機能ブロック図である。
【図６７】押印文書表示手段８２０の構成を示す機能ブロック図である。
【図６８】実施例のハードウェア構成を示す図である。
【図６９】電子会議議事録の議事開始前の状態を示すハードコピーである。
【図７０】電子会議を開催する主催者がその電子会議の参加者に対し議事録を配布するための登録画面を示すハードコピーである。
【図７１】ワークフロー変更の画面を示すハードコピーである。
【図７２】議事の進行に伴い会議参加者のそれぞれが電子ペンをもって手書き入力により議事録の編集をする様子を示すハードコピーである。
【図７３】手書き入力した内容を登録するか否かを確認する画面のハードコピーである。
【図７４】電子印鑑の構成図である。
【符号の説明】
【００８７】
１０ 電子印鑑認証サーバ
２０ 文書管理サーバ
３０，３５ パソコン
４０，４５ タブレット
５０，５５ 電子印鑑
５１ 内蔵ＩＣチップ
５２ 押印ボタン
５３ 押印面
６０ 押印文書作成手段
８０ 押印文書閲覧手段
９０ インターネット
１００ データベース部
１１０ ユーザマスタ
１２０ アプリケーションマスタ
１７０ サーバ設定管理部
１８０ 電子印鑑登録管理部
１９０ 電子印鑑認証部
２１０ 文書管理データベース
２２０ 押印状況管理手段
２３０ 電子メール配信手段
２４０ 押印文書作成手段または電子印鑑認証サーバとの通信手段
６１０ テンプレート作成手段
６１１ テキスト作成手段
６１２ 図形作成手段
６１３ 押印欄作成手段
６１４ レイアウト調整手段
６１５ ワークフロー設定手段
６１６ 擬似印刷手段
６１７ テンプレート保存手段
８２０ 押印文書表示手段
８３０ 押印イベント取得手段
８４０ 印影表示手段
８５０ 電子印鑑認証サーバとの通信手段
【特許請求の範囲】
【請求項１】
タブレットが接続された複数のクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムであって、
前記電子印鑑認証サーバは、
前記クライアントコンピュータ側のタブレット上で用いる電子印鑑の印影情報を電子印鑑ＩＤ情報と関連付けて登録する電子印鑑登録管理部と、
クライアントコンピュータを用いる利用者に関する情報、該利用者が利用する電子押印文書に関する情報、電子押印文書の承認フローに関する情報を管理するデータベース部と、
前記利用者が、クライアントコンピュータ側のタブレット上で電子印鑑を押印する押印イベントが生じて、その情報がコンピュータネットワークを介して電子印鑑認証サーバ側に送られた際に、その正当性を判断した上で受付ける電子印鑑認証部と、
を有し、
前記文書管理サーバは、
前記クライアントコンピュータ側のタブレット上で用いる電子ペンの入力情報を取得して電子会議議事録を更新する電子会議議事録更新部と、
該電子会議議事録更新部により更新された電子会議議事録の内容を前記複数のクライアントコンピュータに送信して書き換えるクライアント側同期更新部と、
最終的に完成した議事録に該電子会議参加者の電子印鑑の押印情報を合体させて保存する議事録保存部と
を有する電子会議システム。
【請求項２】
請求項１に記載した電子会議システムであって、
前記電子印鑑認証部がクライアントコンピュータ側から受ける押印イベントに関する情報は、前記電子印鑑ＩＤ情報であり、該電子印鑑に内蔵されるチップ内に印鑑ＩＤ情報が保存されることを特徴とする電子会議システム。
【請求項３】
請求項２に記載した電子会議システムであって、
電子印鑑の認証が肯定的に行われた場合に、前記電子印鑑認証サーバ側から前記クライアントパソコンに向けて、印影情報が送られ、クライアントパソコン側では、それに基づいて印影を表示することを特徴とする電子会議システム。
【請求項４】
タブレットが接続された複数のクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムにおける議事録作成方法であって、
あらかじめ利用者の電子印鑑ＩＤ、印影情報、利用者に関する情報に関する情報を電子印鑑認証サーバに登録する印鑑登録ステップと、
クライアントコンピュータ側に接続されたタブレット上で電子印鑑が押されて押印イベントが生じた際に、電子印鑑ＩＤを電子印鑑認証サーバに押印イベントがあった旨を通知する押印イベント通知ステップと、
当該電子印鑑認証サーバ側で押印イベントを受け取った際に、電子印鑑認証サーバ側のデータベースの情報と照らし合わせて、押印の正当性を判断する電子押印認証ステップと、
該電子押印認証ステップにて正当性を認めた押印者に対して電子会議への参加を許可する電子会議参加許可ステップと、
該電子会議参加許可ステップにて参加を許可された複数の者が前記クライアントコンピュータ側のタブレット上で電子ペンを用いて議事録の作成及び編集をする議事録作成編集ステップと、
該議事録作成編集ステップにて作成された議事録の内容を各参加者が認める押印イベントを取得する押印イベント取得ステップと、
該押印イベント取得ステップにて取得した押印が正当であると判断した際に、電子印鑑の印影情報と前記議事録の内容とを合体させて議事録を完成させ保存する議事録保存ステップと
を有する議事録作成方法。
【請求項５】
タブレットが接続された複数のクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムであって、
前記クライアントコンピュータに組み込まれて機能する押印文書作成手段が、
押印文書の押印枠及び電子ペンの記入枠を含む図形又はテキストを作成又は編集してそれらを含むテンプレートを作成するテンプレート作成手段と、
既存の文書作成装置により作成された既存の電子文書の印刷出力を該押印文書作成システムに取り込み可能な形式に出力する既存電子文書擬似印刷手段と、
該既存電子文書擬似印刷手段により出力された既存電子文書の出力を、前記テンプレートと合体させる文書合体手段と、
を有し、
前記テンプレート作成手段が作成する押印枠は、その属性として、電子印鑑認証サーバを参照するための情報を持ち、
前記テンプレート作成手段が作成する記入枠は前記複数のクライアントコンピュータ側のタブレット上で電子ペンを用いて会議参加者がそれぞれ手書き入力した筆跡を取り入れて合成する電子会議システム。
【請求項６】
請求項５に記載した電子会議システムであって、前記電子ペンは、それを使用する会議参加者の有する電子印鑑の情報と共通の情報を有し、前記文書管理サーバが電子ペンの筆跡を取り入れる際に対応する電子印鑑の情報との共通性を確認した上で議事録の編集処理を実行する電子会議システム。
【請求項７】
タブレットが接続されたクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムであって、
管理される議事録は、押印枠と電子ペンの記入枠を有するテンプレートと既存の電子文書とを合体させたものであり、該押印枠は電子印鑑認証サーバを参照するための情報をその属性として有しており、
前記文書管理サーバは、押印枠が属性として有する電子印鑑認証サーバに関する情報に従い、承認すべき会議参加者に対して、押印手続きを促す電子会議システム。
【請求項８】
請求項７に記載した電子会議システムであって、
前記文書管理サーバは、
誰がいつどの議事録に押印したかに関する押印履歴情報を管理する押印履歴情報管理部と、
誰がいつ電子ペンの記入枠にどの筆跡を残したかに関する筆跡履歴情報を管理する筆跡履歴情報管理部とを有する電子会議システム。
【請求項９】
タブレットが接続されたクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムにおける議事録作成方法であって、
前記文書管理サーバの管理する議事録が、
空の情報を有するテンプレートを名前をつけて保存する空テンプレート保存ステップと、
既存の議事録のサンプルイメージを擬似印刷手段により出力するサンプルイメージ印刷ステップと、
該サンプルイメージ出力手段により出力された既存の議事録のサンプルイメージを、前記空テンプレート保存ステップにて保存されたテンプレートと合体させる空議事録作成ステップと、
該空議事録作成ステップにて合体させた空議事録を参照しつつ、前記空テンプレートに対して、押印枠と電子ペンの記入枠を含む図形要素を作成し、保存するテンプレート完成ステップと、
議事録の作成を欲する元の議事録を読み込み擬似的に印刷出力する元議事録印刷ステップと、
該元議事録ステップにて出力された既存の議事録を前記完成させたテンプレートと合体させる議事録作成ステップと
前記電子ペンの記入枠に会議参加者の電子ペンを用いた手書き筆跡を取り込む手書き筆跡取得ステップと
を有し、押印文書の改ざんを許さないものとしたことを特徴とする議事録作成方法。
【請求項１０】
請求項９に記載した議事録作成方法であって、
前記テンプレート完成ステップにて作成する押印枠は、単に押印する位置を特定するのみならず、その属性として承認順位に関する情報を有し、
前記電子ペンの記入枠は、単に手書き筆跡を取り込むのみならず、その手書き筆跡が会議参加者のうちの誰のものであるかに関する手書き筆跡情報をも有する議事録作成方法。
【請求項１１】
タブレットが接続されたクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムにおける議事録作成方法であって、
前記議事録の有する承認順位に関する情報に従って、当該議事録を押印すべき会議参加者に対して押印手続きを促す押印手続き促進ステップと、
該押印手続き促進ステップにて押印手続きを促したことに基づいて、当該押印すべき会議参加者が押印手続きをした情報を取得する押印履歴情報取得ステップと、
該押印履歴情報取得ステップにて取得した押印履歴情報及び前記電子ペンの記入枠の手書き筆跡情報を、会議参加者の求めに応じて提供する押印履歴及び手書き筆跡情報提供ステップと
を有する議事録作成方法。
【請求項１２】
請求項１１に記載した議事録作成方法であって、
押印すべきすべての会議参加者が押印を完了した場合に、当該議事録を作成した会議参加者に通知を送る押印完了通知ステップをさらに有する議事録作成方法。
【請求項１３】
タブレットが接続されたクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムにおける議事録作成方法であって、
前記議事録の有する承認順位に関する情報に従って、当該議事録を押印すべき会議参加者に対して押印手続きを促す押印手続き促進ステップと、
該押印手続き促進ステップにて押印手続きを促したことに基づいて、当該押印すべき会議参加者が押印手続きをした情報を取得する押印履歴情報取得ステップと、
該押印履歴情報取得ステップにて取得した押印履歴情報に基づいて、他の押印すべき会議参加者にすでに配布した当該議事録を書き換える議事録書換えステップと
を有する議事録作成方法。
【請求項１４】
タブレットが接続されたクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムにおける議事録作成方法であって、
前記議事録の有する承認順位に関する情報に従って、当該電子押印文書を押印すべき会議参加者に対して押印手続きを促す押印手続き促進ステップと、
該押印手続き促進ステップにて押印手続きを促したことに基づいて、当該押印すべき会議参加者が押印手続きをした情報を取得する押印履歴情報取得ステップと、
該押印履歴情報取得ステップにて取得した押印履歴情報に基づいて、押印者の押印完了をイベントとして、ワークフローに基づく次の押印者へ当該議事録を電子メールに添付して配信する議事録配信ステップと
を有する議事録作成方法。
【請求項１５】
請求項１４に記載した議事録作成方法であって、前記押印手続き促進ステップに先立って、会議主催者が該当する押印欄に会議の最初に押印する主催者押印ステップを更に設け、前記電子印鑑認証システムに登録された会議参加者だけに配信することと、主催者の認印があることでセキュリティを守り、正本であることを担保する議事録作成方法。
【請求項１】
タブレットが接続された複数のクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムであって、
前記電子印鑑認証サーバは、
前記クライアントコンピュータ側のタブレット上で用いる電子印鑑の印影情報を電子印鑑ＩＤ情報と関連付けて登録する電子印鑑登録管理部と、
クライアントコンピュータを用いる利用者に関する情報、該利用者が利用する電子押印文書に関する情報、電子押印文書の承認フローに関する情報を管理するデータベース部と、
前記利用者が、クライアントコンピュータ側のタブレット上で電子印鑑を押印する押印イベントが生じて、その情報がコンピュータネットワークを介して電子印鑑認証サーバ側に送られた際に、その正当性を判断した上で受付ける電子印鑑認証部と、
を有し、
前記文書管理サーバは、
前記クライアントコンピュータ側のタブレット上で用いる電子ペンの入力情報を取得して電子会議議事録を更新する電子会議議事録更新部と、
該電子会議議事録更新部により更新された電子会議議事録の内容を前記複数のクライアントコンピュータに送信して書き換えるクライアント側同期更新部と、
最終的に完成した議事録に該電子会議参加者の電子印鑑の押印情報を合体させて保存する議事録保存部と
を有する電子会議システム。
【請求項２】
請求項１に記載した電子会議システムであって、
前記電子印鑑認証部がクライアントコンピュータ側から受ける押印イベントに関する情報は、前記電子印鑑ＩＤ情報であり、該電子印鑑に内蔵されるチップ内に印鑑ＩＤ情報が保存されることを特徴とする電子会議システム。
【請求項３】
請求項２に記載した電子会議システムであって、
電子印鑑の認証が肯定的に行われた場合に、前記電子印鑑認証サーバ側から前記クライアントパソコンに向けて、印影情報が送られ、クライアントパソコン側では、それに基づいて印影を表示することを特徴とする電子会議システム。
【請求項４】
タブレットが接続された複数のクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムにおける議事録作成方法であって、
あらかじめ利用者の電子印鑑ＩＤ、印影情報、利用者に関する情報に関する情報を電子印鑑認証サーバに登録する印鑑登録ステップと、
クライアントコンピュータ側に接続されたタブレット上で電子印鑑が押されて押印イベントが生じた際に、電子印鑑ＩＤを電子印鑑認証サーバに押印イベントがあった旨を通知する押印イベント通知ステップと、
当該電子印鑑認証サーバ側で押印イベントを受け取った際に、電子印鑑認証サーバ側のデータベースの情報と照らし合わせて、押印の正当性を判断する電子押印認証ステップと、
該電子押印認証ステップにて正当性を認めた押印者に対して電子会議への参加を許可する電子会議参加許可ステップと、
該電子会議参加許可ステップにて参加を許可された複数の者が前記クライアントコンピュータ側のタブレット上で電子ペンを用いて議事録の作成及び編集をする議事録作成編集ステップと、
該議事録作成編集ステップにて作成された議事録の内容を各参加者が認める押印イベントを取得する押印イベント取得ステップと、
該押印イベント取得ステップにて取得した押印が正当であると判断した際に、電子印鑑の印影情報と前記議事録の内容とを合体させて議事録を完成させ保存する議事録保存ステップと
を有する議事録作成方法。
【請求項５】
タブレットが接続された複数のクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムであって、
前記クライアントコンピュータに組み込まれて機能する押印文書作成手段が、
押印文書の押印枠及び電子ペンの記入枠を含む図形又はテキストを作成又は編集してそれらを含むテンプレートを作成するテンプレート作成手段と、
既存の文書作成装置により作成された既存の電子文書の印刷出力を該押印文書作成システムに取り込み可能な形式に出力する既存電子文書擬似印刷手段と、
該既存電子文書擬似印刷手段により出力された既存電子文書の出力を、前記テンプレートと合体させる文書合体手段と、
を有し、
前記テンプレート作成手段が作成する押印枠は、その属性として、電子印鑑認証サーバを参照するための情報を持ち、
前記テンプレート作成手段が作成する記入枠は前記複数のクライアントコンピュータ側のタブレット上で電子ペンを用いて会議参加者がそれぞれ手書き入力した筆跡を取り入れて合成する電子会議システム。
【請求項６】
請求項５に記載した電子会議システムであって、前記電子ペンは、それを使用する会議参加者の有する電子印鑑の情報と共通の情報を有し、前記文書管理サーバが電子ペンの筆跡を取り入れる際に対応する電子印鑑の情報との共通性を確認した上で議事録の編集処理を実行する電子会議システム。
【請求項７】
タブレットが接続されたクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムであって、
管理される議事録は、押印枠と電子ペンの記入枠を有するテンプレートと既存の電子文書とを合体させたものであり、該押印枠は電子印鑑認証サーバを参照するための情報をその属性として有しており、
前記文書管理サーバは、押印枠が属性として有する電子印鑑認証サーバに関する情報に従い、承認すべき会議参加者に対して、押印手続きを促す電子会議システム。
【請求項８】
請求項７に記載した電子会議システムであって、
前記文書管理サーバは、
誰がいつどの議事録に押印したかに関する押印履歴情報を管理する押印履歴情報管理部と、
誰がいつ電子ペンの記入枠にどの筆跡を残したかに関する筆跡履歴情報を管理する筆跡履歴情報管理部とを有する電子会議システム。
【請求項９】
タブレットが接続されたクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムにおける議事録作成方法であって、
前記文書管理サーバの管理する議事録が、
空の情報を有するテンプレートを名前をつけて保存する空テンプレート保存ステップと、
既存の議事録のサンプルイメージを擬似印刷手段により出力するサンプルイメージ印刷ステップと、
該サンプルイメージ出力手段により出力された既存の議事録のサンプルイメージを、前記空テンプレート保存ステップにて保存されたテンプレートと合体させる空議事録作成ステップと、
該空議事録作成ステップにて合体させた空議事録を参照しつつ、前記空テンプレートに対して、押印枠と電子ペンの記入枠を含む図形要素を作成し、保存するテンプレート完成ステップと、
議事録の作成を欲する元の議事録を読み込み擬似的に印刷出力する元議事録印刷ステップと、
該元議事録ステップにて出力された既存の議事録を前記完成させたテンプレートと合体させる議事録作成ステップと
前記電子ペンの記入枠に会議参加者の電子ペンを用いた手書き筆跡を取り込む手書き筆跡取得ステップと
を有し、押印文書の改ざんを許さないものとしたことを特徴とする議事録作成方法。
【請求項１０】
請求項９に記載した議事録作成方法であって、
前記テンプレート完成ステップにて作成する押印枠は、単に押印する位置を特定するのみならず、その属性として承認順位に関する情報を有し、
前記電子ペンの記入枠は、単に手書き筆跡を取り込むのみならず、その手書き筆跡が会議参加者のうちの誰のものであるかに関する手書き筆跡情報をも有する議事録作成方法。
【請求項１１】
タブレットが接続されたクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムにおける議事録作成方法であって、
前記議事録の有する承認順位に関する情報に従って、当該議事録を押印すべき会議参加者に対して押印手続きを促す押印手続き促進ステップと、
該押印手続き促進ステップにて押印手続きを促したことに基づいて、当該押印すべき会議参加者が押印手続きをした情報を取得する押印履歴情報取得ステップと、
該押印履歴情報取得ステップにて取得した押印履歴情報及び前記電子ペンの記入枠の手書き筆跡情報を、会議参加者の求めに応じて提供する押印履歴及び手書き筆跡情報提供ステップと
を有する議事録作成方法。
【請求項１２】
請求項１１に記載した議事録作成方法であって、
押印すべきすべての会議参加者が押印を完了した場合に、当該議事録を作成した会議参加者に通知を送る押印完了通知ステップをさらに有する議事録作成方法。
【請求項１３】
タブレットが接続されたクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムにおける議事録作成方法であって、
前記議事録の有する承認順位に関する情報に従って、当該議事録を押印すべき会議参加者に対して押印手続きを促す押印手続き促進ステップと、
該押印手続き促進ステップにて押印手続きを促したことに基づいて、当該押印すべき会議参加者が押印手続きをした情報を取得する押印履歴情報取得ステップと、
該押印履歴情報取得ステップにて取得した押印履歴情報に基づいて、他の押印すべき会議参加者にすでに配布した当該議事録を書き換える議事録書換えステップと
を有する議事録作成方法。
【請求項１４】
タブレットが接続されたクライアントコンピュータと、該クライアントコンピュータにコンピュータネットワークを介して接続された電子印鑑認証サーバと、電子押印文書を管理する文書管理サーバとを有する電子会議システムにおける議事録作成方法であって、
前記議事録の有する承認順位に関する情報に従って、当該電子押印文書を押印すべき会議参加者に対して押印手続きを促す押印手続き促進ステップと、
該押印手続き促進ステップにて押印手続きを促したことに基づいて、当該押印すべき会議参加者が押印手続きをした情報を取得する押印履歴情報取得ステップと、
該押印履歴情報取得ステップにて取得した押印履歴情報に基づいて、押印者の押印完了をイベントとして、ワークフローに基づく次の押印者へ当該議事録を電子メールに添付して配信する議事録配信ステップと
を有する議事録作成方法。
【請求項１５】
請求項１４に記載した議事録作成方法であって、前記押印手続き促進ステップに先立って、会議主催者が該当する押印欄に会議の最初に押印する主催者押印ステップを更に設け、前記電子印鑑認証システムに登録された会議参加者だけに配信することと、主催者の認印があることでセキュリティを守り、正本であることを担保する議事録作成方法。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図１９】
【図２０】
【図２１】
【図２２】
【図２３】
【図２４】
【図２５】
【図２６】
【図２７】
【図２８】
【図２９】
【図３０】
【図３１】
【図３２】
【図３３】
【図３４】
【図３５】
【図３６】
【図３７】
【図３８】
【図３９】
【図４０】
【図４１】
【図４２】
【図４３】
【図４４】
【図４５】
【図４６】
【図４７】
【図４８】
【図４９】
【図５０】
【図５１】
【図５２】
【図５３】
【図５４】
【図５５】
【図５６】
【図５７】
【図５８】
【図５９】
【図６０】
【図６１】
【図６２】
【図６３】
【図６４】
【図６５】
【図６６】
【図６７】
【図６８】
【図６９】
【図７０】
【図７１】
【図７２】
【図７３】
【図７４】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図１９】
【図２０】
【図２１】
【図２２】
【図２３】
【図２４】
【図２５】
【図２６】
【図２７】
【図２８】
【図２９】
【図３０】
【図３１】
【図３２】
【図３３】
【図３４】
【図３５】
【図３６】
【図３７】
【図３８】
【図３９】
【図４０】
【図４１】
【図４２】
【図４３】
【図４４】
【図４５】
【図４６】
【図４７】
【図４８】
【図４９】
【図５０】
【図５１】
【図５２】
【図５３】
【図５４】
【図５５】
【図５６】
【図５７】
【図５８】
【図５９】
【図６０】
【図６１】
【図６２】
【図６３】
【図６４】
【図６５】
【図６６】
【図６７】
【図６８】
【図６９】
【図７０】
【図７１】
【図７２】
【図７３】
【図７４】
【公開番号】特開２００６−１８７４３（Ｐ２００６−１８７４３Ａ）
【公開日】平成１８年１月１９日（２００６．１．１９）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００４−１９８０１５（Ｐ２００４−１９８０１５）
【出願日】平成１６年７月５日（２００４．７．５）
【出願人】（３０１０７３５４３）株式会社ネクステージ (5)
【公開日】平成１８年１月１９日（２００６．１．１９）
【国際特許分類】
【出願日】平成１６年７月５日（２００４．７．５）
【出願人】（３０１０７３５４３）株式会社ネクステージ (5)
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