メールボックス管理システム及び方法
【課題】オフィスビルにおいて、入居企業やテナント等の届け先や防災センタ等の負担を軽減し、かつ、セキュリティを確保しながら、休日である場合にも配達人による特定郵便物の配達を可能にし、届け先が営業日にはすみやかに当該特定郵便物を受取る。
【解決手段】配達人カードを共有メールボックスカードリーダ５１にかざし、届け先企業の会社名を入力することにより、空きの共有メールボックス５３を割り当てて開錠し、郵便物の投函を可能にする。速達／書留などの郵便種別が入力され、共有メールボックス５３へ郵便物が投函されると、共有メールボックス５３のセンサが郵便物を感知して仮受領証が印刷され、届け先企業の郵便担当者にはメールで通知される。届け先企業の社員は、社員カードを共有メールボックスカードリーダ５１にかざして共有メールボックス５３を開錠し、郵便物を受取る。押印した受領書は、配達人ボックス装置７により配達人に受け渡す。
【解決手段】配達人カードを共有メールボックスカードリーダ５１にかざし、届け先企業の会社名を入力することにより、空きの共有メールボックス５３を割り当てて開錠し、郵便物の投函を可能にする。速達／書留などの郵便種別が入力され、共有メールボックス５３へ郵便物が投函されると、共有メールボックス５３のセンサが郵便物を感知して仮受領証が印刷され、届け先企業の郵便担当者にはメールで通知される。届け先企業の社員は、社員カードを共有メールボックスカードリーダ５１にかざして共有メールボックス５３を開錠し、郵便物を受取る。押印した受領書は、配達人ボックス装置７により配達人に受け渡す。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
この発明は、複数の企業が集まった施設に設置されるメールボックスを管理するメールボックス管理システム及び方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、オフィスビルに入居している企業やテナント宛の郵便物は、オフィスビルのエントランスやメールセンタに設置されたメールボックスへ投函され、勤務者等が自社のメールボックスを開けて中の郵便物を受取っている。しかし、書留や速達などの特定郵便物の配達の際は、郵便配達人はエントランスのインターホンにより届け先の企業やテナントを呼び出し、オートロック式のドアを遠隔で開錠してもらって届け先まで届けている。休日等の場合は、防災センタ等で特定郵便物を受領して、後日、各企業やテナント等の担当者に連絡して届けるか、担当者が防災センタに受取りに出向むかなければならないため、休日には郵便物の配達は行われないことが多い。
【０００３】
一方で、着払いもしくは代引き指定の荷物の配送時に受取人が不在のときには、宅配ボックスへ荷物を保管して配達人による集金を不要とする技術がある（例えば、特許文献１参照）。具体的には、配送業者は、宅配ボックスに配送先部屋番号と配送荷物のコードを入力し、配送荷物を入れた後施錠する。荷物受取人は、配送業者名等と配送荷物のコードが印刷された不在票を用いてコンビニエンスストアなどで決済を行うと、ＰＯＳレジスタと配送業者のコンピュータとの間で決済処理か行われ、配送荷物のコードを示すバーコードと代金支払済みを示すバーコードを印刷したレシートが発行される。宅配ボックスは、レシートのバーコードを読み取り開錠する。
【特許文献１】特開２００４−７８６３０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
書留や速達など特定郵便物の配達には受領書が必要なため、特定郵便物が休日等に配達された際は、上述したように、防災センタ等で特定郵便物を受領し、後日届け先の企業がこれを受取っていた。しかし、これは、防災センタや届け先の企業にとって煩雑であるのみならず、セキュリティ上の問題があった。そこで、防災センタ等で不在票を預かっておき、後日これを受取った企業の担当者が、郵便局に再配達を依頼するか、郵便局へ郵便物を取りに行くようにすることが考えられるが、これでは、届け先の企業が迅速に特定郵便物を受取れないおそれがあった。特許文献１は、集金を必要とする荷物を宅配ボックスに保管する場合の技術であり、上記のような問題を解決するものでもない。
【０００５】
本発明は、このような事情に鑑みてなされたもので、その目的は、オフィスビルにおいて、入居企業やテナント等の届け先や防災センタ等の負担を軽減し、かつ、セキュリティを確保しながら、休日である場合にも配達人による特定郵便物の配達を可能にし、届け先が営業日にはすみやかに当該特定郵便物を受取ることのできるメールボックス管理システム及び方法を提供することある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上述した課題を解決するために、本発明は、多数の企業が入居している施設のメールボックスを管理するメールボックス管理システムであって、メールボックスと、前記メールボックスに設けられ、当該メールボックス内に郵便物が投函されたことを検出するセンサと、前記メールボックスの空塞情報を保持する記憶手段と、届け先企業の情報と配達許可データを入力する入力手段と、前記入力手段により入力された配達許可データを用いた認証が成功した場合に、前記記憶手段内の空塞情報により空きであることが示されるメールボックスの中から一つを選択し、この選択したメールボックスへの投函を可能とするための当該メールボックスの扉を開錠するよう制御する開錠手段と、前記メールボックスのセンサにより郵便物の投函が検出されたメールボックスの扉を施錠するよう制御する施錠手段と、前記入力手段により入力された届け先企業の郵便担当者宛に郵便物有りの通知を出力する通知手段と、を備えることを特徴とするメールボックス管理システムである。
【０００７】
また、本発明は、上述のメールボックス管理システムであって、前記開錠手段は、前記入力手段により入力された受取り許可データを用いた認証が成功した場合に、当該受取り許可データから特定される企業の情報に対応したメールボックスを特定し、この特定されたメールボックスからの郵便物の取り出しを可能とするための当該メールボックスの扉を開錠するよう制御し、前記施錠手段は、前記メールボックスのセンサにより郵便物の取り出しが検出されたメールボックスの扉を施錠するよう制御する、ことを特徴とする。
【０００８】
また、本発明は、上述のメールボックス管理システムであって、前記入力手段は、社員の保持する社員カードから受取り許可データを読み出すカードリーダを備えることを特徴とする。
【０００９】
また、本発明は、上述のメールボックス管理システムであって、前記カードリーダは、配達人の保持する配達人カードから配達許可データを読み出すことを特徴とする。
【００１０】
また、本発明は、上述のメールボックス管理システムであって、前記施設内に設けられ、入場者の通行を規制する通過規制装置と、前記通過規制装置近傍に設けられ、前記社員カードから入退出の許可データを読み出し、読み出した許可データによる認証が成功した場合に、前記通過規制装置へ通行を許可するよう指示する通過規制装置用カードリーダとをさらに備え、前記通知手段は、前記通過規制装置用カードリーダによる認証が成功し、かつ、当該許可データから得られる社員の情報が郵便担当者を示している場合に、当該通過規制装置の備える出力手段により郵便物有りの通知を出力する、ことを特徴とする。
【００１１】
また、本発明は、上述のメールボックス管理システムであって、各企業の郵便担当者の通知先アドレスの情報を記憶する記憶手段さらに備え、前記通知手段は、前記入力手段により入力された届け先企業の情報に対応した郵便担当者の通知先アドレスの情報を前記記憶手段から読み出し、読み出した通知先アドレスの情報を宛先として郵便物有りの通知を出力する。
【００１２】
また、本発明は、上述のメールボックス管理システムであって、受領書の受け渡しを行う配達人ボックスをさらに備え、前記通知手段は、前記配達人ボックスに設けられたセンサにより受領書が入れられたことを検出した場合に、配達人または配達業者宛に通知を出力し、前記開錠手段は、前記入力手段により入力された配達許可データを用いた認証が成功した場合に、前記配達人ボックス内から受領書の取り出しを可能とするための当該配達人ボックスの扉を開錠するよう制御する、ことを特徴とする。
【００１３】
また、本発明は、上述のメールボックス管理システムであって、前記通知手段は、前記メールボックスのセンサにより郵便物の取り出しが検出された場合に、配達人宛または配達業者宛に郵便物受領の通知を出力する、ことを特徴とする。
【００１４】
また、本発明は、上述のメールボックス管理システムであって、前記メールボックスのセンサにより郵便物の投函が検出された場合に、受領書を印刷する印刷手段をさらに備える、ことを特徴とする。
【００１５】
また、本発明は、多数の企業が入居している施設のメールボックスを管理するメールボックス管理システムに用いられるメールボックス管理方法であって、開錠手段が、入力手段により入力された許可データを用いた認証が成功した場合に、記憶手段内に記憶されているメールボックスの空塞情報により空きであることが示されるメールボックスの中から一つを選択し、この選択したメールボックスへの投函を可能とするための当該メールボックスの扉を開錠するよう制御し、前記メールボックスに設けられたセンサが、前記開錠手段により扉が開錠された前記メールボックス内に郵便物が投函されたことを検出し、施錠手段が、郵便物の投函が検出されたメールボックスの扉を施錠するよう制御し、通知手段が、前記入力手段により入力された情報の示す届け先企業の郵便担当者宛に郵便物有りの通知を出力する、ことを特徴とするメールボックス管理方法である。
【発明の効果】
【００１６】
上記の本発明のメールボックス管理システムによれば、配達許可データの認証により、オフィスビル内の企業で共用のメールボックスの中から空きのメールボックスを割り当て、扉を開錠して郵便物の投函を可能にし、割り当てたメールボックスへの郵便物の投函をセンサが感知すると、メールボックスの扉を施錠して届け先企業に通知を行うようにしたので、郵便物の配達時に届け先企業やオフィスビルが休日であった場合でも、セキュリティを確保しながら郵便物を配達することができ、届け先企業は営業日にはすみやかに郵便物が届けられたことを認識して受取ることができる。加えて、投函口から郵便物が第三者によって抜き出されることを防ぐとともに、許可された配達人以外から広告などの配布物が投函されることを防ぐこともできる。
また、郵便物がメールボックスに投函された際に受領書を印刷するか、届け先企業がメールボックス内の郵便物を取り出したとき、あるいは、配達人ボックスに受領書が入れたときに配達人または配達業者へ通知するようにしたので、配達人は、休日に配達した特定郵便物の受領書をすみやかに受取ることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
以下、本発明のメールボックス管理システムについて図面を参照して説明する。本発明のメールボックス管理システムは、たとえば、多数の企業やテナント（以下、単に「企業」とする）が入居する施設に適用される。ここでは、施設としてオフィスビルを例に説明する。
【００１８】
＜第１の実施形態＞
本実施形態では、オフィスビルに共有のメールボックスが設置され、届け先企業またはオフィスビルが休日の場合、配達人は、特定郵便物用の共有メールボックスへ特定郵便物と、受領書とを投函し、この共有メールボックスから発行される仮受領書を受取る。そして、届け先企業は、特定郵便物を受取った後、受領書に押印して配達人ボックスへ入れておき、配達人が、配達人ボックスから押印された受領書を受取った場合に、配達が完了する。新聞は、共用メールボックス装置とは別に備えられた新聞受けに投函するものとする。
【００１９】
図１は、この発明の第１の実施形態によるメールボックス管理システム１の構成を示す概略ブロック図である。メールボックス管理システム１が設置されたオフィスビルへ郵便物やメール便（以下、単に「郵便物」と記載）を配達する配達人には配達人カードが発行され、当該オフィスビルに入居している企業の社員には、エントランスを開錠したり、メールボックスを開錠したりするための社員カードが発行される。
【００２０】
本実施形態によるメールボックス管理システム１は、オフィスビルの出入管理システム２、共用メールボックス装置５、及び、配達人ボックス装置７と、これらを制御する制御装置８と、制御装置８に接続される管理サーバ９とを含んでなる。さらに、管理サーバ９は、各企業の郵便物受取り担当者のメールアドレス、及び、郵便局などの配達業者のメールアドレスを登録した管理データベース１０（以下、データベースを「ＤＢ」と記載）と接続されている。なお、各企業の郵便物受取り担当者は、１人でもよく、複数人いてもよい。
【００２１】
本実施形態によるメールボックス管理システム１において使用される配達人カード及び社員カードには、ＩＣカードを使用するものとする。配達人カードには、カードを一意に識別するためのカード識別情報、配達人カードであることを示すカード種別情報、配達人を特定するための配達人識別情報、配達業者を特定するための配達業者識別情報、発行日時情報、有効期限情報等が含まれる配達許可データを記憶する。なお、カード識別情報を配達人識別情報または配達業者識別情報として使用してもよい。
また、社員カードには、カード識別情報、社員カードであることを示すカード種別情報、社員を特定するための社員識別情報、社員が所属する企業を特定するための企業識別情報、発行日時情報、有効期限情報等が含まれる許可データを記憶する。カード識別情報を社員識別情報または企業識別情報として使用してもよい。社員カード内の許可データは、郵便物の受取り許可データとしても使用される。
【００２２】
出入管理システム２は、エントランスに設置されたエントランス自動扉２２と、社員カードを受け付けて認証を行い、エントランス自動扉２２の開扉を行うエントランス用カードリーダ２１と、エントランス用カードリーダ２１に接続される出力装置２３とを備えている。出力装置２３は、エントランス用カードリーダ２１と接続され、メッセージ表示用画面、及び、音声により案内を行うスピーカーを備える。ここでは、エントランス自動扉２２を、入場者の通行を規制する通過規制装置として使用しているが、フラッパーゲートを通過規制装置としてさらに用いても良い。この場合、エントランス自動扉２２をフラッパーゲートに、エントランス用カードリーダ２１を、出力装置を備えたフラッパーゲート用カードリーダとして置きかえて考えればよい。
【００２３】
共用メールボックス装置５は、エントランスに備えられ、配達人が、届け先企業の会社名、共用メールボックス番号等を入力可能な共用メールボックス入力装置５２と、配達人カード及び社員カードを受け付けて認証を行う共用メールボックス用カードリーダ５１とを備え、共用メールボックス用カードリーダ５１は共用メールボックス５３とその鍵をあける認証のために接続されている。
【００２４】
配達人ボックス装置７は、エントランスに備えられ、制御装置８と接続された配達人ボックス用カードリーダ７１と、配達人ボックス用カードリーダ７１と接続された配達人ボックス７２とを備える。配達人ボックス用カードリーダ７１は、配達人カードを受け付けて認証を行い、配達人ボックス７２の鍵をあける。
【００２５】
管理ＤＢ１０は、通知先テーブル及び配達人アドレス情報を記憶する。通知先テーブルは、企業識別情報と、当該企業識別情報により特定される企業の郵便物受取り担当者の社員識別情報と、当該担当者への通知先アドレスとを対応付けた情報からなる。ここでは、企業識別情報として会社名を用いることとするが、企業識別情報に会社名を用いない場合は、これらを対応付ける情報を管理ＤＢ１０に保持しておき、必要に応じて都度相互に変換すればよい。また、通知先アドレスとしては、電子メールアドレスが使用される。配達人アドレス情報は、配達人識別情報または配達業者識別情報と、通知先となる配達人または配達業者の端末１６の通知先アドレスとを対応付けた情報からなる。ここでは、通知先アドレスとして、電子メールアドレスが使用される。
管理サーバ９は、オフィスビルの管理人がアクセス可能であり、これによって、制御装置８の調整・設定、管理ＤＢ１０への情報登録などを行うことができる。
【００２６】
図２は、制御装置８の構成を説明するための概略ブロック図である。
制御装置８において、配達人発行カード記録部８１は、配達人カードの情報を管理サーバ９から受信して記録する。発行された配達人カードの情報には、配達人カードに記憶される配達許可データが含まれる。社員発行カード記録部８２は、社員カードの情報記録媒体内の情報を管理サーバ９から得て、社員情報を記録する。社員情報には、社員カードに記憶される許可データが含まれる。
【００２７】
メールボックス記録部８３は、共用メールボックス用カードリーダ５１及び配達人ボックス用カードリーダ７１からの入力情報を得てこれを記録する。メールボックス記録部８３は、さらに、共用メールボックス５３の空塞情報をさらに記憶する。各カードリーダ読取データ受領部８５は、各カードリーダが配達人カード、社員カードから読み取った情報を受信して記憶する。データ照合部８４は、この各カードリーダ読取データ受領部８５が受信して記憶したデータと、配達人発行カード記録部８１、社員発行カード記録部８２に記録されたデータとを比較照合し認証又は一致信号を、各カードリーダに送信する。
【００２８】
配達人発行カード記録部８１、社員発行カード記録部８２、メールボックス記録部８３、データ照合部８４、各カードリーダ読取データ受領部８５のデータ送受信の履歴は管理サーバ９にもその都度送信され、履歴データとして記憶される。
【００２９】
各カードリーダ読取データ受領部８５は、各カードリーダ、すなわち、エントランス用カードリーダ２１、共用メールボックス用カードリーダ５１などが読み取ったデータを受信するが、各カードリーダから受信したデータは、どのカードリーダからのものかを判別するため、カードリーダの識別情報が付加されて送信されてくるか、カードリーダの識別情報が各カードリーダ読取データ受領部８５によって付与される。この識別情報に基づき、データ照合部８４からの一致不一致或は認証不認証の信号が各カードリーダに送信される。
【００３０】
通知部８６は、共用メールボックス装置５へ特定郵便物が配達された際に、管理ＤＢ１０に届け先企業の企業識別情報と対応付けて記憶されている郵便物担当者の通知先アドレスを読み出して特定郵便物への配達を通知する。また、通知部８６は、配達人ボックス装置７へ受領書が入れられた際に、管理ＤＢ１０に記憶されている配達人または配達業者の端末１６の通知先アドレスを読み出して受領書の投函を通知する。
【００３１】
図３は、共用メールボックス装置５の一例を示す正面図である。共用メールボックス装置５は、複数の共用メールボックス５３と共用メールボックス用カードリーダ５１からなる。共用メールボックス用カードリーダ５１は、共用メールボックス用カードリーダ部５１ａ、届け先企業の会社名等を入力するためのキーボードやボタンなどの共用メールボックス入力装置５２、情報の表示を行うディスプレイ５４、及び、プリンタ５５を備える。また、各共用メールボックス５３には、届け先の会社名を表示するためのディスプレイ５６が備えられ、各共用メールボックス５３内には、郵便物の存在を感知するためのセンサが備えられる。このセンサには、光センサを用いることができる。
【００３２】
図４は、配達人ボックス装置７の一例を示す図である。図４（ａ）は配達人ボックス装置７の正面図を示しており、同図において、配達人ボックス装置７は、配達人ボックス７２と、その横に配達人カードを読み取る配達人ボックス用カードリーダ７１とが備えられる。図４（ｂ）は、配達人ボックス７２の斜視図を示しており、同図において、配達人ボックス７２には、受領書の存在を感知するためのセンサ７３と、扉７４とが備えられており、扉７４には、受領書の投函口７５と、受領書の存在を知らせるランプ７６が備えられる。センサ７３には、光センサを用いることができる。
【００３３】
次に、メールボックス管理システム１の動作手順について説明する。
まず、サービス登録の手順について説明する。
ある企業が、特定郵便物の受取りサービスを開始したい場合、当該企業の社員は、特定郵便物の受取りサービス登録に対応した共用メールボックス装置５の共用メールボックス入力装置５２のボタンを押す。さらに、社員は、共用メールボックス用カードリーダ５１の通信可能な距離内に社員カードを近づけ、会社名を共用メールボックス入力装置５２により入力する。制御装置８のデータ照合部８４は、共用メールボックス用カードリーダ５１によって社員カードから読み取られたデータと、社員発行カード記録部８２に記憶された情報と、入力された企業名とを比較して、認証を行う。認証が成功すると、制御装置８のメールボックス記録部８３は、社員カードから読み取られたカード識別情報、社員識別情報及び企業識別情報と、特定郵便物受取りサービス登録と、サービス登録日時との情報を記憶する。
【００３４】
また、企業が特定郵便物受取りサービスを終了する場合、当該企業の社員は、上記の登録手順において、特定郵便物の受取りサービス登録に対応した共用メールボックス入力装置５２のボタンの代わりに、特定郵便物の受取りサービス解除に対応した共用メールボックス入力装置５２のボタンを押せばよい。これにより、制御装置８のメールボックス記録部８３は、社員カードから読み取られたカード識別情報、社員識別情報及び企業識別情報と、特定郵便物受取りサービス解除と、サービス解除日時との情報を記憶する。
【００３５】
図５は、配達人が郵便物を配達する手順の一例を示すフローチャートである。
配達人によって、配達人カードが共用メールボックス装置５の共用メールボックス用カードリーダ５１の通信可能な距離内に近づけられ、共用メールボックス入力装置５２により、届け先企業の識別情報としての会社名と郵便種別が入力されると（ステップＳ４１０）、制御装置８のデータ照合部８４は、共用メールボックス用カードリーダ５１によって配達人カードから読み取られた配達許可データと配達人発行カード記録部８１に記憶された情報とを比較して、認証を行う。認証が成功すると、制御装置８は、メールボックス記録部８３内の空塞情報を参照して、空きの共用メールボックス５３があるかを判断する（ステップＳ４１５）。
【００３６】
空きの共用メールボックス５３があった場合（ステップＳ４１５：あり）、制御装置８のデータ照合部８４は、特定郵便物のいずれかの種類に対応する共用メールボックス入力装置５２のボタンが押されたかを判断する（ステップＳ４２０）。いずれかの特定郵便物のボタンが押されたと判断した場合（ステップＳ４２０：ＹＥＳ）、メールボックス記録部８３内に、ステップＳ４１０で入力された会社名の企業の企業識別情報に対応して、受取りサービスが登録されているか否かを判断する（ステップＳ４２５）。受取りサービスが登録されていると判断した場合（ステップＳ４２５：ＹＥＳ）、メールボックス記録部８３は、管理ＤＢ１０の空塞情報を参照して、空きの共用メールボックス５３の１つを割り当てると、ディスプレイ５４に割り当てた共用メールボックス５３のボックス番号を表示し、さらに、割り当てた共用メールボックス５３の扉に備えられたディスプレイ５６に会社名を表示させ、当該共用メールボックス５３の扉を開錠する（ステップＳ４３０）。配達人は、開錠された共用メールボックス５３の扉を開けて特定郵便物と受領書を投函する（ステップＳ４３５）。
【００３７】
共用メールボックス５３内のセンサが特定郵便物及び受領書の投函を感知すると（ステップＳ４４０）、この共用メールボックス５３のボックス番号と、投函を感知した旨を制御装置８に通知する。制御装置８のメールボックス記録部８３は、企業識別情報と、配達人識別情報、ボックス番号、配達業者識別、配達された郵便の郵便種別、及び、配達日とを対応付けた情報を記憶する。さらに、制御装置８のメールボックス記録部８３は、共用メールボックス５３のボックス番号に対応した空塞情報に「塞」を書き込む。制御装置８のデータ照合部８４は、共用メールボックス５３の扉を施錠し（ステップＳ４４５）、プリンタ５５へ特定郵便物の仮受領書を印刷するよう指示する（ステップＳ４５０）。配達人は、プリンタ５５が印刷した仮受領書を受取り、持ち帰る。
【００３８】
続いて、制御装置８の通知部８６は、企業識別情報に対応する郵便担当者のメールアドレスを管理ＤＢ１０から読み出し、読み出したメールアドレス宛に、特定郵便物が配達された旨と、特定郵便物の配達日時と、郵便種別の情報を通知する電子メールを送信する（ステップＳ４５５）。通知部８６は、社員の出入りを管理する出入管理システム２の管理データとして、企業識別情報及び特定郵便物が配達された旨のデータを管理ＤＢ１０に書き込む（ステップＳ４６０）。これにより、届け先企業の郵便担当者がオフィスビルに出入りする際に、音声やディスプレイなどにより特定郵便物が配達されていることを知らせることができる。
【００３９】
なお、ステップＳ４２５において、制御装置８のデータ照合部８４が、受取りサービスが登録されていないと判断した場合（ステップＳ４２５：ＮＯ）、ディスプレイ５４に、「受取りサービスが登録されておりませんので個別対応をお願いします。」などのメッセージを表示する（ステップＳ４７０）。この場合、配達人は、防災センタに特定郵便物あるいは不在票を配達するなど、従来と同様の方法による配達を行う。
【００４０】
ステップＳ４２０において、郵便種別が入力されなかった場合、あるいは、一般郵便物の情報が入力された場合、制御装置８のメールボックス記録部８３は、管理ＤＢ１０の空塞情報を参照して、空きの共用メールボックス５３を割り当てると、ディスプレイ５４に割り当てた共用メールボックス５３のボックス番号を表示し、さらに、割り当てた共用メールボックス５３の扉に備えられたディスプレイ５６に会社名を表示させ、当該共用メールボックス５３の扉を開錠する（ステップＳ４７０）。配達人は、開錠された共用メールボックス５３の扉を開けて一般郵便物を投函する（ステップＳ４７５）。共用メールボックス５３内のセンサが一般郵便物の投函を感知すると（ステップＳ４８０）、制御装置８のメールボックス記録部８３は、企業識別情報と、ボックス番号、配達人識別情報、配達業者識別、一般郵便物を示す郵便種別、及び、配達日とを対応付けた情報を記憶する。さらに、メールボックス記録部８３は、共用メールボックス５３のボックス番号に対応した空塞情報に「塞」を書き込む。制御装置８のデータ照合部８４は、共用メールボックス５３の扉を施錠する（ステップＳ４８５）。
【００４１】
オフィスビルに入居している企業の社員は、出勤した際や、外出から戻った際などオフィスビルに入るときに、エントランス用カードリーダ２１の通信可能な距離内に社員カードを近づける。制御装置８のデータ照合部８４は、エントランス用カードリーダ２１によって社員カードから読み取られた許可データと社員発行カード記録部８２に記憶された情報とを比較して、認証を行う。認証が成功すると、制御装置８のデータ照合部８４は、メールボックス記録部８３を参照し、許可データ内の企業識別情報に対応して、特定郵便物が配達されていることを示す情報が登録されているかを判断する。特定郵便物の配達が登録されている場合、さらに、管理ＤＢ１０内の通知先テーブルに、この企業識別情報に対応付けて、許可データ内の社員識別情報が登録されているかにより郵便担当者であるかを判断する。社員識別情報が登録されていると判断した場合、データ照合部８４は、出力装置２３のメッセージ用画面に「書留が届いています」などのメッセージを表示させるとともに、当該メッセージを音声により出力させ、エントランス自動扉２２を開ける。
【００４２】
なお、郵便物の取り出しが確認された後、メッセージの表示や出力は行わないが、郵便物が取り出されるまでは、入館の都度メッセージを表示することもできる。
【００４３】
図６は、本実施形態による、届け先企業の社員が郵便物を受取る手順の一例を示すフローチャートである。
届け先企業の社員は、共用メールボックス装置５の共用メールボックス用カードリーダ部５１ａが通信可能な距離内に社員カードを近づける（ステップＳ６１０）。制御装置８のデータ照合部８４は、共用メールボックス用カードリーダ部５１ａによって社員カードから読み取られた許可データと社員発行カード記録部８２に記憶された情報とを比較して、認証を行う。認証が成功すると（ステップＳ６１５：ＯＫ）、制御装置８のデータ照合部８４は、許可データ内の企業識別情報に対応したボックス番号をメールボックス記録部８３から読み出し、読み出したボックス番号をディスプレイ５４に表示するとともに、当該ボックス番号に対応した共用メールボックス５３の扉を開錠する（ステップＳ６２０）。
【００４４】
届け先企業の社員は、特定郵便物と、配達業者が発行した受領書を共用メールボックス５３から取り出す（ステップＳ６２５）。特定郵便物が自社宛の場合（ステップＳ６２８：ＯＫ）、共用メールボックス５３の扉を閉める（ステップＳ６３０）。共用メールボックス５３のセンサから、郵便物が取り出された旨の通知を受けた制御装置８の通知部８６は、メールボックス記録部８３に企業識別情報と対応付けて記憶されている配達人識別情報または配達業者識別情報を読み出し、さらにこの配達人識別情報または配達業者識別情報に対応したメールアドレスを管理ＤＢ１０から読み出す。通知部８６は、読み出したメールアドレス宛に、特定郵便物が受取られた旨と、オフィスビル名、企業識別情報で示される会社名、受取り日時の情報を通知する電子メールを送信する（ステップＳ６３５）。そして、制御装置８のメールボックス記録部８３は、企業識別情報と対応付けて記憶されている配達人識別情報、配達業者識別情報、郵便種別、共用メールボックス５３のボックス番号、及び、配達日の情報を消去するとともに、共用メールボックス５３のボックス番号に対応した空塞情報に「空」を書き込む（ステップＳ６４０）。データ照合部８４は、共用メールボックス５３の扉に備えられたディスプレイ５６に表示されている会社名を消去する（ステップＳ６４５）。
【００４５】
届け先企業の社員は、ステップＳ６２５において共用メールボックス５３から取り出した受領書に押印し（ステップＳ６５０）、配達人ボックス装置７の投函口７５から投函する（ステップＳ６５５）。配達人ボックス装置７のセンサ７３が、受領書が投函されたことを検出し、制御装置８へ通知すると、通知部８６は、投函物ありに対応したランプ７６を点灯させるよう指示する。通知部８６は、管理ＤＢ１０から配達人識別情報または配達業者識別情報に対応したメールアドレスを読み出し、読み出したメールアドレス宛に、配達人ボックス７２に受領書が入れられた旨と、オフィスビル名、受領書が入れられた日時の情報を通知する電子メールを送信する。
【００４６】
配達業者または配達人が、この電子メールを受領すると、配達人は、オフィスビルへ向かう。配達人がオフィスビルへ向かうのは、次の郵便物の配達のときであってもよい。配達人によって、配達人カードが配達人ボックス装置７の配達人ボックス用カードリーダ７１の通信可能な距離内に近づけられると、制御装置８のデータ照合部８４は、配達人ボックス用カードリーダ７１によって配達人カードから読み取られた配達許可データと配達人発行カード記録部８１に記憶された情報とを比較して、認証を行う。認証が成功すると、制御装置８は、配達人ボックス７２の扉７４を開く。配達人は、受領書を取り出し、扉７４を閉める。制御装置８のメールボックス記録部８３は、配達人ボックス装置７のセンサ７３から受領書が配達人ボックス７２から取り出された旨の通知を受信すると、投函物なしに対応したランプ７６を点灯させ、扉７４を施錠するよう指示する。
【００４７】
一方、ステップＳ６２８において、特定郵便物が誤配であった場合、社員は、誤配に対応した共用メールボックス入力装置５２のボタンを押す（ステップＳ６６０）。制御装置８の通知部８６は、メールボックス記録部８３に企業識別情報と対応付けて記憶されている配達人識別情報または配達業者識別情報を読み出し、さらにこの配達人識別情報または配達業者識別情報に対応したメールアドレスを管理ＤＢ１０から読み出す。通知部８６は、読み出したメールアドレス宛に、特定郵便物が誤配であった旨と、オフィスビル名、企業識別情報、誤配検出日時の情報を通知する電子メールを送信する（ステップＳ６６５）。また、届け先企業の社員は、誤配郵便物を配達人ボックス装置７の投函口７５から投函し（ステップＳ６７０）、さらに押印していない受領書を投函する（ステップＳ６５５）。
【００４８】
また、ステップＳ６１５において、認証が失敗した場合（ステップＳ６１５：ＮＯ）、制御装置８は警報を発出し（ステップＳ６７５）、管理サーバ９へ異常発生メッセージを出力する（ステップＳ６８０）。
【００４９】
本実施形態のメールボックス管理システムによれば、配達人カードを共有メールボックスのカードリーダにかざして届け先企業の会社名を入力することにより、空きの共有メールボックスを開錠して郵便物の投函を可能にし、速達／書留などの郵便物が投函されるとセンサがこれを感知して仮受領証が印刷され、届け先企業の郵便担当者にはメールで通知される。そして、届け先企業の社員により郵便物が共有メールボックスから取り出された場合、及び、配達人ボックスに受領書が入れられた場合に、配達人（あるいは配達業者）へ通知される。これにより、届け先企業やオフィスビルの休業日であっても、配達人は、受領書が必要な特定郵便物を配達し、郵便物が届け先企業に受取られた際及び受領書が準備された際にその旨を知ることができ、すみやかに受領書を受取ることができる。また、届け先企業は、営業日にはすみやかに特定郵便物が届けられたことを認識して受取ることができ、受領書を渡す手間も軽減される。
【００５０】
＜第２の実施形態＞
本実施形態では、オフィスビルに共有のメールボックスが設置されており、届け先企業またはオフィスビルが休日の場合、配達人は、共有のメールボックスへ速達や書留などの特定郵便物を投函し、このメールボックスから発行される受領書を受取って、配達が完了する場合の例である。以下では、第１の実施形態との差分を説明する。
【００５１】
第２の実施形態によるメールボックス管理システムの構成は、第１の実施形態によるメールボックス管理システム１の構成（図１）から、配達人ボックス装置７を除いたものである。また、管理ＤＢ１０は、通知先テーブルを記憶するが、配達人アドレス情報は保持しない。
サービス登録／解除手順は、第１の実施形態と同様である。また、配達人が特定郵便物を配達する手順については、ステップＳ４３５において、特定郵便物のみを投函すること、及び、ステップＳ４５０において、制御装置８のデータ照合部８４は、共用メールボックス装置５のプリンタ５５へ、特定郵便物の受領書を印刷するよう指示することが異なるのみで、第１の実施形態の図５と同様である。配達人は、印刷された受領書を受取りの証明書として持ち帰る。
【００５２】
図７は、本実施形態による、届け先企業の社員が特定郵便物を受取る手順の一例を示すフローチャートである。届け先企業の社員がメールボックスを開錠するまでのステップＳ７１０〜Ｓ７２０までの手順は、第１の実施形態による図６のステップＳ６１０〜Ｓ６２０までの手順と同じである。
【００５３】
届け先企業の社員は、特定郵便物を共用メールボックス５３から取り出し（ステップＳ７２５）、共用メールボックス５３の扉を閉める（ステップＳ７３０）。共用メールボックス５３のセンサから、郵便物が取り出された旨の通知を受けた制御装置８のメールボックス記録部８３は、企業識別情報と対応付けて記憶されている配達人識別情報、配達業者識別情報、郵便種別、共用メールボックス５３のボックス番号、及び、配達日の情報を消去するとともに、共用メールボックス５３のボックス番号に対応した空塞情報に「空」を書き込む（ステップＳ７３５）。データ照合部８４は、共用メールボックス５３の扉に備えられたディスプレイ５６に表示されている会社名を消去する（ステップＳ７４０）。
【００５４】
また、ステップＳ７１５において、認証が失敗した場合は（ステップＳ７１５：ＮＯ）、図６のステップＳ６７５〜Ｓ６８０と同様、制御装置８が警報を発出し（ステップＳ７４５）、管理サーバ９へ異常発生メッセージを出力する（ステップＳ７５０）。
【００５５】
本実施形態のメールボックス管理システム１によれば、配達人カードを共有メールボックスのカードリーダにかざして届け先企業の会社名を入力することにより、空きの共有メールボックスを開錠して郵便物の投函を可能とし、速達／書留などの郵便物が投函されるとセンサがこれを感知して受領証が印刷され、届け先企業の郵便担当者にはメールで通知される。これにより、届け先企業やオフィスビルの休業日であっても、配達人は、特定郵便物を配達し、受領書を受取ることができる。また、届け先企業は、営業日にはすみやかに特定郵便物が届けられたことを認識して受取ることができ、受領書を渡す手間も省ける。
【００５６】
＜第３の実施形態＞
本実施形態では、オフィスビルに共有のメールボックスが設置されており、届け先企業またはオフィスビルが休日の場合、配達人は、共有のメールボックスへ速達や書留などの特定郵便物を投函し、このメールボックスから発行される仮受領書を受取る。その後、届け先企業の届け先企業が特定郵便物を受取った旨のメールを受領した場合に、配達が完了する。以下では、第１の実施形態との差分を説明する。
【００５７】
第３の実施形態によるメールボックス管理システムの構成は、第１の実施形態によるメールボックス管理システム１の構成（図１）から、配達人ボックス装置７を除いたものである。
サービス登録／解除手順は、第１の実施形態と同様である。また、配達人が特定郵便物を配達する手順については、ステップＳ４３５において、特定郵便物のみを投函することが異なるのみで、第１の実施形態の図５と同様である。
【００５８】
届け先企業の社員が特定郵便物を受取る手順については、第２の実施形態の図７と同様であるが、ステップＳ７３０の前に以下の処理を行う。すなわち、届け先企業の社員が、特定郵便物を取り出し（ステップＳ７２５）、共用メールボックス５３の扉を閉めた後（ステップＳ７３０）、制御装置８の通知部８６は、メールボックス記録部８３に企業識別情報と対応付けて記憶されている配達人識別情報または配達業者識別情報を読み出し、さらにこの配達人識別情報または配達業者識別情報に対応したメールアドレスを管理ＤＢ１０から読み出す。通知部８６は、読み出したメールアドレス宛に、特定郵便物が受取られた旨と、オフィスビル名、企業識別情報で示される会社名、受取り日時の情報を通知する電子メールを送信する。配達業者は、この電子メールを受領すると、配達完了とみなす。
【００５９】
本実施形態のメールボックス管理システムによれば、配達人カードを共有メールボックスのカードリーダにかざして届け先企業の会社名を入力することにより、空きの共有メールボックスを開錠して郵便物の投函を可能にし、速達／書留などの郵便物が投函されるとセンサがこれを感知して仮受領証が印刷され、届け先企業の郵便担当者にはメールで通知される。そして、届け先企業の社員により郵便物が共有メールボックスから取り出されると、センサが感知し、郵便物が受領された旨が配達人（あるいは、配達業者）へ通知される。これにより、届け先企業やオフィスビルの休業日であっても、配達人は、受領書が必要な特定郵便物を配達し、郵便物が届け先企業に受取られた際には受領書としてのメールが通知されるため、すみやかに受領書を受取ることができる。また、届け先企業は、営業日にはすみやかに特定郵便物が届けられたことを認識して受取ることができ、受領書を渡す手間も省ける。
【００６０】
上記第１〜第３の実施形態において、配達人カードを共用メールボックス用カードリーダ５１へかざす代わりに、配達許可データとして、配達人であることを示す情報と、配達人の暗証番号とを共用メールボックス入力装置５２により入力し、制御装置８のデータ照合部８４は、この入力された情報により配達人の認証を行ってもよい。同様に、社員カードを共用メールボックス用カードリーダ５１へかざす代わりに、受取り許可データとして、社員識別情報または企業識別情報と、社員または企業毎に割り当てられた暗証番号を共用メールボックス入力装置５２により入力し、制御装置８のデータ照合部８４は、この入力された情報により社員の認証を行ってもよい。
【００６１】
第１〜第３の実施形態によれば、オフィスビルに企業やテナントの入居分のメールボックスを設置する必要がなくなり、省スペース、省コストに寄与できる。
また、配達人カードから読み出した、あるいは、配達人が入力した配達許可データによる認証が成功しないとメールボックスが開錠できないため、許可された配達人以外から、届け先企業が望まないビラや広告等が投函されたり、投函口から郵便物が抜き取られてしまったりすることを防ぐことができる。
加えて、届け先企業の社員しか特定郵便物が投函されたメールボックスから郵便物を取り出すことができないため、セキュリティを確保しながら、確実に届け先企業が特定郵便物を受取ることが可能となる。
【００６２】
なお、上記第１〜第３の実施形態のメールボックス管理システム１に、制御装置８と接続される個別メールボックス装置を備えるようにしてもよい。この個別メールボックス装置は、エントランスとオフィスゾーンとを区切る壁を挟んで埋め込まれ、制御装置８と接続された個別メールボックス用カードリーダと、個別メールボックス用カードリーダに接続された個別メールボックスとを備えるものとする。配達人は、エントランス側の投函口から各企業毎に割り当てられた個別メールボックスに、受領書の必要のない一般の郵便物や新聞等を投函し、受領書の必要な特定郵便物のみを共有メールボックス装置５に投函する。オフィスゾーン側に備えられた個別メールボックス用カードリーダは、社員カードを受け付けて認証を行い、この社員カードから読み出され許可データにより特定される企業に割り当てられた個別メールボックスのオフィスゾーン側の扉の鍵を開け、郵便物の受取りを可能にする。
【００６３】
以上、本発明にかかわる実施形態を説明したが、上記したように、カードは、非接触式でカードリーダに内容を読み込める非接触ＩＣカードが望ましいが、他の磁気カードなどの電子カードの場合も可能である。また、上記の実施形態では制御装置８に設けた認証などの機能を、各カードリーダに持たせる構成とすることも、容易にできることは明らかである。
【００６４】
なお、制御装置８の各部の動作の過程を、プログラムの形式でコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記憶しておき、このプログラムをコンピュータシステムが読み出して実行することによって、上記処理を行うことも可能である。ここでいうコンピュータシステムとは、ＣＰＵ及び各種メモリやＯＳ、周辺機器等のハードウェアを含むものである。
【００６５】
また、「コンピュータシステム」は、ＷＷＷシステムを利用している場合であれば、ホームページ提供環境（あるいは表示環境）も含むものとする。
また、「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＯＭ等の可搬媒体、コンピュータシステムに内蔵されるハードディスク等の記憶装置のことをいう。さらに「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、インターネット等のネットワークや電話回線等の通信回線を介してプログラムを送信する場合の通信線のように、短時間の間、動的にプログラムを保持するもの、その場合のサーバやクライアントとなるコンピュータシステム内部の揮発性メモリのように、一定時間プログラムを保持しているものも含むものとする。また上記プログラムは、前述した機能の一部を実現するためのものであっても良く、さらに前述した機能をコンピュータシステムにすでに記録されているプログラムとの組み合わせで実現できるものであっても良い。
【００６６】
以上、この発明の実施形態について図面を参照して詳述してきたが、具体的な構成はこの実施形態に限られるものではなく、この発明の要旨を逸脱しない範囲の設計等も含まれる。
【図面の簡単な説明】
【００６７】
【図１】第１の実施形態によるメールボックス管理システムの全体構成を示すブロック図である。
【図２】第１の実施形態による制御装置の構成を示すブロック図である。
【図３】第１の実施形態による共有メールボックス装置の一例を示すブロック図である。
【図４】第１の実施形態による配達人ボックス装置の一例を示す図である。
【図５】第１の実施形態によるメールボックス管理システムの動作手順を示す図である。
【図６】第１の実施形態によるメールボックス管理システムの動作手順を示す図である。
【図７】第２の実施形態によるメールボックス管理システムの動作手順を示す図である。
【符号の説明】
【００６８】
１…メールボックス管理システム
２…出入管理システム
５…共用メールボックス装置
７…配達人ボックス装置
８…制御装置
９…管理サーバ
１０…管理ＤＢ
２１…エントランス用カードリーダ
２２…エントランス自動扉
２３…出力装置
５１…共用メールボックス用カードリーダ
５１ａ…共用メールボックス用カードリーダ部
５２…共用メールボックス入力装置
５３…共用メールボックス
５４、５６…ディスプレイ
５５…プリンタ
７１…配達人ボックス用カードリーダ
７２…配達人ボックス
７３…センサ
７４…扉
７５…投函口
８１…配達人発行カード記録部
８２…社員発行カード記録部
８３…メールボックス記録部
８４…データ照合部
８５…各カードリーダ読取データ受領部
８６…通知部
【技術分野】
【０００１】
この発明は、複数の企業が集まった施設に設置されるメールボックスを管理するメールボックス管理システム及び方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、オフィスビルに入居している企業やテナント宛の郵便物は、オフィスビルのエントランスやメールセンタに設置されたメールボックスへ投函され、勤務者等が自社のメールボックスを開けて中の郵便物を受取っている。しかし、書留や速達などの特定郵便物の配達の際は、郵便配達人はエントランスのインターホンにより届け先の企業やテナントを呼び出し、オートロック式のドアを遠隔で開錠してもらって届け先まで届けている。休日等の場合は、防災センタ等で特定郵便物を受領して、後日、各企業やテナント等の担当者に連絡して届けるか、担当者が防災センタに受取りに出向むかなければならないため、休日には郵便物の配達は行われないことが多い。
【０００３】
一方で、着払いもしくは代引き指定の荷物の配送時に受取人が不在のときには、宅配ボックスへ荷物を保管して配達人による集金を不要とする技術がある（例えば、特許文献１参照）。具体的には、配送業者は、宅配ボックスに配送先部屋番号と配送荷物のコードを入力し、配送荷物を入れた後施錠する。荷物受取人は、配送業者名等と配送荷物のコードが印刷された不在票を用いてコンビニエンスストアなどで決済を行うと、ＰＯＳレジスタと配送業者のコンピュータとの間で決済処理か行われ、配送荷物のコードを示すバーコードと代金支払済みを示すバーコードを印刷したレシートが発行される。宅配ボックスは、レシートのバーコードを読み取り開錠する。
【特許文献１】特開２００４−７８６３０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
書留や速達など特定郵便物の配達には受領書が必要なため、特定郵便物が休日等に配達された際は、上述したように、防災センタ等で特定郵便物を受領し、後日届け先の企業がこれを受取っていた。しかし、これは、防災センタや届け先の企業にとって煩雑であるのみならず、セキュリティ上の問題があった。そこで、防災センタ等で不在票を預かっておき、後日これを受取った企業の担当者が、郵便局に再配達を依頼するか、郵便局へ郵便物を取りに行くようにすることが考えられるが、これでは、届け先の企業が迅速に特定郵便物を受取れないおそれがあった。特許文献１は、集金を必要とする荷物を宅配ボックスに保管する場合の技術であり、上記のような問題を解決するものでもない。
【０００５】
本発明は、このような事情に鑑みてなされたもので、その目的は、オフィスビルにおいて、入居企業やテナント等の届け先や防災センタ等の負担を軽減し、かつ、セキュリティを確保しながら、休日である場合にも配達人による特定郵便物の配達を可能にし、届け先が営業日にはすみやかに当該特定郵便物を受取ることのできるメールボックス管理システム及び方法を提供することある。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上述した課題を解決するために、本発明は、多数の企業が入居している施設のメールボックスを管理するメールボックス管理システムであって、メールボックスと、前記メールボックスに設けられ、当該メールボックス内に郵便物が投函されたことを検出するセンサと、前記メールボックスの空塞情報を保持する記憶手段と、届け先企業の情報と配達許可データを入力する入力手段と、前記入力手段により入力された配達許可データを用いた認証が成功した場合に、前記記憶手段内の空塞情報により空きであることが示されるメールボックスの中から一つを選択し、この選択したメールボックスへの投函を可能とするための当該メールボックスの扉を開錠するよう制御する開錠手段と、前記メールボックスのセンサにより郵便物の投函が検出されたメールボックスの扉を施錠するよう制御する施錠手段と、前記入力手段により入力された届け先企業の郵便担当者宛に郵便物有りの通知を出力する通知手段と、を備えることを特徴とするメールボックス管理システムである。
【０００７】
また、本発明は、上述のメールボックス管理システムであって、前記開錠手段は、前記入力手段により入力された受取り許可データを用いた認証が成功した場合に、当該受取り許可データから特定される企業の情報に対応したメールボックスを特定し、この特定されたメールボックスからの郵便物の取り出しを可能とするための当該メールボックスの扉を開錠するよう制御し、前記施錠手段は、前記メールボックスのセンサにより郵便物の取り出しが検出されたメールボックスの扉を施錠するよう制御する、ことを特徴とする。
【０００８】
また、本発明は、上述のメールボックス管理システムであって、前記入力手段は、社員の保持する社員カードから受取り許可データを読み出すカードリーダを備えることを特徴とする。
【０００９】
また、本発明は、上述のメールボックス管理システムであって、前記カードリーダは、配達人の保持する配達人カードから配達許可データを読み出すことを特徴とする。
【００１０】
また、本発明は、上述のメールボックス管理システムであって、前記施設内に設けられ、入場者の通行を規制する通過規制装置と、前記通過規制装置近傍に設けられ、前記社員カードから入退出の許可データを読み出し、読み出した許可データによる認証が成功した場合に、前記通過規制装置へ通行を許可するよう指示する通過規制装置用カードリーダとをさらに備え、前記通知手段は、前記通過規制装置用カードリーダによる認証が成功し、かつ、当該許可データから得られる社員の情報が郵便担当者を示している場合に、当該通過規制装置の備える出力手段により郵便物有りの通知を出力する、ことを特徴とする。
【００１１】
また、本発明は、上述のメールボックス管理システムであって、各企業の郵便担当者の通知先アドレスの情報を記憶する記憶手段さらに備え、前記通知手段は、前記入力手段により入力された届け先企業の情報に対応した郵便担当者の通知先アドレスの情報を前記記憶手段から読み出し、読み出した通知先アドレスの情報を宛先として郵便物有りの通知を出力する。
【００１２】
また、本発明は、上述のメールボックス管理システムであって、受領書の受け渡しを行う配達人ボックスをさらに備え、前記通知手段は、前記配達人ボックスに設けられたセンサにより受領書が入れられたことを検出した場合に、配達人または配達業者宛に通知を出力し、前記開錠手段は、前記入力手段により入力された配達許可データを用いた認証が成功した場合に、前記配達人ボックス内から受領書の取り出しを可能とするための当該配達人ボックスの扉を開錠するよう制御する、ことを特徴とする。
【００１３】
また、本発明は、上述のメールボックス管理システムであって、前記通知手段は、前記メールボックスのセンサにより郵便物の取り出しが検出された場合に、配達人宛または配達業者宛に郵便物受領の通知を出力する、ことを特徴とする。
【００１４】
また、本発明は、上述のメールボックス管理システムであって、前記メールボックスのセンサにより郵便物の投函が検出された場合に、受領書を印刷する印刷手段をさらに備える、ことを特徴とする。
【００１５】
また、本発明は、多数の企業が入居している施設のメールボックスを管理するメールボックス管理システムに用いられるメールボックス管理方法であって、開錠手段が、入力手段により入力された許可データを用いた認証が成功した場合に、記憶手段内に記憶されているメールボックスの空塞情報により空きであることが示されるメールボックスの中から一つを選択し、この選択したメールボックスへの投函を可能とするための当該メールボックスの扉を開錠するよう制御し、前記メールボックスに設けられたセンサが、前記開錠手段により扉が開錠された前記メールボックス内に郵便物が投函されたことを検出し、施錠手段が、郵便物の投函が検出されたメールボックスの扉を施錠するよう制御し、通知手段が、前記入力手段により入力された情報の示す届け先企業の郵便担当者宛に郵便物有りの通知を出力する、ことを特徴とするメールボックス管理方法である。
【発明の効果】
【００１６】
上記の本発明のメールボックス管理システムによれば、配達許可データの認証により、オフィスビル内の企業で共用のメールボックスの中から空きのメールボックスを割り当て、扉を開錠して郵便物の投函を可能にし、割り当てたメールボックスへの郵便物の投函をセンサが感知すると、メールボックスの扉を施錠して届け先企業に通知を行うようにしたので、郵便物の配達時に届け先企業やオフィスビルが休日であった場合でも、セキュリティを確保しながら郵便物を配達することができ、届け先企業は営業日にはすみやかに郵便物が届けられたことを認識して受取ることができる。加えて、投函口から郵便物が第三者によって抜き出されることを防ぐとともに、許可された配達人以外から広告などの配布物が投函されることを防ぐこともできる。
また、郵便物がメールボックスに投函された際に受領書を印刷するか、届け先企業がメールボックス内の郵便物を取り出したとき、あるいは、配達人ボックスに受領書が入れたときに配達人または配達業者へ通知するようにしたので、配達人は、休日に配達した特定郵便物の受領書をすみやかに受取ることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
以下、本発明のメールボックス管理システムについて図面を参照して説明する。本発明のメールボックス管理システムは、たとえば、多数の企業やテナント（以下、単に「企業」とする）が入居する施設に適用される。ここでは、施設としてオフィスビルを例に説明する。
【００１８】
＜第１の実施形態＞
本実施形態では、オフィスビルに共有のメールボックスが設置され、届け先企業またはオフィスビルが休日の場合、配達人は、特定郵便物用の共有メールボックスへ特定郵便物と、受領書とを投函し、この共有メールボックスから発行される仮受領書を受取る。そして、届け先企業は、特定郵便物を受取った後、受領書に押印して配達人ボックスへ入れておき、配達人が、配達人ボックスから押印された受領書を受取った場合に、配達が完了する。新聞は、共用メールボックス装置とは別に備えられた新聞受けに投函するものとする。
【００１９】
図１は、この発明の第１の実施形態によるメールボックス管理システム１の構成を示す概略ブロック図である。メールボックス管理システム１が設置されたオフィスビルへ郵便物やメール便（以下、単に「郵便物」と記載）を配達する配達人には配達人カードが発行され、当該オフィスビルに入居している企業の社員には、エントランスを開錠したり、メールボックスを開錠したりするための社員カードが発行される。
【００２０】
本実施形態によるメールボックス管理システム１は、オフィスビルの出入管理システム２、共用メールボックス装置５、及び、配達人ボックス装置７と、これらを制御する制御装置８と、制御装置８に接続される管理サーバ９とを含んでなる。さらに、管理サーバ９は、各企業の郵便物受取り担当者のメールアドレス、及び、郵便局などの配達業者のメールアドレスを登録した管理データベース１０（以下、データベースを「ＤＢ」と記載）と接続されている。なお、各企業の郵便物受取り担当者は、１人でもよく、複数人いてもよい。
【００２１】
本実施形態によるメールボックス管理システム１において使用される配達人カード及び社員カードには、ＩＣカードを使用するものとする。配達人カードには、カードを一意に識別するためのカード識別情報、配達人カードであることを示すカード種別情報、配達人を特定するための配達人識別情報、配達業者を特定するための配達業者識別情報、発行日時情報、有効期限情報等が含まれる配達許可データを記憶する。なお、カード識別情報を配達人識別情報または配達業者識別情報として使用してもよい。
また、社員カードには、カード識別情報、社員カードであることを示すカード種別情報、社員を特定するための社員識別情報、社員が所属する企業を特定するための企業識別情報、発行日時情報、有効期限情報等が含まれる許可データを記憶する。カード識別情報を社員識別情報または企業識別情報として使用してもよい。社員カード内の許可データは、郵便物の受取り許可データとしても使用される。
【００２２】
出入管理システム２は、エントランスに設置されたエントランス自動扉２２と、社員カードを受け付けて認証を行い、エントランス自動扉２２の開扉を行うエントランス用カードリーダ２１と、エントランス用カードリーダ２１に接続される出力装置２３とを備えている。出力装置２３は、エントランス用カードリーダ２１と接続され、メッセージ表示用画面、及び、音声により案内を行うスピーカーを備える。ここでは、エントランス自動扉２２を、入場者の通行を規制する通過規制装置として使用しているが、フラッパーゲートを通過規制装置としてさらに用いても良い。この場合、エントランス自動扉２２をフラッパーゲートに、エントランス用カードリーダ２１を、出力装置を備えたフラッパーゲート用カードリーダとして置きかえて考えればよい。
【００２３】
共用メールボックス装置５は、エントランスに備えられ、配達人が、届け先企業の会社名、共用メールボックス番号等を入力可能な共用メールボックス入力装置５２と、配達人カード及び社員カードを受け付けて認証を行う共用メールボックス用カードリーダ５１とを備え、共用メールボックス用カードリーダ５１は共用メールボックス５３とその鍵をあける認証のために接続されている。
【００２４】
配達人ボックス装置７は、エントランスに備えられ、制御装置８と接続された配達人ボックス用カードリーダ７１と、配達人ボックス用カードリーダ７１と接続された配達人ボックス７２とを備える。配達人ボックス用カードリーダ７１は、配達人カードを受け付けて認証を行い、配達人ボックス７２の鍵をあける。
【００２５】
管理ＤＢ１０は、通知先テーブル及び配達人アドレス情報を記憶する。通知先テーブルは、企業識別情報と、当該企業識別情報により特定される企業の郵便物受取り担当者の社員識別情報と、当該担当者への通知先アドレスとを対応付けた情報からなる。ここでは、企業識別情報として会社名を用いることとするが、企業識別情報に会社名を用いない場合は、これらを対応付ける情報を管理ＤＢ１０に保持しておき、必要に応じて都度相互に変換すればよい。また、通知先アドレスとしては、電子メールアドレスが使用される。配達人アドレス情報は、配達人識別情報または配達業者識別情報と、通知先となる配達人または配達業者の端末１６の通知先アドレスとを対応付けた情報からなる。ここでは、通知先アドレスとして、電子メールアドレスが使用される。
管理サーバ９は、オフィスビルの管理人がアクセス可能であり、これによって、制御装置８の調整・設定、管理ＤＢ１０への情報登録などを行うことができる。
【００２６】
図２は、制御装置８の構成を説明するための概略ブロック図である。
制御装置８において、配達人発行カード記録部８１は、配達人カードの情報を管理サーバ９から受信して記録する。発行された配達人カードの情報には、配達人カードに記憶される配達許可データが含まれる。社員発行カード記録部８２は、社員カードの情報記録媒体内の情報を管理サーバ９から得て、社員情報を記録する。社員情報には、社員カードに記憶される許可データが含まれる。
【００２７】
メールボックス記録部８３は、共用メールボックス用カードリーダ５１及び配達人ボックス用カードリーダ７１からの入力情報を得てこれを記録する。メールボックス記録部８３は、さらに、共用メールボックス５３の空塞情報をさらに記憶する。各カードリーダ読取データ受領部８５は、各カードリーダが配達人カード、社員カードから読み取った情報を受信して記憶する。データ照合部８４は、この各カードリーダ読取データ受領部８５が受信して記憶したデータと、配達人発行カード記録部８１、社員発行カード記録部８２に記録されたデータとを比較照合し認証又は一致信号を、各カードリーダに送信する。
【００２８】
配達人発行カード記録部８１、社員発行カード記録部８２、メールボックス記録部８３、データ照合部８４、各カードリーダ読取データ受領部８５のデータ送受信の履歴は管理サーバ９にもその都度送信され、履歴データとして記憶される。
【００２９】
各カードリーダ読取データ受領部８５は、各カードリーダ、すなわち、エントランス用カードリーダ２１、共用メールボックス用カードリーダ５１などが読み取ったデータを受信するが、各カードリーダから受信したデータは、どのカードリーダからのものかを判別するため、カードリーダの識別情報が付加されて送信されてくるか、カードリーダの識別情報が各カードリーダ読取データ受領部８５によって付与される。この識別情報に基づき、データ照合部８４からの一致不一致或は認証不認証の信号が各カードリーダに送信される。
【００３０】
通知部８６は、共用メールボックス装置５へ特定郵便物が配達された際に、管理ＤＢ１０に届け先企業の企業識別情報と対応付けて記憶されている郵便物担当者の通知先アドレスを読み出して特定郵便物への配達を通知する。また、通知部８６は、配達人ボックス装置７へ受領書が入れられた際に、管理ＤＢ１０に記憶されている配達人または配達業者の端末１６の通知先アドレスを読み出して受領書の投函を通知する。
【００３１】
図３は、共用メールボックス装置５の一例を示す正面図である。共用メールボックス装置５は、複数の共用メールボックス５３と共用メールボックス用カードリーダ５１からなる。共用メールボックス用カードリーダ５１は、共用メールボックス用カードリーダ部５１ａ、届け先企業の会社名等を入力するためのキーボードやボタンなどの共用メールボックス入力装置５２、情報の表示を行うディスプレイ５４、及び、プリンタ５５を備える。また、各共用メールボックス５３には、届け先の会社名を表示するためのディスプレイ５６が備えられ、各共用メールボックス５３内には、郵便物の存在を感知するためのセンサが備えられる。このセンサには、光センサを用いることができる。
【００３２】
図４は、配達人ボックス装置７の一例を示す図である。図４（ａ）は配達人ボックス装置７の正面図を示しており、同図において、配達人ボックス装置７は、配達人ボックス７２と、その横に配達人カードを読み取る配達人ボックス用カードリーダ７１とが備えられる。図４（ｂ）は、配達人ボックス７２の斜視図を示しており、同図において、配達人ボックス７２には、受領書の存在を感知するためのセンサ７３と、扉７４とが備えられており、扉７４には、受領書の投函口７５と、受領書の存在を知らせるランプ７６が備えられる。センサ７３には、光センサを用いることができる。
【００３３】
次に、メールボックス管理システム１の動作手順について説明する。
まず、サービス登録の手順について説明する。
ある企業が、特定郵便物の受取りサービスを開始したい場合、当該企業の社員は、特定郵便物の受取りサービス登録に対応した共用メールボックス装置５の共用メールボックス入力装置５２のボタンを押す。さらに、社員は、共用メールボックス用カードリーダ５１の通信可能な距離内に社員カードを近づけ、会社名を共用メールボックス入力装置５２により入力する。制御装置８のデータ照合部８４は、共用メールボックス用カードリーダ５１によって社員カードから読み取られたデータと、社員発行カード記録部８２に記憶された情報と、入力された企業名とを比較して、認証を行う。認証が成功すると、制御装置８のメールボックス記録部８３は、社員カードから読み取られたカード識別情報、社員識別情報及び企業識別情報と、特定郵便物受取りサービス登録と、サービス登録日時との情報を記憶する。
【００３４】
また、企業が特定郵便物受取りサービスを終了する場合、当該企業の社員は、上記の登録手順において、特定郵便物の受取りサービス登録に対応した共用メールボックス入力装置５２のボタンの代わりに、特定郵便物の受取りサービス解除に対応した共用メールボックス入力装置５２のボタンを押せばよい。これにより、制御装置８のメールボックス記録部８３は、社員カードから読み取られたカード識別情報、社員識別情報及び企業識別情報と、特定郵便物受取りサービス解除と、サービス解除日時との情報を記憶する。
【００３５】
図５は、配達人が郵便物を配達する手順の一例を示すフローチャートである。
配達人によって、配達人カードが共用メールボックス装置５の共用メールボックス用カードリーダ５１の通信可能な距離内に近づけられ、共用メールボックス入力装置５２により、届け先企業の識別情報としての会社名と郵便種別が入力されると（ステップＳ４１０）、制御装置８のデータ照合部８４は、共用メールボックス用カードリーダ５１によって配達人カードから読み取られた配達許可データと配達人発行カード記録部８１に記憶された情報とを比較して、認証を行う。認証が成功すると、制御装置８は、メールボックス記録部８３内の空塞情報を参照して、空きの共用メールボックス５３があるかを判断する（ステップＳ４１５）。
【００３６】
空きの共用メールボックス５３があった場合（ステップＳ４１５：あり）、制御装置８のデータ照合部８４は、特定郵便物のいずれかの種類に対応する共用メールボックス入力装置５２のボタンが押されたかを判断する（ステップＳ４２０）。いずれかの特定郵便物のボタンが押されたと判断した場合（ステップＳ４２０：ＹＥＳ）、メールボックス記録部８３内に、ステップＳ４１０で入力された会社名の企業の企業識別情報に対応して、受取りサービスが登録されているか否かを判断する（ステップＳ４２５）。受取りサービスが登録されていると判断した場合（ステップＳ４２５：ＹＥＳ）、メールボックス記録部８３は、管理ＤＢ１０の空塞情報を参照して、空きの共用メールボックス５３の１つを割り当てると、ディスプレイ５４に割り当てた共用メールボックス５３のボックス番号を表示し、さらに、割り当てた共用メールボックス５３の扉に備えられたディスプレイ５６に会社名を表示させ、当該共用メールボックス５３の扉を開錠する（ステップＳ４３０）。配達人は、開錠された共用メールボックス５３の扉を開けて特定郵便物と受領書を投函する（ステップＳ４３５）。
【００３７】
共用メールボックス５３内のセンサが特定郵便物及び受領書の投函を感知すると（ステップＳ４４０）、この共用メールボックス５３のボックス番号と、投函を感知した旨を制御装置８に通知する。制御装置８のメールボックス記録部８３は、企業識別情報と、配達人識別情報、ボックス番号、配達業者識別、配達された郵便の郵便種別、及び、配達日とを対応付けた情報を記憶する。さらに、制御装置８のメールボックス記録部８３は、共用メールボックス５３のボックス番号に対応した空塞情報に「塞」を書き込む。制御装置８のデータ照合部８４は、共用メールボックス５３の扉を施錠し（ステップＳ４４５）、プリンタ５５へ特定郵便物の仮受領書を印刷するよう指示する（ステップＳ４５０）。配達人は、プリンタ５５が印刷した仮受領書を受取り、持ち帰る。
【００３８】
続いて、制御装置８の通知部８６は、企業識別情報に対応する郵便担当者のメールアドレスを管理ＤＢ１０から読み出し、読み出したメールアドレス宛に、特定郵便物が配達された旨と、特定郵便物の配達日時と、郵便種別の情報を通知する電子メールを送信する（ステップＳ４５５）。通知部８６は、社員の出入りを管理する出入管理システム２の管理データとして、企業識別情報及び特定郵便物が配達された旨のデータを管理ＤＢ１０に書き込む（ステップＳ４６０）。これにより、届け先企業の郵便担当者がオフィスビルに出入りする際に、音声やディスプレイなどにより特定郵便物が配達されていることを知らせることができる。
【００３９】
なお、ステップＳ４２５において、制御装置８のデータ照合部８４が、受取りサービスが登録されていないと判断した場合（ステップＳ４２５：ＮＯ）、ディスプレイ５４に、「受取りサービスが登録されておりませんので個別対応をお願いします。」などのメッセージを表示する（ステップＳ４７０）。この場合、配達人は、防災センタに特定郵便物あるいは不在票を配達するなど、従来と同様の方法による配達を行う。
【００４０】
ステップＳ４２０において、郵便種別が入力されなかった場合、あるいは、一般郵便物の情報が入力された場合、制御装置８のメールボックス記録部８３は、管理ＤＢ１０の空塞情報を参照して、空きの共用メールボックス５３を割り当てると、ディスプレイ５４に割り当てた共用メールボックス５３のボックス番号を表示し、さらに、割り当てた共用メールボックス５３の扉に備えられたディスプレイ５６に会社名を表示させ、当該共用メールボックス５３の扉を開錠する（ステップＳ４７０）。配達人は、開錠された共用メールボックス５３の扉を開けて一般郵便物を投函する（ステップＳ４７５）。共用メールボックス５３内のセンサが一般郵便物の投函を感知すると（ステップＳ４８０）、制御装置８のメールボックス記録部８３は、企業識別情報と、ボックス番号、配達人識別情報、配達業者識別、一般郵便物を示す郵便種別、及び、配達日とを対応付けた情報を記憶する。さらに、メールボックス記録部８３は、共用メールボックス５３のボックス番号に対応した空塞情報に「塞」を書き込む。制御装置８のデータ照合部８４は、共用メールボックス５３の扉を施錠する（ステップＳ４８５）。
【００４１】
オフィスビルに入居している企業の社員は、出勤した際や、外出から戻った際などオフィスビルに入るときに、エントランス用カードリーダ２１の通信可能な距離内に社員カードを近づける。制御装置８のデータ照合部８４は、エントランス用カードリーダ２１によって社員カードから読み取られた許可データと社員発行カード記録部８２に記憶された情報とを比較して、認証を行う。認証が成功すると、制御装置８のデータ照合部８４は、メールボックス記録部８３を参照し、許可データ内の企業識別情報に対応して、特定郵便物が配達されていることを示す情報が登録されているかを判断する。特定郵便物の配達が登録されている場合、さらに、管理ＤＢ１０内の通知先テーブルに、この企業識別情報に対応付けて、許可データ内の社員識別情報が登録されているかにより郵便担当者であるかを判断する。社員識別情報が登録されていると判断した場合、データ照合部８４は、出力装置２３のメッセージ用画面に「書留が届いています」などのメッセージを表示させるとともに、当該メッセージを音声により出力させ、エントランス自動扉２２を開ける。
【００４２】
なお、郵便物の取り出しが確認された後、メッセージの表示や出力は行わないが、郵便物が取り出されるまでは、入館の都度メッセージを表示することもできる。
【００４３】
図６は、本実施形態による、届け先企業の社員が郵便物を受取る手順の一例を示すフローチャートである。
届け先企業の社員は、共用メールボックス装置５の共用メールボックス用カードリーダ部５１ａが通信可能な距離内に社員カードを近づける（ステップＳ６１０）。制御装置８のデータ照合部８４は、共用メールボックス用カードリーダ部５１ａによって社員カードから読み取られた許可データと社員発行カード記録部８２に記憶された情報とを比較して、認証を行う。認証が成功すると（ステップＳ６１５：ＯＫ）、制御装置８のデータ照合部８４は、許可データ内の企業識別情報に対応したボックス番号をメールボックス記録部８３から読み出し、読み出したボックス番号をディスプレイ５４に表示するとともに、当該ボックス番号に対応した共用メールボックス５３の扉を開錠する（ステップＳ６２０）。
【００４４】
届け先企業の社員は、特定郵便物と、配達業者が発行した受領書を共用メールボックス５３から取り出す（ステップＳ６２５）。特定郵便物が自社宛の場合（ステップＳ６２８：ＯＫ）、共用メールボックス５３の扉を閉める（ステップＳ６３０）。共用メールボックス５３のセンサから、郵便物が取り出された旨の通知を受けた制御装置８の通知部８６は、メールボックス記録部８３に企業識別情報と対応付けて記憶されている配達人識別情報または配達業者識別情報を読み出し、さらにこの配達人識別情報または配達業者識別情報に対応したメールアドレスを管理ＤＢ１０から読み出す。通知部８６は、読み出したメールアドレス宛に、特定郵便物が受取られた旨と、オフィスビル名、企業識別情報で示される会社名、受取り日時の情報を通知する電子メールを送信する（ステップＳ６３５）。そして、制御装置８のメールボックス記録部８３は、企業識別情報と対応付けて記憶されている配達人識別情報、配達業者識別情報、郵便種別、共用メールボックス５３のボックス番号、及び、配達日の情報を消去するとともに、共用メールボックス５３のボックス番号に対応した空塞情報に「空」を書き込む（ステップＳ６４０）。データ照合部８４は、共用メールボックス５３の扉に備えられたディスプレイ５６に表示されている会社名を消去する（ステップＳ６４５）。
【００４５】
届け先企業の社員は、ステップＳ６２５において共用メールボックス５３から取り出した受領書に押印し（ステップＳ６５０）、配達人ボックス装置７の投函口７５から投函する（ステップＳ６５５）。配達人ボックス装置７のセンサ７３が、受領書が投函されたことを検出し、制御装置８へ通知すると、通知部８６は、投函物ありに対応したランプ７６を点灯させるよう指示する。通知部８６は、管理ＤＢ１０から配達人識別情報または配達業者識別情報に対応したメールアドレスを読み出し、読み出したメールアドレス宛に、配達人ボックス７２に受領書が入れられた旨と、オフィスビル名、受領書が入れられた日時の情報を通知する電子メールを送信する。
【００４６】
配達業者または配達人が、この電子メールを受領すると、配達人は、オフィスビルへ向かう。配達人がオフィスビルへ向かうのは、次の郵便物の配達のときであってもよい。配達人によって、配達人カードが配達人ボックス装置７の配達人ボックス用カードリーダ７１の通信可能な距離内に近づけられると、制御装置８のデータ照合部８４は、配達人ボックス用カードリーダ７１によって配達人カードから読み取られた配達許可データと配達人発行カード記録部８１に記憶された情報とを比較して、認証を行う。認証が成功すると、制御装置８は、配達人ボックス７２の扉７４を開く。配達人は、受領書を取り出し、扉７４を閉める。制御装置８のメールボックス記録部８３は、配達人ボックス装置７のセンサ７３から受領書が配達人ボックス７２から取り出された旨の通知を受信すると、投函物なしに対応したランプ７６を点灯させ、扉７４を施錠するよう指示する。
【００４７】
一方、ステップＳ６２８において、特定郵便物が誤配であった場合、社員は、誤配に対応した共用メールボックス入力装置５２のボタンを押す（ステップＳ６６０）。制御装置８の通知部８６は、メールボックス記録部８３に企業識別情報と対応付けて記憶されている配達人識別情報または配達業者識別情報を読み出し、さらにこの配達人識別情報または配達業者識別情報に対応したメールアドレスを管理ＤＢ１０から読み出す。通知部８６は、読み出したメールアドレス宛に、特定郵便物が誤配であった旨と、オフィスビル名、企業識別情報、誤配検出日時の情報を通知する電子メールを送信する（ステップＳ６６５）。また、届け先企業の社員は、誤配郵便物を配達人ボックス装置７の投函口７５から投函し（ステップＳ６７０）、さらに押印していない受領書を投函する（ステップＳ６５５）。
【００４８】
また、ステップＳ６１５において、認証が失敗した場合（ステップＳ６１５：ＮＯ）、制御装置８は警報を発出し（ステップＳ６７５）、管理サーバ９へ異常発生メッセージを出力する（ステップＳ６８０）。
【００４９】
本実施形態のメールボックス管理システムによれば、配達人カードを共有メールボックスのカードリーダにかざして届け先企業の会社名を入力することにより、空きの共有メールボックスを開錠して郵便物の投函を可能にし、速達／書留などの郵便物が投函されるとセンサがこれを感知して仮受領証が印刷され、届け先企業の郵便担当者にはメールで通知される。そして、届け先企業の社員により郵便物が共有メールボックスから取り出された場合、及び、配達人ボックスに受領書が入れられた場合に、配達人（あるいは配達業者）へ通知される。これにより、届け先企業やオフィスビルの休業日であっても、配達人は、受領書が必要な特定郵便物を配達し、郵便物が届け先企業に受取られた際及び受領書が準備された際にその旨を知ることができ、すみやかに受領書を受取ることができる。また、届け先企業は、営業日にはすみやかに特定郵便物が届けられたことを認識して受取ることができ、受領書を渡す手間も軽減される。
【００５０】
＜第２の実施形態＞
本実施形態では、オフィスビルに共有のメールボックスが設置されており、届け先企業またはオフィスビルが休日の場合、配達人は、共有のメールボックスへ速達や書留などの特定郵便物を投函し、このメールボックスから発行される受領書を受取って、配達が完了する場合の例である。以下では、第１の実施形態との差分を説明する。
【００５１】
第２の実施形態によるメールボックス管理システムの構成は、第１の実施形態によるメールボックス管理システム１の構成（図１）から、配達人ボックス装置７を除いたものである。また、管理ＤＢ１０は、通知先テーブルを記憶するが、配達人アドレス情報は保持しない。
サービス登録／解除手順は、第１の実施形態と同様である。また、配達人が特定郵便物を配達する手順については、ステップＳ４３５において、特定郵便物のみを投函すること、及び、ステップＳ４５０において、制御装置８のデータ照合部８４は、共用メールボックス装置５のプリンタ５５へ、特定郵便物の受領書を印刷するよう指示することが異なるのみで、第１の実施形態の図５と同様である。配達人は、印刷された受領書を受取りの証明書として持ち帰る。
【００５２】
図７は、本実施形態による、届け先企業の社員が特定郵便物を受取る手順の一例を示すフローチャートである。届け先企業の社員がメールボックスを開錠するまでのステップＳ７１０〜Ｓ７２０までの手順は、第１の実施形態による図６のステップＳ６１０〜Ｓ６２０までの手順と同じである。
【００５３】
届け先企業の社員は、特定郵便物を共用メールボックス５３から取り出し（ステップＳ７２５）、共用メールボックス５３の扉を閉める（ステップＳ７３０）。共用メールボックス５３のセンサから、郵便物が取り出された旨の通知を受けた制御装置８のメールボックス記録部８３は、企業識別情報と対応付けて記憶されている配達人識別情報、配達業者識別情報、郵便種別、共用メールボックス５３のボックス番号、及び、配達日の情報を消去するとともに、共用メールボックス５３のボックス番号に対応した空塞情報に「空」を書き込む（ステップＳ７３５）。データ照合部８４は、共用メールボックス５３の扉に備えられたディスプレイ５６に表示されている会社名を消去する（ステップＳ７４０）。
【００５４】
また、ステップＳ７１５において、認証が失敗した場合は（ステップＳ７１５：ＮＯ）、図６のステップＳ６７５〜Ｓ６８０と同様、制御装置８が警報を発出し（ステップＳ７４５）、管理サーバ９へ異常発生メッセージを出力する（ステップＳ７５０）。
【００５５】
本実施形態のメールボックス管理システム１によれば、配達人カードを共有メールボックスのカードリーダにかざして届け先企業の会社名を入力することにより、空きの共有メールボックスを開錠して郵便物の投函を可能とし、速達／書留などの郵便物が投函されるとセンサがこれを感知して受領証が印刷され、届け先企業の郵便担当者にはメールで通知される。これにより、届け先企業やオフィスビルの休業日であっても、配達人は、特定郵便物を配達し、受領書を受取ることができる。また、届け先企業は、営業日にはすみやかに特定郵便物が届けられたことを認識して受取ることができ、受領書を渡す手間も省ける。
【００５６】
＜第３の実施形態＞
本実施形態では、オフィスビルに共有のメールボックスが設置されており、届け先企業またはオフィスビルが休日の場合、配達人は、共有のメールボックスへ速達や書留などの特定郵便物を投函し、このメールボックスから発行される仮受領書を受取る。その後、届け先企業の届け先企業が特定郵便物を受取った旨のメールを受領した場合に、配達が完了する。以下では、第１の実施形態との差分を説明する。
【００５７】
第３の実施形態によるメールボックス管理システムの構成は、第１の実施形態によるメールボックス管理システム１の構成（図１）から、配達人ボックス装置７を除いたものである。
サービス登録／解除手順は、第１の実施形態と同様である。また、配達人が特定郵便物を配達する手順については、ステップＳ４３５において、特定郵便物のみを投函することが異なるのみで、第１の実施形態の図５と同様である。
【００５８】
届け先企業の社員が特定郵便物を受取る手順については、第２の実施形態の図７と同様であるが、ステップＳ７３０の前に以下の処理を行う。すなわち、届け先企業の社員が、特定郵便物を取り出し（ステップＳ７２５）、共用メールボックス５３の扉を閉めた後（ステップＳ７３０）、制御装置８の通知部８６は、メールボックス記録部８３に企業識別情報と対応付けて記憶されている配達人識別情報または配達業者識別情報を読み出し、さらにこの配達人識別情報または配達業者識別情報に対応したメールアドレスを管理ＤＢ１０から読み出す。通知部８６は、読み出したメールアドレス宛に、特定郵便物が受取られた旨と、オフィスビル名、企業識別情報で示される会社名、受取り日時の情報を通知する電子メールを送信する。配達業者は、この電子メールを受領すると、配達完了とみなす。
【００５９】
本実施形態のメールボックス管理システムによれば、配達人カードを共有メールボックスのカードリーダにかざして届け先企業の会社名を入力することにより、空きの共有メールボックスを開錠して郵便物の投函を可能にし、速達／書留などの郵便物が投函されるとセンサがこれを感知して仮受領証が印刷され、届け先企業の郵便担当者にはメールで通知される。そして、届け先企業の社員により郵便物が共有メールボックスから取り出されると、センサが感知し、郵便物が受領された旨が配達人（あるいは、配達業者）へ通知される。これにより、届け先企業やオフィスビルの休業日であっても、配達人は、受領書が必要な特定郵便物を配達し、郵便物が届け先企業に受取られた際には受領書としてのメールが通知されるため、すみやかに受領書を受取ることができる。また、届け先企業は、営業日にはすみやかに特定郵便物が届けられたことを認識して受取ることができ、受領書を渡す手間も省ける。
【００６０】
上記第１〜第３の実施形態において、配達人カードを共用メールボックス用カードリーダ５１へかざす代わりに、配達許可データとして、配達人であることを示す情報と、配達人の暗証番号とを共用メールボックス入力装置５２により入力し、制御装置８のデータ照合部８４は、この入力された情報により配達人の認証を行ってもよい。同様に、社員カードを共用メールボックス用カードリーダ５１へかざす代わりに、受取り許可データとして、社員識別情報または企業識別情報と、社員または企業毎に割り当てられた暗証番号を共用メールボックス入力装置５２により入力し、制御装置８のデータ照合部８４は、この入力された情報により社員の認証を行ってもよい。
【００６１】
第１〜第３の実施形態によれば、オフィスビルに企業やテナントの入居分のメールボックスを設置する必要がなくなり、省スペース、省コストに寄与できる。
また、配達人カードから読み出した、あるいは、配達人が入力した配達許可データによる認証が成功しないとメールボックスが開錠できないため、許可された配達人以外から、届け先企業が望まないビラや広告等が投函されたり、投函口から郵便物が抜き取られてしまったりすることを防ぐことができる。
加えて、届け先企業の社員しか特定郵便物が投函されたメールボックスから郵便物を取り出すことができないため、セキュリティを確保しながら、確実に届け先企業が特定郵便物を受取ることが可能となる。
【００６２】
なお、上記第１〜第３の実施形態のメールボックス管理システム１に、制御装置８と接続される個別メールボックス装置を備えるようにしてもよい。この個別メールボックス装置は、エントランスとオフィスゾーンとを区切る壁を挟んで埋め込まれ、制御装置８と接続された個別メールボックス用カードリーダと、個別メールボックス用カードリーダに接続された個別メールボックスとを備えるものとする。配達人は、エントランス側の投函口から各企業毎に割り当てられた個別メールボックスに、受領書の必要のない一般の郵便物や新聞等を投函し、受領書の必要な特定郵便物のみを共有メールボックス装置５に投函する。オフィスゾーン側に備えられた個別メールボックス用カードリーダは、社員カードを受け付けて認証を行い、この社員カードから読み出され許可データにより特定される企業に割り当てられた個別メールボックスのオフィスゾーン側の扉の鍵を開け、郵便物の受取りを可能にする。
【００６３】
以上、本発明にかかわる実施形態を説明したが、上記したように、カードは、非接触式でカードリーダに内容を読み込める非接触ＩＣカードが望ましいが、他の磁気カードなどの電子カードの場合も可能である。また、上記の実施形態では制御装置８に設けた認証などの機能を、各カードリーダに持たせる構成とすることも、容易にできることは明らかである。
【００６４】
なお、制御装置８の各部の動作の過程を、プログラムの形式でコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記憶しておき、このプログラムをコンピュータシステムが読み出して実行することによって、上記処理を行うことも可能である。ここでいうコンピュータシステムとは、ＣＰＵ及び各種メモリやＯＳ、周辺機器等のハードウェアを含むものである。
【００６５】
また、「コンピュータシステム」は、ＷＷＷシステムを利用している場合であれば、ホームページ提供環境（あるいは表示環境）も含むものとする。
また、「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＯＭ等の可搬媒体、コンピュータシステムに内蔵されるハードディスク等の記憶装置のことをいう。さらに「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、インターネット等のネットワークや電話回線等の通信回線を介してプログラムを送信する場合の通信線のように、短時間の間、動的にプログラムを保持するもの、その場合のサーバやクライアントとなるコンピュータシステム内部の揮発性メモリのように、一定時間プログラムを保持しているものも含むものとする。また上記プログラムは、前述した機能の一部を実現するためのものであっても良く、さらに前述した機能をコンピュータシステムにすでに記録されているプログラムとの組み合わせで実現できるものであっても良い。
【００６６】
以上、この発明の実施形態について図面を参照して詳述してきたが、具体的な構成はこの実施形態に限られるものではなく、この発明の要旨を逸脱しない範囲の設計等も含まれる。
【図面の簡単な説明】
【００６７】
【図１】第１の実施形態によるメールボックス管理システムの全体構成を示すブロック図である。
【図２】第１の実施形態による制御装置の構成を示すブロック図である。
【図３】第１の実施形態による共有メールボックス装置の一例を示すブロック図である。
【図４】第１の実施形態による配達人ボックス装置の一例を示す図である。
【図５】第１の実施形態によるメールボックス管理システムの動作手順を示す図である。
【図６】第１の実施形態によるメールボックス管理システムの動作手順を示す図である。
【図７】第２の実施形態によるメールボックス管理システムの動作手順を示す図である。
【符号の説明】
【００６８】
１…メールボックス管理システム
２…出入管理システム
５…共用メールボックス装置
７…配達人ボックス装置
８…制御装置
９…管理サーバ
１０…管理ＤＢ
２１…エントランス用カードリーダ
２２…エントランス自動扉
２３…出力装置
５１…共用メールボックス用カードリーダ
５１ａ…共用メールボックス用カードリーダ部
５２…共用メールボックス入力装置
５３…共用メールボックス
５４、５６…ディスプレイ
５５…プリンタ
７１…配達人ボックス用カードリーダ
７２…配達人ボックス
７３…センサ
７４…扉
７５…投函口
８１…配達人発行カード記録部
８２…社員発行カード記録部
８３…メールボックス記録部
８４…データ照合部
８５…各カードリーダ読取データ受領部
８６…通知部
【特許請求の範囲】
【請求項１】
多数の企業が入居している施設のメールボックスを管理するメールボックス管理システムであって、
メールボックスと、
前記メールボックスに設けられ、当該メールボックス内に郵便物が投函されたことを検出するセンサと、
前記メールボックスの空塞情報を保持する記憶手段と、
届け先企業の情報と配達許可データを入力する入力手段と、
前記入力手段により入力された配達許可データを用いた認証が成功した場合に、前記記憶手段内の空塞情報により空きであることが示されるメールボックスの中から一つを選択し、この選択したメールボックスへの投函を可能とするための当該メールボックスの扉を開錠するよう制御する開錠手段と、
前記メールボックスのセンサにより郵便物の投函が検出されたメールボックスの扉を施錠するよう制御する施錠手段と、
前記入力手段により入力された届け先企業の郵便担当者宛に郵便物有りの通知を出力する通知手段と、
を備えることを特徴とするメールボックス管理システム。
【請求項２】
前記開錠手段は、前記入力手段により入力された受取り許可データを用いた認証が成功した場合に、当該受取り許可データから特定される企業の情報に対応したメールボックスを特定し、この特定されたメールボックスからの郵便物の取り出しを可能とするための当該メールボックスの扉を開錠するよう制御し、
前記施錠手段は、前記メールボックスのセンサにより郵便物の取り出しが検出されたメールボックスの扉を施錠するよう制御する、
ことを特徴とする請求項１に記載のメールボックス管理システム。
【請求項３】
前記入力手段は、社員の保持する社員カードから受取り許可データを読み出すカードリーダを備えることを特徴とする請求項１または請求項２に記載のメールボックス管理システム。
【請求項４】
前記カードリーダは、配達人の保持する配達人カードから配達許可データを読み出すことを特徴とする請求項３に記載のメールボックス管理システム。
【請求項５】
前記施設内に設けられ、入場者の通行を規制する通過規制装置と、
前記通過規制装置近傍に設けられ、前記社員カードから入退出の許可データを読み出し、読み出した許可データによる認証が成功した場合に、前記通過規制装置へ通行を許可するよう指示する通過規制装置用カードリーダとをさらに備え、
前記通知手段は、前記通過規制装置用カードリーダによる認証が成功し、かつ、当該許可データから得られる社員の情報が郵便担当者を示している場合に、当該通過規制装置の備える出力手段により郵便物有りの通知を出力する、
ことを特徴とする請求項３または請求項４に記載のメールボックス管理システム。
【請求項６】
各企業の郵便担当者の通知先アドレスの情報を記憶する記憶手段さらに備え、
前記通知手段は、前記入力手段により入力された届け先企業の情報に対応した郵便担当者の通知先アドレスの情報を前記記憶手段から読み出し、読み出した通知先アドレスの情報を宛先として郵便物有りの通知を出力する、
ことを特徴とする請求項１から請求項５のいずれかの項に記載のメールボックス管理システム。
【請求項７】
受領書の受け渡しを行う配達人ボックスをさらに備え、
前記通知手段は、前記配達人ボックスに設けられたセンサにより受領書が入れられたことを検出した場合に、配達人または配達業者宛に通知を出力し、
前記開錠手段は、前記入力手段により入力された配達許可データを用いた認証が成功した場合に、前記配達人ボックス内から受領書の取り出しを可能とするための当該配達人ボックスの扉を開錠するよう制御する、
ことを特徴とする請求項１から請求項６のいずれかの項に記載のメールボックス管理システム。
【請求項８】
前記通知手段は、前記メールボックスのセンサにより郵便物の取り出しが検出された場合に、配達人宛または配達業者宛に郵便物受領の通知を出力する、
ことを特徴とする請求項１から請求項７のいずれかの項に記載のメールボックス管理システム。
【請求項９】
前記メールボックスのセンサにより郵便物の投函が検出された場合に、受領書を印刷する印刷手段をさらに備える、
ことを特徴とする請求項１から請求項６のいずれかの項に記載のメールボックス管理システム。
【請求項１０】
多数の企業が入居している施設のメールボックスを管理するメールボックス管理システムに用いられるメールボックス管理方法であって、
開錠手段が、入力手段により入力された配達許可データを用いた認証が成功した場合に、記憶手段内に記憶されているメールボックスの空塞情報により空きであることが示されるメールボックスの中から一つを選択し、この選択したメールボックスへの投函を可能とするための当該メールボックスの扉を開錠するよう制御し、
前記メールボックスに設けられたセンサが、前記開錠手段により扉が開錠された前記メールボックス内に郵便物が投函されたことを検出し、
施錠手段が、郵便物の投函が検出されたメールボックスの扉を施錠するよう制御し、
通知手段が、前記入力手段により入力された情報の示す届け先企業の郵便担当者宛に郵便物有りの通知を出力する、
ことを特徴とするメールボックス管理方法。
【請求項１】
多数の企業が入居している施設のメールボックスを管理するメールボックス管理システムであって、
メールボックスと、
前記メールボックスに設けられ、当該メールボックス内に郵便物が投函されたことを検出するセンサと、
前記メールボックスの空塞情報を保持する記憶手段と、
届け先企業の情報と配達許可データを入力する入力手段と、
前記入力手段により入力された配達許可データを用いた認証が成功した場合に、前記記憶手段内の空塞情報により空きであることが示されるメールボックスの中から一つを選択し、この選択したメールボックスへの投函を可能とするための当該メールボックスの扉を開錠するよう制御する開錠手段と、
前記メールボックスのセンサにより郵便物の投函が検出されたメールボックスの扉を施錠するよう制御する施錠手段と、
前記入力手段により入力された届け先企業の郵便担当者宛に郵便物有りの通知を出力する通知手段と、
を備えることを特徴とするメールボックス管理システム。
【請求項２】
前記開錠手段は、前記入力手段により入力された受取り許可データを用いた認証が成功した場合に、当該受取り許可データから特定される企業の情報に対応したメールボックスを特定し、この特定されたメールボックスからの郵便物の取り出しを可能とするための当該メールボックスの扉を開錠するよう制御し、
前記施錠手段は、前記メールボックスのセンサにより郵便物の取り出しが検出されたメールボックスの扉を施錠するよう制御する、
ことを特徴とする請求項１に記載のメールボックス管理システム。
【請求項３】
前記入力手段は、社員の保持する社員カードから受取り許可データを読み出すカードリーダを備えることを特徴とする請求項１または請求項２に記載のメールボックス管理システム。
【請求項４】
前記カードリーダは、配達人の保持する配達人カードから配達許可データを読み出すことを特徴とする請求項３に記載のメールボックス管理システム。
【請求項５】
前記施設内に設けられ、入場者の通行を規制する通過規制装置と、
前記通過規制装置近傍に設けられ、前記社員カードから入退出の許可データを読み出し、読み出した許可データによる認証が成功した場合に、前記通過規制装置へ通行を許可するよう指示する通過規制装置用カードリーダとをさらに備え、
前記通知手段は、前記通過規制装置用カードリーダによる認証が成功し、かつ、当該許可データから得られる社員の情報が郵便担当者を示している場合に、当該通過規制装置の備える出力手段により郵便物有りの通知を出力する、
ことを特徴とする請求項３または請求項４に記載のメールボックス管理システム。
【請求項６】
各企業の郵便担当者の通知先アドレスの情報を記憶する記憶手段さらに備え、
前記通知手段は、前記入力手段により入力された届け先企業の情報に対応した郵便担当者の通知先アドレスの情報を前記記憶手段から読み出し、読み出した通知先アドレスの情報を宛先として郵便物有りの通知を出力する、
ことを特徴とする請求項１から請求項５のいずれかの項に記載のメールボックス管理システム。
【請求項７】
受領書の受け渡しを行う配達人ボックスをさらに備え、
前記通知手段は、前記配達人ボックスに設けられたセンサにより受領書が入れられたことを検出した場合に、配達人または配達業者宛に通知を出力し、
前記開錠手段は、前記入力手段により入力された配達許可データを用いた認証が成功した場合に、前記配達人ボックス内から受領書の取り出しを可能とするための当該配達人ボックスの扉を開錠するよう制御する、
ことを特徴とする請求項１から請求項６のいずれかの項に記載のメールボックス管理システム。
【請求項８】
前記通知手段は、前記メールボックスのセンサにより郵便物の取り出しが検出された場合に、配達人宛または配達業者宛に郵便物受領の通知を出力する、
ことを特徴とする請求項１から請求項７のいずれかの項に記載のメールボックス管理システム。
【請求項９】
前記メールボックスのセンサにより郵便物の投函が検出された場合に、受領書を印刷する印刷手段をさらに備える、
ことを特徴とする請求項１から請求項６のいずれかの項に記載のメールボックス管理システム。
【請求項１０】
多数の企業が入居している施設のメールボックスを管理するメールボックス管理システムに用いられるメールボックス管理方法であって、
開錠手段が、入力手段により入力された配達許可データを用いた認証が成功した場合に、記憶手段内に記憶されているメールボックスの空塞情報により空きであることが示されるメールボックスの中から一つを選択し、この選択したメールボックスへの投函を可能とするための当該メールボックスの扉を開錠するよう制御し、
前記メールボックスに設けられたセンサが、前記開錠手段により扉が開錠された前記メールボックス内に郵便物が投函されたことを検出し、
施錠手段が、郵便物の投函が検出されたメールボックスの扉を施錠するよう制御し、
通知手段が、前記入力手段により入力された情報の示す届け先企業の郵便担当者宛に郵便物有りの通知を出力する、
ことを特徴とするメールボックス管理方法。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【公開番号】特開２００８−１２０４７３（Ｐ２００８−１２０４７３Ａ）
【公開日】平成２０年５月２９日（２００８．５．２９）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００６−３０３２７２（Ｐ２００６−３０３２７２）
【出願日】平成１８年１１月８日（２００６．１１．８）
【出願人】（５９３０６３１６１）株式会社ＮＴＴファシリティーズ (475)
【出願人】（０００１０２７５１）エヌ・ティ・ティ都市開発株式会社 (6)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２０年５月２９日（２００８．５．２９）
【国際特許分類】
【出願日】平成１８年１１月８日（２００６．１１．８）
【出願人】（５９３０６３１６１）株式会社ＮＴＴファシリティーズ (475)
【出願人】（０００１０２７５１）エヌ・ティ・ティ都市開発株式会社 (6)
【Ｆターム（参考）】
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